تُعد هيكلية تقسيم العمل (WBS) مخططًا يقوم على التقسيم الكامل للمشروع ومهامه وذلك وفق رسم بياني من أجل تسهيل إدارة تلك المهام ومتابعتها والتحكم فيها، وهو أولى الخطوات في تخطيط المشروع، وهو تقسيم فرعي لنطاق عمل المشروع لذلك يقع هذا المفهوم ضمن إدارة نطاق المشروع، ويعمل على توضيح مخرجات المشروع الرئيسية والعمليات التفصيلية لإدارة المشروع.
يستخدم هيكل تقسيم العمل لأغراض التحكم في المشروع وإدارته مثل التخطيط والجدولة وإعداد التقارير ومراقبة التكاليف.
هيكل تقسيم العمل
هو أداة تُستخدم لإدارة المشروع وتقسمه إلى مكونات لتسهيل إدارتها والتحكم فيها، وتنقسم مخرجات المشروع إلى مجموعة مهام صغيرة في شكل هرمي، والتي تساعد في إعداد الجدول الزمني للمشروع بالإضافة إلى العديد من الفوائد مثل:
* سهولة تقدير تكلفة المشروع من خلال تقدير تكاليف كل مجموعة عمل.
* القيام بجدولة المشروع الكلي عن طريق تحليل كل مجموعة عمل.
* التمكن من إنشاء نظام مراقبة للمشروع الكلي بالاعتماد على مجموعات العمل.
لذلك لابد من إنشاء هيكل تقسيم العمل في مرحلة التخطيط بعد معرفة جميع متطلبات المشروع وأصحاب المصلحة.
أهمية إعداد هيكل تقسيم العمل (WBS)
إذا كنت مديرًا لمشروع بناء سد وبعد الحصول على الموافقة على ميثاق المشروع، بدأت في وضع المهام التي ينبغي القيام بها، لكن هذه الطريقة غير فعالة لإنشاء جدول زمني للمشروع لعدم تجميع المهام كلها وتقسيم تلك المهام بوضوح إلى مجموعات أصغر، لذلك يوفر استخدام هيكلية تقسيم العمل رؤية واضحة لنطاق عمل مشروعك.
فمثلا في جدول مشروع البناء يتم تجميع أنشطة الكابلات الكهربائية ضمن مستوى هيكل تقسيم العمل الكهربائي، وتجميع أنشطة الأنابيب ضمن المستويات الميكانيكية للهيكل، مما يحسن جودة الجدولة وإعداد التقارير.
وينبغي أن نعرف أن هيكلية تقسيم العمل تصف ومجموعات الأنشطة وليس الأنشطة بالتفصيل.
كيفية إنشاء هيكل تقسيم العمل؟
وفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK)، يجب أن تشمل عملية إنشاء هيكل تقسيم العمل على مدير المشروع وفريق المشروع وفريق إدارة المشروع وأصحاب المصلحة، بالإضافة إلى نطاق عمل المشروع وقوائم المتطلبات والمدخلات الأساسية لعملية إنشاء هيكل تقسيم العمل.
ونلاحظ أن هيكل تقسيم العمل يُعد أداة مهمة لمنهجيات إدارة المشاريع الحديثة، ويمكن استخدامه للمشاريع المستقبلية التي لها نفس النطاق، أما إذا كان هناك تغيير في النطاق فيجب تغيير WBS.
قاموس هيكل تقسيم العمل (WBS Dictionary)
وهو عبارة عن عقد يوفر معلومات مفصلة تتعلق بكل مكون من مكونات هيكلية تقسيم العمل، فهو يحتوي على قائمة بالأنشطة والمعالم والموارد المطلوبة لإنجاز النشاطات والتكلفة التقديرية للمشروع بالإضافة إلى مواعيد البدء والانتهاء ومعايير ومتطلبات الجودة وغيرها من المعلومات، ويعتبر هذا العقد من أهم الأجزاء في خطة إدارة النطاق، وعند الانتهاء منه ينبغي الحفاظ عليه ومراجعته وتحديثه باستمرار فقد تحدث تغييرات في المشروع، كما يمكن ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفريق المشروع من الوصول لأي معلومات يحتاجونها بسهولة.
مثال على هيكل تقسيم العمل للبناء
ويوضح هذا المثال أن جميع العناصر مدرجة ضمن مستويات WBS، المستوى 1 هو المشروع العام، والمستوى 2 هو المراحل الأساسية للمشروع، ويوضح المستوى 3 المخرجات الرئيسية والمستوى 4 هو المخرجات الثانوية، مع العلم بأن الأنشطة ليست مكونات هيكلية تقسيم العمل.
وبذلك فإن إنشاء هيكلية تقسيم العمل ليس مهمة شاقة، فهو يوفر عرضًا مرئيًا من خلال تنظيم مخرجات المشروع بشكل بياني، كما يعرض كل ما هو مطلوب لإكمال المشروع على مخطط واحد، والغرض من إنشاء هذا المخطط هو تقسيم نطاق المشروع إلى مكونات أصغر.
ربما يوجد عقبات في المشروع حتى مع التخطيط الناجح، لذا فإن هيكل تقسيم العمل هو وسيلة فعالة للتنسيق بين العملاء والقائمين بالأعمال في المشروع وتوضيح أهم متطلبات المنتجات، وهو بذلك يسهم في نجاح المشروع.