كايزن هي كلمة يابانية تعني “التحسين” المستمر في العمليات التجارية على كافة المستويات داخل المؤسسة وبالتالي خفض التكاليف، وتهدف هذه المنهجية إلى تشجيع مشاركة العاملين وتحسين الجودة والحصول على رضا العملاء وزيادة ثقتهم.
ويتم تطبيق تلك المنهجية على العديد من الصناعات كالرعاية الصحية والتصنيع وتكنولوجيا المعلومات والبرمجيات والبناء وغيرها.
نجد أنه بصرف النظر عن حجم المؤسسة أو مكانتها في السوق، فإن التطبيق الناجح لمنهجية كايزن يعتمد على مشاركة جميع الموظفين في كل المستويات لأن القوى العاملة هي الأساس في تحقيق الجودة المطلوبة.
تسهم هذه المنهجية في تحديد مصادر الهدر والعمل على محوها أو الحد منها عن طريق تحسين أداء المهام، ومصادر الهدر متعددة كالوقت والطاقة والإفراط في الإنتاج.
ومن أجل تنفيذ كايزن بنجاح ينبغي اتخاذ الخطوات الثلاث الآتية:
* تشجيع المشاركة: وهذه الخطوة تهدف إلى تشجيع العمل الجماعي وتعزيز التعاون بين العاملين حتى يشعروا بأنهم جزء من هذه العملية.
بالإضافة إلى دعم الموظفين من قبل الإدارة العليا، حتى يتمكنوا من العمل بحرية وإبداع.
* التدريب والتعليم: يلعب التدريب دورًا مهمًا في تطبيق كايزن بنجاح وفعالية، لذا ينبغي على المؤسسة تدريب موظفيها وقادة الفرق والمديرين على مفهوم كايزن.
* تحسين الجودة: يجب على الموظفين المتابعة المستمرة والتركيز على النتائج طويلة الأجل وإجراء التحسينات باستمرار.
تركز كايزن على دورة Plan-Do-Check-Act (PDCA) وهي عملية مستمرة وطريقة لتحسين المنتج وأحد المكونات الأساسية لثقافة التصنيع الخالي من الهدر، وهي عبارة عن أربع خطوات:
الخطة P: إعداد خطة للتغيير
هل D: افعل أي عليك القيام بإجراء التغيير
التحقق C: من خلال الاختبار والفحص والوصول لنتائج الاختبار
الفعل A: القيام باتخاذ الإجراءات المناسبة بناء على نتائج التغيير
كما يمكن -أيضًا- استخدام تقنية 5 Whys ومنهجية 5s ومنهجية Kanban وتحليل السبب الجذري ومخطط هيكل السمكة مع منهجية كايزن.
دورة PDCA
مزايا منهجية كايزن
- تشجع العمل الجماعي وترسخ ثقافة التعاون
- تسهم في تحسين عملية صنع القرار
- تعمل على رضا الموظفين والعملاء
- تعزز مشاركة الموظفين وتضع مقترحاتهم في عين الاعتبار
- تسهم في تحسين جودة المنتج
- تعمل على زيادة الإنتاجية
- تساعد على إنتاج منتجات خالية من العيوب
- تعزز تدريب الموظفين من أجل أداء مهامهم باحترافية وكفاءة
- التحسين المتواصل للعمليات وتطويرها للأفضل
عيوب منهجية كايزن
- تتطلب موظفين لديهم مهارات وخبرات كثيرة
- ضعف الإمكانات يمثل عقبة للاستخدام الفعال لكايزن.
- تحتاج -بشدة- إلى الدعم الإداري حتى يمكن تطبيقها بنجاح.