يُعد تعاون أعضاء فريق لأول مرة من الأمور الصعبة على القائد، لكون كل عضو لديه أفكاره ووجهات نظره المختلفة عن الآخرين، وإن لم يتم التغلب على هذه الأمور والسعي لترسيخ التعاون فحتمًا سيواجه الفريق الفشل.
ونجد أن مقابلة شخص لأول مرة يبدأ غالبًا بالتعارف فكل شخص يقدم نفسه ويدور الحوار بينهما، ونجد أن بعض الأشخاص لا ترغب في فكرة التعارف لأنهم إذا وجدوا عدم توافق فربما يصابون بالإحباط.
لكن عندما تتكرر المقابلات وتتبادل المعلومات عن أنفسهم ربما توجد أشياء أو أهداف تجمعهم، وربما يتوافقون حول بعض الأمور، لذا لا ينبغي الحكم على العلاقة من أول مقابلة فالتواصل المتكرر يخلق نوعًا من التعاون والتوافق.
ونموذج توكمان يعتمد على إيجاد طريقة لخلق التعاون وبناء فريق مترابط يحقق نجاحات متتالية وإنجازات عديدة.
ومن هنا وجب الحديث عن نموذج توكمان في بناء الفريق.
- Tuckman
يُعد بروس واين توكمان باحثًا نفسيًا أمريكيًا قام بممارسة ديناميكيات المجموعة (مجموعة التفاعلات السلوكية والنفسية داخل مجموعات العمل). ونستند على نظريته المشهورة بـ “سلم توكمان” التي نشرت في عام 1965 من أجل بناء فريق ناجح.
نظريته ٥ مراحل فقط، لكن لم يتم تضمين مرحلة “التأجيل” حتى عام ١٩٧٧، قام توكمان أيضًا بعمل دراسة حول تسويف طلاب الجامعات، وعمل في جامعة ولاية أوهايو في مجال علم النفس التربوي، وأسس مركز “والتر إي دينيس التعليمي” بهدف مساعدة طلاب الجامعات على تحقيق النجاح والتفوق في حياتهم الأكاديمية، كما ألف كتابًا مدرسيًا عن النجاح والتعلم بعنوان “استراتيجيات التعلم والتحفيز: دليلك للنجاح” مع أستاذة آخرين.
مراحل بناء الفريق في نموذج توكمان
المرحلة 1: التشكيل
- أعضاء الفريق هدفهم غير واضح.
- أعضاء الفريق ليسوا على دراية كاملة، ولا يثقون في ببعضهم البعض.
- معايير الفريق غير محددة.
- الأعضاء ليسوا ملتزمين بالفريق ولا بالرؤية المشتركة.
- كل عضو داخل الفريق يفخر بنفسه ويتحيز لأشياء محددة.
وتعد هذه المرحلة هي الأصعب لكون الجميع لا يعرف بعضه، ويتطلب الأمر منهم التواصل فيما بينهم ووضع التوقعات، والبحث عن أوجه للتشابه أو التوافق، وترسيخ الثقة بينهم، والاتفاق على جدول أعمال مشترك.
لعلك تتساءل هل هو مشروع أم مهمة؟ هل سيحتاجون إلى الاعتماد على بعضهم البعض لفترة من الوقت؟ وسأقول لك تذكر المثال الذي ناقشناه في الأعلى، هذه هي مرحلة المصافحة، حيث يتم تشكيل الروابط لتستمر إلى نهاية المشروع.
لكن ماذا يحدث بعد ذلك؟
المرحلة 2: الاختلاف
- تظهر الفروق الفردية.
- يتم تحديد جدول الأعمال (الأجندة).
- يضع أعضاء الفريق حدودًا.
- يحاول أعضاء الفريق الحصول على المنصب والسلطة.
- يفتقر أعضاء الفريق إلى روح الفريق.
- أعضاء الفريق حريصون على تجربة أفكار جديدة.
وهنا تتضح الآراء والأفكار لكل شخص ويظهر اختلافهم، فالبعض لا يهتم بفكرة التبعية وبعض آخر يرغب في الاستقلالية ويستغرق الأمر لديهم مزيدًا من الوقت لتحقيق التعاون مع زملائهم.
في هذه المرحلة، سيتاح للأعضاء فرصة لتحسين مهاراتهم في التواصل واكتساب مهارات جديدة، وسيقع على عاتق قائد الفريق أشياء كثيرة، فيجب عليه التعامل مع أعضاء الفريق بحذر ليجعلهم راضيين عن قيادته.
المرحلة 3: التوافق
- الهدف من الفريق محدد.
- يمتلك أعضاء الفريق الأدوات والموارد اللازمة لتحقيق هدفهم المحدد.
- يتمتع الفريق بثقة عالية.
- القائد يدعم ويشجع سلوك الفريق.
- الفريق مبدع.
- أعضاء الفريق لديهم دوافع فردية.
- يتم استقبال التعليقات بشكل جيد وموضوعي وبناء.
- يلتزم الفريق بالدوافع والأهداف التعاونية.
وهنا يحاول الفريق تخطي العقبات وتحمل اختلافاتهم ويبدؤون في الاتفاق على حل المشكلات سويًا، واتخاذ الإجراءات اللازمة من أجل نجاح المشروع.
يمكننا القول الآن أن لدينا فريقًا جاهزًا لتنفيذ المشروع..
المرحلة 4: التنفيذ
- أعضاء الفريق متحمسون ويؤمنون برؤية الفريق.
- عمليات الفريق فعالة وتعاونية.
- أعضاء الفريق منفتحون ومتعاطفون.
- أداء الفريق في أفضل حالاته.
- الفريق ينظر إلى المخاطر على أنها مقبولة ويتم التعامل معها.
- يركز الأفراد على احتياجات الفريق بدلًا من احتياجاتهم الخاصة، ويفخرون بنجاح الفريق أيضًا.
الآن بعد أن أصبح لدينا فريق جاهز لإدارة المشروع ويمكننا أن نبدأ.
وينبغي السعي من أجل الحصول على نتائج إيجابية من خلال ترسيخ التعاون والعمل بذكاء والاهتمام بمتطلبات الجميع، وسوف يجد القائد أن فريقه أصبح متماسكًا ومترابطًا ولديه الكفاءة المطلوبة لإحراز التقدم.
المرحلة 5: الانتهاء
- تم ترسيخ التعاون وبناء جدار قوي من الثقة.
- أعضاء الفريق سعداء بنجاح الفريق.
- قام أعضاء الفريق بتحسين أنفسهم بشكل فردي وحققوا تقدم.
- حقق قائد الفريق تحسنًا في إدارة النزاعات.
- أعضاء الفريق مستعدون الآن للمضي قدمًا في فرص جديدة باستخدام المهارات التي اكتسبوها أو التي طوروها.
وبذلك يكون الفريق قد اكتسب عدة وخبرات وتطورت لديه الكثير من المهارات، وصار قادرًا على إنجاز مشاريع أخرى ومستعدًا للقيام بأي عمل، بالإضافة إلى تكوين صداقات جديدة وعلاقات طيبة ودية.
وبعد أن تعرفنا على مراحل نموذج توكمان، يجب أن نعرف خصائص هذا النموذج لنطبقها على فريقنا.
خصائص نموذج توكمان
- كل مرحلة من مراحل النموذج يتم وضعها بناء على المرحلة السابقة عليها، فلا يمكن الوصول إلى القمة بقفزة واحدة، إنما يجب الصعود تدريجيًا بتمهل وحكمة وحذر من أجل الوصول بأمان ونجاح إلى القمة.
- يجب أن تتميز الخطوات بالدقة لما لها من أهمية كبيرة وقيمة في تأهيل الفريق لمرحلة الأداء، فإذا افتراضنا أن هناك عرضًا ينبغي الاستعداد اللازم له من خلال تقسيم أجزائه وتدريب كل على الجزء الخاص به من أجل تحقيق أفضل أداء.
- القفز على أي خطوة أو تجاوزها سيسبب خطرًا على الفريق، وهو أمر غير مرحب به بالتأكيد، فكل خطوة مهمة للخطوة التي تليها، فإنها تخلق دورة طويلة الأجل لأعضاء الفريق لتحقيق النجاح.
- مع كل تحد، يتم تكرار نفس العملية، ويتم تعزيز الروابط بين الفريق من جديد، ويتم اكتساب مهارات جديدة وترقية المهارات القديمة.
نصائح لبناء فريق فعَّال
إذا كنت ترغب في توجيه فريقك لضمان نجاح مشروعك، فسأقدم لك إحدى عشرة نصيحة لبناء فريق فعال لك في مكان العمل، ولكن اعلم أنه يجب على الجميع المساهمة في النجاح العام للمنظمة لتحقيق نتائج جيدة، ويجب على كل من في المنشأة العمل بشكل جيد مع بعضهم البعض حتى لو كان لدى الشخص وظيفة محددة أو ينتمي إلى قسم معين، فمن الضروري التعاون مع الأعضاء الآخرين لتحقيق الأهداف.
في بعض الأحيان يعتبر قادة العمل أن الندوات والاجتماعات والمهام المتعلقة ببناء الفريق زائدة عن الحاجة وغير مفيدة، ولا يدركون أهمية العمل الجماعي وبناء فريق منظم.
نصائح لبناء فريق ناجح
١- ينبغي ترسيخ التعاون -أيضًا- بين جميع العاملين داخل المؤسسة من مدراء ومستشارين، وخلق روح التآزر والتآخي من أجل ضمان نجاح المشاريع وزيادة الأرباح.
٢- تصميم هياكل تنظيمية لأنها تعتبر أفضل تصميم لإشراك جميع الموظفين في العمل.
٣- يجب أن يكون هدفك هو السعي وتحسين النتائج للعملاء، ولكن للأسف هناك عدد قليل فقط من المنظمات الراضية عن نتائج جهود تطوير فريقها.
٤- لابد من تحسين الإنتاجية وتطوير مهارات العاملين من خلال منحهم الفرص الفعالة والجيدة.
٥- يجب ألا تؤجل خطط بناء فريقك، حتى لو كان السبب الوضع الوبائي الحالي.
٦- يمكنك بدء بناء فريق افتراضي عبر الإنترنت للحاق بفريقك البعيد.
ويمكنك الاطلاع على النصائح الأخرى الإضافية التالية:
- يجب أن تكون توقعات الفريق واضحة
يجب أن يكون هدف بناء فريقك واضحًا منذ البداية لتجنب التوقعات الخيالية، وبهذه الطريقة، يمكنك التركيز على تحسين تجربة موظفيك بما يتماشى مع أهداف شركتك، وبالتالي، يمكن أن يفيد مهمة بناء فريقك كلًا من عملك والقوى العاملة لديك.
اطرح الأسئلة التالية لنفسك وحاول إعطاء إجابات.
هل شرح القائد بوضوح توقعاته من الفريق؟
ما مدى قوة العلاقة بين القائد وأعضاء الفريق؟
هل يدرك أعضاء الفريق سبب وجود الفريق؟
- مهام الفريق
إذا كنت تريد أن يعمل فريقك بأقصى إمكاناته لمساعدة المنشأة على تحقيق أهدافها، فيجب تحديد مهام الفريق بدقة.
وستساعدك الأسئلة التالية على فهم ذلك.
هل يدرك الأعضاء سبب انضمامهم للفريق؟
ما مدى معرفة الفريق بالسياسية المتبعة وكيف ستساعد على تحقيق الأهداف؟
هل يمكن للأعضاء شرح أهمية وجود الفريق لتحقيق أهداف المنشأة؟
- الصفات المشتركة بين الفريق
من الضروري تحديد أوجه التشابه والاختلاف بين موظفيك، إذا كنت ترغب في تحقيق أهداف مهمة بناء فريقك، فيجب أن تضع ذلك في الاعتبار عند التخطيط للمهام.
ما رأي الأعضاء في مهمة الفريق؟ هل يعتبرونها مهمة؟
هل يرغب الأعضاء في القيام بمهامهم ولديهم استعداد للمشاركة؟
هل هم مصممون على إنجاز مهمة الفريق ومعرفة النتائج؟
هل يتوقع أعضاء الفريق أن تنمو مهاراتهم وتتطور في الفريق؟
هل يعتبر أعضاء الفريق أن وظائفهم ذات قيمة لحياتهم المهنية؟
هل يتوقع أعضاء الفريق أن تكون مساهماتهم موضع تقدير؟
هل يشعر أعضاء الفريق بالحماس لما سيواجهونه، مثل الفرص والتحديات التي يمكنهم ملاقاتها؟
- التوازن
أثناء بناء فريق جديد، عليك أن تضع في اعتبارك التوازن، كما هو الحال في كل مكان، فيجب أن يكون هناك توازن في العمل الجماعي، على سبيل المثال، يجب تحقيق توازن بين الانضباط والراحة والاستمتاع، وينبغي تغيير الفترات الزمنية لعمل أعضاء المجموعة وراحتهم بالمعدل الصحيح، كما ينبغي أيضًا أن يكون موقف القادة تجاه الأعضاء متوازنًا.
- أهداف الفريق
يسهم التعاون بين الأعضاء في تحديد أهداف كل عضو وإظهار الدعم من قبل الأعضاء الآخرين.
هل قام أعضاء الفريق بتقسيم العمل ونظموا استراتيجياتهم ومهامهم وفقًا لتقسيم العمل؟
هل تحدث الأعضاء عن أهدافهم وذكروها؟
هل يدعم فريق القيادة ما أشار إليه الفريق؟
- السيطرة على الفريق
هل يتم سماع ردود أفعال الفريق من قبل قائدهم؟
هل حصل أعضاء الفريق على حقوقهم؟
هل يتوافق كل من الفريق والمنشأة باستمرار حول الاتجاه العام والأهداف المنشودة؟
هل ردود الفعل من المهمة متسقة داخل الفريق؟
هل تم وضع قيود للموارد المالية وكذلك الوقت في بداية المشروع قبل أن يواجه الفريق عقبات؟
- تعاون الفريق
هل الفريق لديه القدرة على تحمل المسئوليات؟
هل يتقدم العمل الجماعي بفعالية؟
كيف يتم الانسجام بين الأعضاء؟
هل تم تقسيم العمل في الفريق؟
عندما تنشأ مشكلة، كيف يتم التعامل مع هذه المشكلة؟ هل الأعضاء يتوجهون نحو الحل؟
هل أوقات عقد الاجتماعات مناسبة للجميع؟
- التواصل مع الفريق
ما مدى معرفة الأعضاء بأولوياتهم وهل قادرون على إدارتها بنجاح؟
هل تم تقديم ملاحظات حول أي أداء؟
ماذا يعرف الأعضاء عن السياق؟
كيف يكون التواصل بين الأعضاء واضحًا وصادقًا؟
هل يستطيع الأعضاء التعبير عن أنفسهم ومشاعرهم؟
- إبداع الفريق
ما هو منظور الفريق بشأن تقبل الأفكار خارج الصندوق؟
كيف يتعاملون مع وجهات النظر المختلفة والأفكار الجديدة داخل الفريق؟
هل المؤسسة تمنح الأعضاء الحرية لتبني الأفكار الجديدة؟
- عقبات الفريق
كيف يشعر الأعضاء تجاه إنجازات الفريق؟
هل لدى الفريق نظام مكافآت؟
هل يحظى الأعضاء بالتقدير الكافي؟
هل يتم اتخاذ إجراءات تصحيحية عند وجود عقبات؟
هل يحاول الأعضاء حل المشكلات أم يقومون بإلقاء اللوم على بعضهم البعض؟
11-تناسق الفريق
هل يحقق التوافق المتطلبات اللازمة لنجاح الفريق؟
هل تم التخطيط للأولويات وتخصيص الموارد عبر الإدارات؟
هل الفريق يدرك أهمية العمل الجماعي ويعي مفهوم المؤسسة؟
نصيحة إضافية لبناء الفريق: تغيير ثقافة الفريق
هل تدرك المنشأة وجه الاختلاف بين الثقافة التنظيمية المستقبلية والثقافة التقليدية؟
هل تقوم المنشأة بمنح موظفيها المكافآت والعلاوات الإضافية؟