التحسين المستمر هي عملية تهدف إلى التغيير للأفضل دائمًا في العلميات التجارية، وتسعى المؤسسات من خلالها إلى تطوير أنظمتها وتنمية أعمالها، ويجب الالتزام بعدة مبادئ للتحسين المستمر حتى يتحقق النجاح:
- إرضاء العملاء: إذا تمتعت منتجاتك بجودة عالية وقمت بتقديم خدمات مميزة للعملاء فلابد أيضًا من إبقاء عينيك مفتوحتان لعمل بعض الإجراءات لتحسين عملياتك لمواكبة تغيرات سوق العمل وحتى تلبي احتياجات العملاء وتصل على إرضائهم الكامل، لذلك وأنت تدرس أهم المجالات التي تحتاج إلى التغيير والتحسين قم بتحديد أهم احتياجات العملاء والعمل على فهمها وتلبيتها، ابدأ بالأولويات واجتهد لتقديم أفضل التغييرات المطلوبة، عليك السعي دائمًا لإرضاء عملائك حتى يتم الاحتفاظ بهم.
- مشاركة العاملين: عند الإقبال على إحداث تحسينات لابد من إشراك العاملين لأنهم هم الذين يتعاملون يوميًا بالعمليات التجارية وهم أكثر الناس معرفة بالخطوات التي تحتاج إلى تحسين، فالاستماع إلى آرائهم يمكن أن يوفر للشركة بعض الأموال ويجعل العمليات أكثر فاعلية وأمانًا، كما ينبغي منحهم مساحة للإبداع والابتكار فإن ذلك يولد داخلهم أفكارًا جيدة للتحسين والتطوير ويحقق نجاحات عديدة للشركة.
- التزام القيادة بالدعم: إذا كان إشراك العاملين أساس لإجراء التحسينات فإنه لابد أيضًا من دعم القيادة لتلك التحسينات، ربما لا توجد أفكار تحسين لدى القادة داخل المؤسسة وإنما عليهم عدة مسئوليات كالتواصل والتفاعل مع العاملين، والعمل على توافق الأهداف مع العمليات، وتوفير الموارد وكل ما تحتاجه عملية التحسين، بالإضافة إلى تشجيع وتحفيز العاملين على مواصلة التفكير والإبداع لتحقيق التحسين المستمر.
- التغيير التدريجي: لتحقيق تحسين مستمر يمكن إدخال التغييرات بشكل تدريجي ومتكرر على فترات لما له من فوائد عديدة مثل:
* التغييرات الصغيرة أقل تكلفة
* القليل من التغييرات تكون أقل في مخاطر تنفيذها
* التكيف السريع مع التغييرات الصغيرة التدريجية
* التغييرات الصغيرة والتدريجية تؤدي إلى نتائج إيجابية سريعة
* سهولة معالجة أي مشكلة في التغييرات الصغيرة على عكس التغيير الكبيرة دون تدريجه.
وقد قال الرسام فنسنت فان جوخ: “الأشياء العظيمة تتم من خلال سلسلة من الأشياء الصغيرة التي تم جمعها معًا” - استخدام الأسلوب المناسب للتحسين: الشركات لا تُقدم على التحسين المستمر كي تحصل على 110%، لكنها تسعى إلى التحسين المستمر لتطوير عملياتها وتعتمد على قياس الأجزاء التي جرت عليها التحسينات وتقييم النتائج التي ترتبت على هذه التحسينات فإذا وجدت نتائج إيجابية ستستمر في إجراء المزيد من التحسينات، أما لو كانت النتائج سلبية فسوف تقوم بتعديلها والوقوف على أسبابها حتى تتجه نحو الطريق الصحيح في التحسينات المقبلة.
- تحديد الأهداف: تحدد كل مؤسسة الأهداف التي تريد أن تحققها كل عام، لكن للتحسين المستمر يمكن تحديد أهداف قصيرة الأجل والعمل على تحقيقها حتى يمكن إدخال التغييرات عليها بسهولة إن لم تتحقق جميعها، ولابد من تشجيع المشاركين على بذل المزيد من الجهد حتى يبقى النجاح مستمرًا.
أهمية العمل الجماعي: قد يستطيع الأفراد تحقيق بعض التحسينات بمفردهم، لكن العمل داخل فريق يحقق أضعاف الإنجازات التي يحققها الفرد الواحد، فالمنافسة الإيجابية بين أعضاء الفريق يمكن أن تولد العديد من النجاحات.
وقال المعلم والباحث الفيزيائي والرياضي إدوارد ديمنج “إن التعلم والتحسين على أساس منتظم ضروريان للبقاء على قيد الحياة”.