إذا كنت مدير مشروع أو تطمح إلى أن تكون واحدًا، فهذه المقالة مناسبة لك، وسأقدم لك هنا أهم المهارات التي يجب أن تتمتع بها، وهي:
- القيادة
تعد قيادة الفريق إحدى أهم المهارات المطلوبة لمديري المشاريع، وهي مهارة لا يمتلكها الجميع، فكونك قائدًا يستلزم أكثر من مجرد جعل الناس يتبعون أوامرك، حيث تستلزم القيادة تمكين الآخرين، واعتبارهم مصدرًا قويًا للمعلومات، وتوجيه وتعليم الآخرين على طول الطريق.
- الاتصال
مهارات الاتصال سواء المكتوبة أو الشفهية ضرورية في أي مهنة، وخاصة مديري المشاريع، فالقائد يجب أن يعمل كحلقة وصل بين جميع الأطراف المشاركة في المشروع، ويجب عليه نقل المعلومات الرئيسية إلى جميع الأطراف، وأن يكون قادرًا على إقناع الآخرين بمشاركة أفكارهم، والتوصل إلى اتفاق، وتحديد أفضل الطرق لتقديم المعلومات.
- العمل الجماعي
مدير المشروع الجيد ليس فقط قائد فريق، ولكن أيضًا عضو في الفريق، فيجب عليه التعاون والاستمتاع بالعمل مع الآخرين والتواصل معهم ومعاملتهم بإنصاف.
- إدارة النزاعات
سينشأ الصراع حتمًا عندما يعمل الناس معًا، إنه أمر طبيعي وليس مشكلة أبدًا، لكن القائد سيفهم كيفية التعامل معها.
سيهتم القائد بالحفاظ على أعصابه هادئة، والتعامل مع المشاكل عند ظهورها ببساطة، حتى يتمكن الفريق من المضي قدمًا وتحقيق أهدافه دون وجود أي خلافات.
- حل المشاكل
يحمل كل مشروع بعض عناصر المخاطرة، وبصفتك أكثر من مجرد مدير مشروع، يجب أن تكون قادرًا على التفكير بسرعة ومعالجة أي مشاكل قد تحدث، والحقيقة هي أن كل مشروع سيكون له مجموعة خاصة به من الصعوبات، وللحفاظ على سير الأمور، ستحتاج إلى مهارات حل المشاكل لمعالجة هذه الصعوبات وحلها.
- ما هي السمات الشخصية التي يجب البحث عنها في مدير المشروع؟
مجرد امتلاك المهارات الشخصية في إدارة المشاريع قد لا يكون كافيًا لتحقيق النجاح طوال الوقت، فيجب أن يتوفر في القائد بعض السمات ليكون الشخص المناسب لهذا المنصب، وهذه السمات هي:
- البصيرة
لا يمكن لمديري المشاريع ذوي الرؤية التفكير فقط في الوقت الحالي، بل يجب أن يكونوا قادرين على رؤية المستقبل وفهم الصورة الأكبر وتصورها، وليس ذلك فحسب، بل يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على إقناع الآخرين بالإيمان برؤيتهم هذه.
- الالتزام
الاستسلام ليس خيارًا لمدير المشروع، هذا المشروع هو واجبك، ويجب أن تكون قادرًا على إكماله بغض النظر عن الظروف المحيطة بك، مطلوب منك الالتزام والتصميم والثبات.
- الاستباقية
هل تنطلق بنفسك؟ هل تحب طرح الأسئلة بدلًا من انتظار الإجابات؟ هل لديك عقلية إيجابية وجذابة؟ هل توافق على خوض التحدي؟
عندما تكون إجابتك نعم، وقتها يمكنك الحصول على ما يلزم لتكون رئيس مشروع عظيم.
قد يعمل الأشخاص الاستباقيون بشكل مستقل ويتخذون إجراءات دون الحاجة إلى مساعدة أو موافقة من الآخرين، فإذا فعلت ذلك، فسيعرف أصحاب العمل أنه يمكنهم الوثوق بك لتحقيق النتائج الأفضل.
- الحسم
يشار إلى القدرة على اتخاذ قرارات سليمة وصلبة وواثقة باسم الحسم، فهو سمة ذات قيمة عالية، خاصة عندما يتعلق الأمر بالإنجاز المهني، فيجب ألا يتردد مدير المشروع في اتخاذ قرار نهائي، حتى لو لم يكن دائمًا الخيار الأفضل، ومن المرجح أن نثق في شخص يمكنه اتخاذ قرارات سريعة وواثقة بدلًا من شخص يبالغ في التفكير والتردد، فالموظفون يدركون أن المضي قدمًا يتطلب الحسم.
- السياسة
يجب أن يتمتع مديري المشاريع الناجحون بالتفكير الاستراتيجي المطلوب للتوصل إلى إجابات مناسبة للمشاكل التي يواجهونها باستخدام مزيج من الحدس والحكمة والخبرة، واعلم أن مهارات التفكير الاستراتيجي ضرورية لتحقيق أهداف المنشأة، والتغلب على العقبات، والتعامل مع التحديات، والتخطيط للمستقبل.
فاصل
- تقارير أداء العمل في إدارة المشاريع
إن مراقبة حالة المشروع أمر ضروري لنجاح مشاريع أي منشأة، فإذا كنت بحاجة إلى فهم إذا كان المشروع يعمل كما هو مخطط له أو يوجد فيه انحرافات عن الخطة الأصلية، فأنت تحتاج إلى تقارير روتينية عن أداء العمل، فهي تعتبر وثائق المشروع الرسمية التي يتم الرجوع إليها عند الحاجة، وتوفر صورة واضحة عن الأداء الحالي للمشروع، فتعتبر مهمة للغاية لمديري المشاريع والأطراف المعنية، فيجب عليهم أن يكافحوا من أجل وضع المشروع على المسار الصحيح.
في هذه المقالة سنتحدث عن أهمية إعداد تقارير أداء العمل، ومناقشة الأدوات والتقنيات التي يمكن الاستفادة منها لإعداد التقارير الخاصة بالمشاريع.
ولكن قبل البدء، دعنا نعرف ما هي تقارير أداء العمل لتوفير فهم أفضل لهذا المصطلح.
ما هي تقارير أداء العمل؟
هي كافة الملاحظات والقياسات الأولية والنهائية والنتائج والمراحل المتعلقة بحالة المشروع، فهي باختصار التوثيق لكل مايحصل أثناء دورة حياة المشروع وتنشئ معلومات حول أداء عمل المشروع.
ما هي معلومات أداء العمل؟
هي البيانات والمعلومات الخاصة بأداء العمل، وهي المدخل الرئيسي لتقارير أداء العمل.
تقارير أداء العمل
من أجل تقييم الأداء الحالي للمشروع، تحتاج الأطراف المعنية Stakeholders إلى معلومات عن أداء المشروع , وتشمل هذه ومن الأمثلة على المعلومات عمومًا مقارنات بين الأرقام المخطط لها والأرقام الفعلية، ويتم جمعها لتحليل كفاءة موارد المشروع، وحساب التكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة وغيرها.
لكن ما هي تقارير أداء العمل؟
تقارير أداء العمل عبارة عن عملية مراقبة أعمال المشروع التي توفر مدخلات للعديد من عمليات التحكم والإدارة.
ستطرح سؤالًا بالطبع، وستسأل عن معنى عمليات التحكم والإدارة، وسأقول لك أن الجواب فيما يلي:
- التحكم التكامل في التغيير
- إدارة الاتصالات
- مراقبة المشتريات
- إدارة فريق المشروع
- السيطرة على المخاطر
ووفقًا لهذه التعاريف، تتضمن تقارير أداء العمل معلومات تقنية ومؤشرات التقدم المحرز لمهام المشروع الرئيسية.
وفيما يلي بعض المعلومات التي يمكن استخدامها لإنشاء تقارير أداء العمل:
- القيمة المخططة للعمل المكتمل
- كمية العمل المكتمل والمتبقي
- القيمة المكتسبة
- التكاليف الفعلية
- فرق التكلفة
- تباين الجدول الزمني
- مؤشر أداء التكلفة
- مؤشر أداء الجدول الزمني
- البعد عن المسار الحرج
- المخاطر الرئيسية المحددة
- طلبات التغيير الرئيسية المعتمدة
- جودة الأداء
- التوقعات والقضايا الهامة ذات الصلة.
ويمكن استخدام أدوات إعداد التقارير، والتي تتمثل فيما يلي:
- مخططات الشبكة
- الجداول والرسوم البيانية والمنحنيات
- مخطط باريتو ومخطط التحكم
- مخطط التشغيل ومخططات التعطل وما إلى ذلك.
محتويات تقارير أداء العمل
قد تتضمن تقارير أداء العمل على سبيل المثال لا الحصر معلومات المشروع التالية:
- النسبة المئوية المنجزة من العمل
- تحليل أداء المشروع
- الكمية المتبقية من العمل
- الأموال المتوقعة لإكمال الجدول الزمني
- الوقت المتوقع لإكمال الجدول الزمني
- حالة طلبات التغيير الرئيسية والتغيرات المعتمدة
- حالة المعالم الرئيسية للمشروع
- المخاطر الرئيسية المحددة
أهمية الإبلاغ عن الأداء
يعد إعداد تقارير الأداء عملية مهمة تتضمن جمع معلومات الأداء، والإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع، والتنبؤ بالوضع المستقبلي.
في الأساس، توفر التقارير معلومات لا تقدر بثمن فيما يتعلق بإنجازات المشروع الحالية والسابقة، فهي أدوات اتصال فعالة تسهل التواصل والتنسيق بين فريق المشروع والأطراف المعنية.
مثال
على سبيل المثال، إذا قرر فريق المشروع تقديم التقارير التي تفيد بأن المشروع قد انحرف عن الخطة الأصلية، فسوف يتناقش الممولون حول هذه المشكلة لتوفير أموال إضافية لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح، وهنا يجب أن نلاحظ أن التقارير الخاطئة أو غير المكتملة قد تؤدي إلى قرارات خاطئة؛ لذا يجب أن تكون التقارير دقيقة جدًا.
ما هي التنسيقات التي يمكن استخدامها لإنشاء تقارير أداء العمل؟
يمكن تنسيق تقارير أداء العمل في أشكال مفصلة وموجزة وجدولية ورسومية ونصية.
وفي الأساس، توفر تقارير الأداء مقارنات بين أداء المشروع الحالي والمخطط له، والتقارير الحالية والتقارير المستقبلية، وتقارير الاتجاهات وتقارير التباين وتقارير القيمة المكتسبة.
ملخص
- يعد إعداد تقارير الأداء الذي يستخدم أدوات وتقنيات مختلفة أحد أهم العمليات في إدارة اتصالات المشاريع، وهو ينطوي على جمع البيانات، وجمع معلومات المشروع، ومقارنة حالة المشروع المخطط له والفعلية، وحساب الأداء الحالي وتقدير الأداء المستقبلي، وغيرها من الممارسات ذات الصلة.
- التقارير هي أدوات اتصال تعمل على تحسين عملية صنع القرار لفريق المشروع والأطراف المعنية.
- يتم استخدام تقارير أداء العمل للتواصل ومناقشة القضايا المتعلقة بالأداء والتكلفة والجودة والموارد والتأخير والمخاطر مع أصحاب المشروع، فإذا رأى أصحاب المشروع أن المشروع متأخر عن الجدول الزمني أو فوق الميزانية، فقد يقررون اتخاذ إجراءات تصحيحية.
- لاحظ أن تقارير أداء العمل، ومعلومات أداء العمل، وإعداد تقارير أداء العمل، هي ثلاثة مفاهيم مترابطة ببعضها.