لقد أصبحت المشاريع -في وقتنا الحالي- تشهد بعض التعقيدات نظرًا لاحتوائها على تفاصيل كثيرة ومتطلبات متعددة لتلبية ما يحتاج إليه العملاء، وأدى هذا الأمر لاستخدام أساليب جديدة وتقنيات حديثة في مجال إدارة المشاريع.
ومن هذه التقنيات لوحة معلومات إدارة المشاريع وهي عبارة عن أداة برمجية أو جدول بيانات يعمل على مساعدة فرق المشروع في متابعة مشاريعهم والتحكم فيها.
وتقوم لوحة المعلومات على توفير بيانات المشروع من أجل تغلب الفريق على المشكلات وجعل المشروع يسير وفق مساره الصحيح.
وكلما تقدم المشروع أصبحت هناك تفاصيل كثيرة وبيانات أكثر يصعب على أصحاب المصلحة ومدراء المشاريع تحليل هذا الكم الهائل من البيانات، لذا فنجدهم يلجئون إلى إعداد برنامج لإنشاء تقارير حول أداء المشروع، ولوحة المعلومات هذه تُعد برنامجًا يوفر مؤشرات الأداء وكافة المعلومات المتعلقة بالمشروع.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسي من الأدوات الفعالة التي تعمل على قياس أداء وكفاءة المشروع، فهي مجموعة القيم التي تقبل القياس الكمي لأهداف المشروع.
ومن أهم فوائد تلك المؤشرات أنها تسهم -بشكل كبير- في تسهيل الإبلاغ عن حالة المشروع (مراجعة وتحليل أداء المشروع الحالي من خلال مقارنة الأرقام المخطط لها والأرقام الفعلية) وذلك من خلال استخدامها مع لوحات المعلومات.
أهمية استخدام لوحة معلومات إدارة المشاريع
وترجع أهمية استخدام لوحة المعلومات إلى أنها تشتمل مؤشرات الأداء الرئيسية وتقارير أداء العمل التي تساعد في تحديد المشكلات، لذا تُعد عاملًا مهمًا لجذب انتباه الأقسام والإدارات داخل المؤسسة وكذلك أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع.
ونلاحظ أن نجاح المشاريع قد يتوقف على استخدام لوحات المعلومات لأنها وسيلة عرض فعالة تمنح أعضاء الفرق إمكانية متابعة خطوات المشروع والتحكم فيه طوال الوقت.
وبما أن التواصل الفعال أساس نجاح المشاريع وتحقيق أهدافها، فلوحة المعلومات تعتبر من خطوط الاتصال المهمة لأن تسهم -بشكل ملحوظ- في جعل الجميع على معرفة بكل تفاصيل المشروع وبذلك يتم تسهيل تحليل المعلومات بواسطة كل الأطراف المشاركة.
مزايا استخدام لوحة معلومات إدارة المشاريع
يمكننا تعريف إدارة المشاريع بأنها العملية التي يتم من خلالها إدارة الموارد البشرية -كأصحاب المصلحة والعملاء- والموارد المالية والعمل على حسن استغلالها لإنجاز المشاريع بأعلى جودة وتحقيق الأهداف المنشودة.
وإدارة المشروع تعتمد على كيفية إدارة البيانات الخاصة بالمشروع، ولوحة المعلومات توفر عدة فوائد للمؤسسة مثل:
* تقوم لوحات معلومات إدارة المشاريع على توضيح المقاييس المتعلقة بتقدم المشروع.
* لوحات المعلومات يمكن عرضها على شاشات التلفزيون، ومن خلال ذلك يتم التواصل الفعال الذي يسهم في جعل كل الإدارات على علم ومعرفة بمستجدات المشروع والحالة التي هو عليها.
* ومن أهم ما يميز لوحة المعلومات أن تعمل على جمع البيانات وتصنيفها من موارد متعددة، فلها أهمية كبيرة خاصة في المشاريع المعقدة.
* تساعد لوحة المعلومات على توفير تقارير لحالة المشروع بصورة مستمرة.
* تسهم لوحات معلومات إدارة المشاريع في تحسين عملية صنع القرار داخل فريق عمل المشروع.
* تشارك كل من الرسوم البيانية والجداول الزمنية ومخططات جانت في لوحات معلومات إدارة المشاريع.
* تعمل لوحات المعلومات على تعزيز التعاون داخل الفريق، مما يؤدي إلى تسليم المشروع في موعده المحدد وعدم تجاوزه الميزانية.
* ومن مزاياها أيضًا أنها توفر تقارير مرئية ذات مستوى عالٍ.
الطرق الفعالة لاختيار لوحة المعلومات المناسبة لإدارة المشاريع
يعتمد الاختيار المناسب للوحة معلومات إدارة المشاريع على أهم الخصائص والمتطلبات التي يحتاج إليها المشروع مع مراعاة المعالم الرئيسية له.
وينبغي أن تكون هذه اللوحة بسيطة وسهلة حتى يتمكن فريق المشروع من استخدامها وإدراج المعلومات بها وإنشاء التقارير بشكل منتظم، فالبرامج السهلة تساعد على تحسين مشاركة الموظفين والوصول إليها عبر وسائل متنوعة كالهاتف المحمول وأجهزة الحاسب الآلي.
كما يجب أن تمتلك لوحة معلومات إدارة المشاريع إمكانية عالية من المسح الضوئي والتي توفر لأعضاء الفريق فهمًا سريعًا للتقارير دون إهدار للوقت في محاولة استيعاب الأنواع المختلفة والمتنوعة من البيانات.
ونلاحظ أنه لابد وأن تندمج لوحة المعلومات مع كافة التطبيقات والخدمات التي يقوم أعضاء الفريق باستخدامها طوال دورة حياة المشروع وبشكل يومي.
تساعد لوحة المعلومات على توفير الوقت من خلال تحديد البيانات المطلوب عرضها لأعضاء الفريق، فمثلا في اجتماع تقارير الحالة يرغب الفريق في مناقشة المهام التي سيتم إنجازها خلال الأسبوعين القادمين، لذا ستقوم اللوحة بإظهار التقرير المتعلق بمهام المشروع.
ونجد أنه من خلال لوحة معلومات إدارة المشاريع يتمكن الفريق من تحديث حالة المشروع واطلاع أصحاب المصلحة عليها للحصول على دعمهم المناسب.
أهم ما تشتمل عليه لوحة معلومات إدارة المشروع
- تتبع المهام والمعالم الرئيسية للمشروع
- تقارير التقدم والأداء
- تحديد الموارد
- عبء العمل الجماعي ومهام أعضاء الفريق
- المخاطر المحتملة للمشروع
- متابعة الميزانية
- إجراءات صنع القرار