نسمع -دومًا- عن عقد الاجتماعات في عالم الشركات عند وجود مشكلة ما، أو تبادل الأفكار، أو مناقشة خطة مستقبلية.
ونجد -أحيانًا- أن الوقت الذي تستغرقه الاجتماعات كان من الممكن استغلاله في إنجاز المهام، وهذا لا يعني عدم أهمية الاجتماعات لذا سنناقش سويًا كل ما يخص الاجتماعات بنوع من التفصيل.
أولًا: كثرة الاجتماعات
تُعد كثرة عقد الاجتماعات سببًا لإهدار الوقت، وهناك بعض الأمور توضح أن الاجتماعات قد تكون بالفعل زائدة عن الحاجة:
* إذا كان شعورك أن تحضر الكثير من الاجتماعات وعند دعوتك لاجتماع تقول: دعوة لاجتماع آخر!، أو تقول لم يعد لدي وقت لإنجاز المهام، فإن هذا الشعور صحيح بأن الاجتماعات كثيرة ومفرطة بالفعل.
* عليك تحديد النسبة المئوية للوقت المستغرق في الاجتماعات، ربما لا تملك الرقم الدقيق لكن يمكنك حسابه عقليًا بالعودة إلى تقويمك والتحقق من اجتماعاتك للأسبوع الماضي، وإذا أردت وضع أرقام محددة فاستخدم تلك الأرقام: 20% من وقتك إذا كنت موظفًا، وإذا كنت مديرًا تنفيذيًا 50% من وقتك بحد أقصى.
فلا ينبغي أن تقضي معظم وقتك في الاجتماعات والتحدث، بل يجب العمل على إنجاز ما تخطط له.
* إذا كان حضورك للاجتماع لإظهار وجودك فقط ولا تجد معظمها يعود بنفع عليك، فتلك الاجتماعات مفرطة ولا حاجة لها.
ثانيًا: مشكلات حول الاجتماعات
يقوم المديرون بإرسال دعوات إلى الموظفين لعقد اجتماع دون التفكير في أهمية الاجتماع، لذا تجد أن كثير من الاجتماعات كان يمكن اختصارها في رسالة عبر البريد الإلكتروني ومن مشاكل الاجتماعات ما يلي:
* ينبغي أن تعلم أن الاجتماع الذي تم دعوة مجموعة من العاملين لحضوره، هو يستهلك وقتهم جميعًا، فإذا كان الحضور تسعة أفراد ومدة الاجتماع ساعة فقد تم استهلاك تسع ساعات من وقت العمل وإنجاز المهام.
* عند دعوة العاملين لاجتماع لابد من دعوة الموظف الذي يضيف قيمة للاجتماع وفائدة وليس دعوة الجميع، فلا يجب أن تشتمل الاجتماعات الهامة على الجمهور الخطأ.
* بعض الاجتماعات تساعد في تشتيت الانتباه بالإضافة إلى إهدار الوقت، فمثلا عندما يكون لديك اجتماع من الساعة العاشرة صباحًا للساعة العاشرة والنصف، ويكون الاجتماع التالي الساعة الحادية عشر فلا يمكنك إنجاز مهمة في تلك المدة التي بين الاجتماعين، وتظل مشتت الانتباه حتى بدء الاجتماع التالي.
* من أهم مشاكل الاجتماعات أن كثير منها لا تعالج موضوعات مهمة ولا تحرز تقدمًا، وإنما تكون مجرد نقاشات، فالاجتماعات -في الأساس- يتم عقدها لخدمة هدف معين لكن الكثير لا يجعلها لذلك.
* مناقشة الموضوعات الهامة لا تستغرق أكثر من نصف ساعة، لذا ينبغي أن يكون وقت الاجتماع محدد بمدة أقصاها نصف ساعة، لأن عند دعوة العاملين لاجتماع مدته ساعة أو أكثر سوف يتهيأ الجميع لقضاء المدة كاملة (قانون باركنسون) حتى لو انتهى النقاش قبل تلك المدة.
* ينبغي التحضير المسبق للاجتماع، فلا يمكنك دعوة فريق عملك والاجتماع بهم دون تحضير مسبق عن أهم النقاط التي ستتحدث عنها والخطوط العريضة التي يمكنك وضعها معهم حول عمل ما، فعدم التحضير يؤدي إلى هدر الوقت وتشتيت الحاضرين وعدم جدوى الاجتماع كله.
* لابد من تحديد هدف واضح للاجتماع وإخبار المشاركين به حتى يستطيعون أن يقدموا إضافة جديدة وفائدة، فلا يمكن وضع عنوان سطحي وعام للاجتماع.
* بعض الاجتماعات لا يمكن التوصل لقرارات بعد الانتهاء منها، مما يؤدي إلى عقد اجتماع آخر تابع للسابق، وهذه العقلية تحرز تقدمًا ضئيلًا في كل اجتماع مما ينتج عنها اجتماعات متتالية ومتكررة رغبة في الوصول للكمال.
* ينبغي الالتزام بالوقت المحدد للاجتماع، لأن في بعض الاجتماعات يقوم المشاركين ببعض الأحاديث الجانبية ولا يخرجون سريعًا من باب المجاملة، فيمكن تخصيص وقت إضافي وليكن مدة خمس دقائق والعمل على عدم تجاوز تلك المدة.
* بعض الاجتماعات تكون ذات أهمية كبيرة، فتجعلك تقوم بدعوة العديد من الأشخاص لحضورها، ولا يعرف المدعوون سبب دعوتهم، لكنهم يشاركون فقط من أجل تجنب انطباع خاطئ إذا قاموا برفض الدعوة.
طرق عقد اجتماعات مثمرة
أولًا: ينبغي أن تسأل نفسك قبل الدعوة لعقد اجتماع، مدى أهمية الاجتماع وهل يمكن أن تؤدي رسالة عبر البريد الإلكتروني الغرض؟
وحاول التركيز أكثر على مدى أهمية الاجتماع عند زيادة عدد المشاركين، ويمكن تحديد مدة 15 دقيقة للاجتماع، فكلما كان الاجتماع قصيرًا كلما أصبح بعيدًا عن الثرثرة وأدرك الجميع ما ينبغي التحدث عنه.
وإن قمت بتحديد اجتماع مدته 45 دقيقة وتم الانتهاء منه خلال 30 دقيقة يمكنك منح الحاضرين إذن بالانصراف، ولا تضيع 15 دقيقة في أحاديث غير مجدية.
ثانيًا: من أجل خلق اجتماع مثمر، لا يمكنك دعوة أشخاص لا يقدمون فائدة أو معلومات وخبرات إضافية، فعندما يضيف جميع المشاركين مساهمة ذات مغزى يصبح بذلك الاجتماع فعالًا.
نجد أن بعض العاملين قد يشعروا بالإهانة حين لا تتم دعوتهم للاجتماع حتى لو أنهم لن يضيفوا جديدًا، ويُعتبر ذلك مصدرًا للقلق لكن مع الوقت سيفهون فلسفتك.
ثالثًا: ينبغي وضع جدول جيد للاجتماعات فالأفضل عدم عقد اجتماعين بينهما فاصل نصف ساعة لأن في تلك المدة قد يحدث أحد الخطأي؛ إما أن يمتد الاجتماع السابق لوقت الاجتماع التالي، أو تصبح الثلاثون دقيقة حجة لمشاهدة فيديو عبر اليوتيوب وعدم استثمار تلك المدة في إنجاز مهمة.
رابعًا: لابد وأن تشتمل الاجتماعات على جدول أعمال وإخبار المشاركين بالرؤية العامة للاجتماع والغرض منه، فلا تنضم لاجتماع لا تعرف الهدف منه أو الخطوط العريضة التي سيتم مناقشتها فيه.
كما ينبغي التركيز فقط على هدف الاجتماع وعدم الانصياع وراء موضوعات فرعية أخرى يطرحها أحد المشاركين، ورغم أن التحايا الودية تعزز العلاقات وتدعم أواصر المحبة، لكن إذا قضيت 10 دقائق من اجتماع مدته ساعة في مثل هذه الدردشات والتحايا، فقد أهدرت 16٪ من الجدول الزمني ليس فقط لك ولكن أيضًا لجميع المشاركين.
خامسًا: يكون الاجتماع واحدًا من ثلاث:
* إما أن يحتوي على معلومات هامة وينبغي الجميع مشاركتها لاكتساب المعرفة والقيمة للخطة المستقبلية.
* أو يكون الاجتماع من أجل تقديم توجيهات وإرشادات أساسية للمشاركين.
* وبعض الاجتماعات تكون عبارة عن جلسة للعصف الذهني من أجل تبادل الأفكار والوصول إلى نتائج مثمرة حول خطة عمل مثلا.
وهناك اجتماعات مهمة خارج هذا التصنيف لكن عليك التفكير في مدى أهميتها، ونلاحظ أن اجتماعات فريق العمل ليس لها جدول أعمال فيمكن أن يكون الاجتماع إعلاميًا وآخر توجيهيًا.
حاول ألا تجمع بين أنواع مختلفة من الاجتماعات في اجتماع واحد، فعلى سبيل المثال، مشاركة المعلومات حول أرقام المبيعات الفصلية (إعلامية)، والتحدث عن أفكار لزيادة المبيعات في الفترة القادمة (عصف ذهني) لكن لا يمكن جمع الأمرين في اجتماع واحد والأفضل إجراء اجتماعين منفصلين، حيث تشارك المعلومات في أحدهما وتقوم بعصف ذهني للأفكار للخطط المستقبلية في الاجتماع الآخر، وبذلك يكون لدى المشاركين وقت لتوجيه قوتهم العقلية على هدف واحد.
وحين يصعب عقد اجتماعين منفصلين لضيق الوقت، فمن الممكن تقسيم مدة الاجتماع.
سادسًا: ينبغي أن يكون هناك وقتًا محددًا للبدء والانتهاء من الاجتماع، ويسرد المؤلف إدكاتمول في كتابه Creativity Inc أنه عندما دخل ستيف جوبز في شراكة للعمل مع مؤسسي بيكسار، أراد أحد المديرين التنفيذيين المجيء متأخرًا للاجتماع، لاعتقاده بأن أهم الناس يصلون متأخرين.
لكن خلال الاجتماع الأول، لاحظ ستيف جوبز عدم وجود ذلك المدير، وعلى الرغم من مكانته الوظيفية إلا أن ستيف لم ينتظر حتى دقيقة واحدة قبل البدء.
وبذلك قضى على تلك العادة السلبية، ومرر رسالة واضحة مفادها أن الاجتماعات تبدأ في الوقت المحدد.
فالحزم في تلك الأمور مهم للغاية ويكسبك احترام الآخرين، ويؤدي إلى رفع مستوى الإنتاجية.
سابعًا: يعاني البعض من ضعف الذاكرة، لذا عليك إعداد قائمة بالنقاط التي تمت مناقشتها في الاجتماع وإرسالها لجميع المشاركين.
وحاول أن تجعل الاجتماعات المتكررة قصيرة فكلما كانت مدتها قصيرة كلما ساعد ذلك على إنجاز مهام العمل سريعًا.
وفي النهاية ينبغي -دومًا- أن تحرص على جعل اجتماعاتك مثمرة وذات فعالية، حتى تستطيع أن تحقق الهدف منها وتنمي أعمالك.