يُعد مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو الإدارة أو القسم الذي يقوم بدعم فريق المشروع داخل المؤسسة، فلا يجب عليه انتظار التغييرات بل لابد من الإقبال على كل تغيير يفيد أعمال المؤسسة وينميها.
لذا ينبغي على المؤسسات إدخال الذكاء الاصطناعي في أنظمتها حتى تتمكن من تحقيق فوائده وتوظيفه في أداء المهام الإدارية.
كيف يغير الذكاء الاصطناعي مجال إدارة المشاريع؟
تقول إحدى الإحصائيات لشركة Gartner (شركة أبحاث واستشارات تقنية) إن 80% من المهام الإدارية في مجال إدارة المشاريع سيقوم بأدائها الذكاء الاصطناعي، بالإضافة إلى التحسينات الكثيرة التي سيحدثها الذكاء الاصطناعي والتحليلات التنبؤية والتعلم الآلي وقدرات تحديد الأنماط في إدارة المشاريع.
أهم التغييرات التي سيحدثها الذكاء الاصطناعي في مجال إدارة المشاريع توفير مساعدين افتراضيين (شات بوت)، حلول التحليلات التنبؤية، إدارة الموارد، إدارة المخاطر، إدارة التكاليف، تحسين عملية صنع القرار، الحد من وقوع أخطاء، رفع الكفاءة وتحسين الإنتاجية.
يخشى مدراء المشاريع من إدخال الذكاء الاصطناعي وتأثر مهنتهم وفقد قيمتهم، لكن الذكاء الاصطناعي لا يلغي المهنة ولا يمحى الدور الكبير الذي يقوم به مدراء المشاريع، إنما يعمل على تحويل مدراء المشاريع إلى قادة أكثر نجاحًا، من خلال دمج المهارات والإمكانات مع أدوات الذكاء الاصطناعي وإنجاز المشاريع بصورة أفضل.
كما يساعد على توفير وقت وجهد الفريق للتفرغ لمهام أخرى أكثر صعوبة.
وكذلك أيضًا مكتب إدارة المشاريع الذي سيعمل على توفير التدريبات والثقافات والأدوات التي تُجهز جميع العاملين داخل المؤسسة للعمل على أفضل وجه وحصد فوائد الذكاء الاصطناعي.
كيف تكون مديرًا ناجحًا في مجال الذكاء الاصطناعي؟
لم تقتصر مهام مدير المشروع على تتبع الأنشطة وإدارتها داخل الفريق، لكن سوف تصبح من أولوياته القيادة النشطة والتفكير الإبداعي من أجل إنشاء عمليات أكثر كفاءة، وإظهار قدرة الذكاء الاصطناعي.
يُعد التكيف مع الذكاء الاصطناعي أمرًا صعبًا، ويواجه مدراء المشاريع عدة تحديات لتطبيق الذكاء الاصطناعي والتكيف معه ومن هذه التحديات:
* عدم فهم قدرات الذكاء الاصطناعي
نلاحظ أن بسبب التطور التكنولوجي السريع وترسيخ الثقافة الشعبية داخلنا، قد يكون لدينا عدم فهم حقيقي بقدرات الذكاء الاصطناعي، لكن الحالة التي عليها الذكاء الاصطناعي الآن قد لا تكون قريبة من المعرفة الشاملة له، فرغم أن حلول الذكاء الاصطناعي جيدة إلا أنها مازالت تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد والمواهب التي تستطيع تطبيقها وقد يكون ذلك غير متوفر الآن في السوق التجاري.
لذلك لابد وأن تقوم المؤسسات بالاستعداد الكافي من خلال الدراسة والاطلاع على كل ما يخص الذكاء الاصطناعي وكيفية تطبيقه بصورة صحيحة، حتى تتمكن المؤسسات من تحقيق أكبر استفادة منه وتطوير عملياتها دون وقوع خسائر.
* وجود حاجز للمهارات والمعرفة
حتى الآن لا توجد شهادة جامعية لإدارة المشاريع بالذكاء الاصطناعي يمكنك الحصول عليها، لكن بعض مهندسي البيانات ومهندسي البنية التحتية لديهم بعض العلم بالذكاء الاصطناعي من خلال دراساتهم، وهذه هي المشكلة فالمعرفة الواعية والفهم الحقيقي للذكاء الاصطناعي ليس في متناول جميع العاملين داخل المؤسسات، لذلك يحتاج إلى التعلم والاطلاع بكل المستجدات حوله من أجل فهمه واستيعابه.
وغالبًا ما يقوم مدراء المشاريع بالاعتماد على برامج لإدارة المشاريع من أجل دمج أدوات الذكاء الاصطناعي بها، لكن هذه الطريقة قد تكلف من الوقت والجهد الكثير.
* الآثار القانونية والتنظيمية والأخلاقية للذكاء الاصطناعي
كلما استمر الذكاء الاصطناعي في التطور، كلما أحدث مخاطر يجب الاستعداد لها ومواجهتها، فرغم معرفة التفاصيل الدقيقة بالذكاء الاصطناعي والقدرة على تحليل البيانات، إلا أنه يجب التفكير في الآثار القانونية والتنظيمية والأخلاقية للذكاء الاصطناعي وأخذ الاحتياطات اللازمة حتى لا تصبح المشاريع والمؤسسة عرضة للخطر.
وباستمرار نمو الذكاء الاصطناعي نجد الكثير من الأمور الغامضة في استخدامه، والتي قد تعيق مدراء المشاريع في الإقبال عليه وتطبيقه.
* وجود مهارات أساسية لمدراء المشاريع
لابد من وجود عدة مهارات أساسية لدى مدراء المشاريع لمواجهة تحديات الذكاء الاصطناعي، ومن خلال البحث وجدنا أهم ثلاث مهارات والتي ينبغي توفرها لدى مدراء المشاريع من أجل نجاح العمل بالذكاء الاصطناعي وهي:
علم البيانات نجد أنه خلال الفترة القادمة ستحتاج الشركات إلى مدراء مشاريع يستطيعون العمل بالذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع، ونجاح المشاريع يعتمد على المعرفة والموهبة، لكن لا يمكننا البدء من الصفر والدراسة والحصول على شهادة في علوم البيانات، لذلك علينا الاستعانة بالأدوات والموارد المتاحة من أجل تحسين المهارات في علوم البيانات واكتساب خبرات كافية وذلك من خلال الدورات الجامعية والبحث الأكاديمي والشهادات المهنية.
بالإضافة إلى كثرة دمج برامج وأدوات إدارة المشاريع بالذكاء الاصطناعي يكسبك مزيدًا من الخبرات، والقدرة على تحقيق فوائد كثيرة لفريقك والمؤسسة.
اتخاذ القرارات القائمة على البيانات نلاحظ أن التعامل بالذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي في معالجة البيانات يمنحك فرصة لجعل البيانات ذات رؤية ومعنى ومن ثم القدرة على اتخاذ القرارات الصحيحة.
ومن أجل مزيد من التميز ينبغي أن يكون لدى مدراء المشاريع فهم جيد لذكاء الأعمال وتحليلات الأعمال؛ وذكاء الأعمال هو عبارة عن تحويل البيانات إلى معلومات مفيدة ذات معنى والقدرة على التعامل مع أعداد هائلة من المعلومات لمساعدة المؤسسات في خلق فرص جديدة في التطوير.
ومن أشهر الأدوات في ذلك Microsoft Power BI والذي يسهم في اتخاذ قرارات صحيحة تضمن النجاح للمشروع.
المهارات الشخصية لقد أكد التقرير الصادر عن شركة فيليب موريس إنترناشونال على أهمية المهارات الشخصية في أداء المهام الفنية التي يدعمها الذكاء الاصطناعي، لذا ينبغي على مدراء المشاريع التركيز على تنمية وتطوير مهاراتهم الشخصية كالتواصل الفعال وبناء الفريق وحل المشكلات، وبذلك يمكنهم خلق إبداعات جديدة وابتكارات فريدة تسهم في خلق مستقبل أفضل للمؤسسة.
سوف يسهم مكتب إدارة المشاريع -بشكل أساسي- في نجاح دمج عمليات أي مشروع بأدوات الذكاء الاصطناعي، وهناك بعض التحديات والفرص تأتي مع دمج الذكاء الاصطناعي في مكتب إدارة المشاريع.
* التحديات: تظهر الأبحاث التي أجرتها برايس ووترهاوس كوبرز أن أهم ثلاثة عوائق أمام مبادرات التحول في المؤسسات هي:
العمليات البطيئة والغير مرنة نحن نعلم جيدًا أن التحول الرقمي ليس سهلا ويتطلب عدة تغييرات في أساليب العمل والثقافات، لذلك ينبغي أن تتم عملية التحول بشكل سريع حتى يكون هناك قبول فعال من القيادة والموظفين، فالعمليات البطيئة والغير مرنة تمثل خطرًا على التحول بل قد تؤدي إلى فشل التحول بالكامل ووقوع خسائر للمؤسسة.
نقص الكفاءة لدى الفريق بما أن تقنيات الذكاء الاصطناعي وأدواته تعتمد بشكل كبير على جودة البيانات التي يقوم مدراء المشاريع والفريق بإدخالها حتى يتم الحصول على نتائج إيجابية من خلالها، فإن هذا الأمر يتطلب كفاءة وخبرة المدراء والفِرق بعلوم البيانات، حتى لا تكون عملية التحول محاطة بالكثير من المخاطر، وقد كشفت أبحاث جارتنر أن 80٪ من مشاريع الذكاء الاصطناعي لا تزال غير قابلة للتطوير وفي أيدي عدد قليل من المحترفين وبذلك تزداد المخاطر أكثر من الاستفادة والنتائج الإيجابية.
تقنيات قديمة نجد أن الكثير من المؤسسات لا زالت تعمل بتقنيات وأساليب قديمة لا يمكنها التكيف مع أنظمة الذكاء الاصطناعي، لأنهم يرون استبدال تلك التقنيات والأساليب مكلفًا للغاية، لكن ينبغي أن يدركوا جيدًا أن تلك التقنيات تعتبر عقبة كبيرة أمام النجاح في التحول الرقمي.
* الفرص: وتوجد العديد من الفرص لدمج الذكاء الاصطناعي في مكتب إدارة المشاريع وأهم هذه الفرص هي:
المهارات والتدريب والتطوير نجد أن القوى العاملة البشرية التي لديها المهارات الكافية عن التحول الرقمي تعتبر الأساس للنمو الرقمي في المستقبل وتحقق الازدهار للمؤسسة، لذا لابد على مكتب إدارة المشاريع من توفير التدريبات اللازمة لجميع العاملين داخل المؤسسة حتى يكونوا على استعداد للتحول الرقمي والتكيف معه بسهولة، فلا توجد فائدة من تطبيق نظام لا يستطيع أحد التعامل معه أو استخدامه.
الثقافة التنظيمية وفقًا لأحد الاستطلاعات يوجد حوالي 38% من العاملين غير متحمسين للتحول الرقمي خوفًا من فقد وظائفهم، ويرى آخرون أن التقنيات الجديدة سوف تحل محل العقل البشري، وهنا يأتي دور مكتب إدارة المشاريع الذي يعمل على تثقيف العاملين داخل المؤسسة حول التحول الرقمي ومنحهم الثقة بوجود مستقبل أفضل لهم ولمؤسساتهم، وبذلك تتم عملية التغيير بصورة أسهل ويستطيع العاملون التكيف مع التقنيات الجديدة سريعًا.
الأدوات والعمليات مع بدء التحول الرقمي لابد من تغيير الأدوات والعمليات التي كان تعتمدها المؤسسة في العمل، ونجد أن اختيار الأدوات الجديدة والمناسبة ليس سهلا، فوجود الكثير من البرامج والأدوات مع العديد من أنظمة الذكاء الاصطناعي والتغييرات قد يسبب إرباك الموظفين ويؤدي إلى رفض ومقاومة مبادرات التحول الرقمي.
لذلك ينبغي اتباع الخطوات التالية من أجل اختيار أداة الذكاء الاصطناعي المناسبة لك:
* تحديد الهدف الاستراتيجي لمؤسستك
* أخذ الاستعدادات اللازمة للعمل بالذكاء الاصطناعي
* تحديد التحديات الرئيسية (الثقافة، التكنولوجيا، التكاليف، إلخ.)
* تحديد الأولويات التي تحتاجها مؤسستك وتقييمها
* تقييم العائد الإجمالي للاستثمار باستخدام تلك الأداة
بعض الاقتراحات لمحترفي المشاريع
* ينبغي على الإدارة العليا تقديم التدريب والتعلم قبل العمل بالذكاء الاصطناعي والتركيز على رفع كفاءة العاملين وتنمية مهاراتهم.
* ينبغي على المؤسسات طرح سؤال “لماذا” بمعنى أن تعرف السبب وراء إدخال تلك التقنية وبذلك تحديد الأهداف وتوقع النتائج.
* وضع خطة قوية لاستخدام الموارد بصورة أفضل من خلال دمج الذكاء الاصطناعي وإدارة البيانات.
* تنمية العاملين في عملية إدخال البيانات حتى يتمكن الذكاء الاصطناعي في تقديم المساعدات من أجل نجاح العمليات.
* ينبغي على المؤسسات توفير برامج تعليمية ودورات تدريبة لمدراء المشاريع وجميع أعضاء الفرق حتى يسهل عليهم استخدام الذكاء الاصطناعي.