تُعد وقوع الأزمات داخل أي مشروع أمرًا وارد الحدوث، ولكي تمر الأزمة بسلام ويمكن التغلب عليها بنجاح يجب على مدراء المشاريع إدارة الأزمة بكفاءة، فنرى كأعضاء لفريق المشروع تجاوز الميزانية وإنهاء العميل للعقد بسبب ضعف الأداء وتفويت الموعد المحدد للتسليم، كل تلك الأزمات متوقع حدوثها لكن لابد من حسن إدارتها من خلال بعض التدابير والطرق الفعالة للحد من تأثيرها على أهداف المشروع.
وتوجد عدة خطوات من أجل إدارة الأزمة بكفاءة واحترافية وأهم تلك الخطوات هي:
أولًا: منع وقوع الأزمة
مثلما نسمع دائمًا الوقاية خير من العلاج، فإن وضع الخطط والاستراتيجيات الفعالة لمنع وقوع الأزمة تعتبر من الخطوات الهامة والأولى في إدارة الأزمات، لكن ينبغي إعداد طرق للتعامل مع الأزمة عند وقوعها ومحاولة التنبؤ بها من خلال مراقبة جميع جوانب المشروع.
ويمكننا منحك بعض الإرشادات إذا كنت مبتدئًا في ذلك مثل:
* جمع الأفكار من مدراء المشاريع ذوي الخبرة
* معرفة كيف تعامل الآخرون مع نفس النوع من الأزمات في الماضي
* محاولة معرفة طرق منافسيك في التعامل مع نفس نوع الأزمة التي توجهها
* الإقدام على استخدم موارد أخرى (الإنترنت، وسائل التواصل الاجتماعي، إلخ.)
ثانيًا: وضع الخطط القوية للتعامل مع الأزمات
لابد من وجود خطة للطوارئ من أجل التعامل مع الأزمة وتخطيها بنجاح دون تكبد خسائر، وذلك من خلال إعداد فريق مؤهل لمواجهة المخاطر وتدريبه جيدًا على طرق التعامل والمواجهة.
ثالثًا: التحلي بالهدوء والحكمة أثناء إدارة الأزمة
ينبغي على مدراء المشاريع التعامل مع الأزمة بهدوء دون إبداء أي قلق أو ارتباك لأن ذلك سيؤثر -بالطبع- على أعضاء فريقه ويجعلهم يفقدون الحماسة والدافع للعمل، كما يجب أن يتلفظ مدير المشروع بألفاظ وعبارات تدل على التفاؤل وإمكانية تجاوز الأزمة دون حدوث آثار سلبية، سيسهم ذلك -بشكل كبير- في جعل الفريق يعمل على قدم وساق لتخطي الأزمة بنجاح.
رابعًا: وضع حدود للأزمة
من أهم الطرق الفعالة في إدارة الأزمة هي إيقاف تفاقمها أو ازديادها، بالفعل لا يمكنك منعها لكن تستطيع التحكم فيها لعدم انتشارها وذلك عن طريق:
* التركيز على الأزمة بسرعة وهدوء
* جمع البيانات والمعلومات الكافية حول الأزمة
* استدعاء الفريق المختص بإدارة الأزمات
* التواصل مع الخبراء في هذا المجال
خامسًا: تحديد السبب الأساسي ومعالجته
بعد تمكنك من التحكم في الأزمة وعدم تفاقمها، عليك بالبدء في معالجتها بتحديد السبب الأساسي لوقوع الأزمة من خلال جلسة عصف ذهني لأعضاء الفريق، منعًا لتكرارها مرة أخرى.
بعض مدراء المشاريع من ذوي الخبرات كان لديهم إرشادات ونصائح للإدارة الفعالة للأزمة يمكننا الاطلاع عليها سويًا:
* تسهم الاستجابة السريعة عند وقوع الأزمة في إيجاد الحل المناسب سريعًا، بل تعتبر الاستجابة للمخاطر -بصورة سريعة- وسيلة فعالة لمنع وقوع المشكلات وتفاقمها.
* ينبغي وجود خطة لإدارة المخاطر وخطة لمواجهة الطوارئ، لأن هذين الخطتان تساعدا على منع تفاقم وزيادة الأزمة والاستجابة لها والتعامل سريعًا وتجاوزها.
* لابد من التركيز -بشدة- على الأهداف الكبيرة والطموحات من أجل اتخاذ قرارات صحيحة.
* ينبغي على مدراء المشاريع أن يرحبوا بكافة الآراء ووجهات النظر المختلفة وذلك من أجل تشجيع الفريق على اتخاذ القرارات الصحيحة بنجاح.
* يقول مدراء المشاريع ذوي الخبرة أنه ينبغي وجود تواصل فعال مع أصحاب المصلحة من أجل الحصول على دعمهم المناسب.
* تعد المواجهة خير سبيل لعلاج الأزمة وتخطيها بنجاح، فالهروب والتجاهل من أسوأ طرق التعامل مع الأزمات بل قد يؤدي إلى تفاقمها ووقوع خسائر كبيرة.