من أصعب التحديات التي تواجه مدير المشاريع في إدارة أي مشروع هو إنجاز المهام وتسليم المشروع في الوقت المحدد له، ويُعد ذلك من أهم معايير النجاح في إدارة المشاريع، والجدول الزمني عبارة عن قائمة بجميع مهام المشروع، وعادة يكون لها تواريخ للبدء والانتهاء، ويتم استخدام الجدول الزمني في أجزاء التخطيط للمشروع وأثناء إدارته، فالجدول الزمني من أهم العناصر لمدير المشروع وفريقه لأنه يحدد أي المهام التي ينبغي القيام بها وبأي ترتيب، ويجب المتابعة المستمرة للجدول الزمني لأنها أساس تنفيذه بنجاح وتحقيق أهداف المشروع.
وهناك عدة طرق تسهم في إعداد الجدول الزمني باحترافية وهذه الطرق هي:
* استخدم أدوات للجدولة: بعض مديري المشاريع يستخدمون ورقة عمل أو قائمة لعمل الجدول الزمني، لكن الأفضل استخدام برنامج أو تطبيقات عالية الجودة لتنفيذ جدولك الزمني بنجاح.
* مشاركة أعضاء الفريق والجهات المستفيدة: أثناء عمل الجدول الزمني ينبغي أن تشارك فريقك والجهات المستفيدة للاستفادة من خبراتهم وأفكارهم ويساعد هذا أيضًا على تحفيزهم وتشجيعهم على الالتزام به فهم جزء من نجاحه.
* استخدام مخططات: يمكنك استخدام المخططات لإنشاء جدول أكثر فعالية مثل مخططات جانت والرسوم البيانية حتى يكون جدولك الزمني مميزًا.
* متابعة الجدول الزمني: ينبغي على مديري المشاريع متابعة الجدول الزمني باستمرار والتأكد من توافق سير العمل وإنجاز المهام مع الوقت المحدد لكل مهمة في الجدول، وإضافة التحسينات إن تطلب الأمر ذلك، ويمكنك عمل وقت معين تقوم فيه بمراجعة جدولك ويتوقف هذا على نوع مشروعك وأهميته وحجمه.
* الحرص على تحقيق الهدف من المشروع: بعض مديري المشاريع يقومون بإعداد جدول زمني باستخدام أدوات فعالة ومناسبة، ويهتمون بوضع التواريخ والمدد الزمنية لكل مهمة، لكن يغفلون عن الهدف الأساسي من المشروع وإدراجه ضمن الجدول الزمني لتحقيقه بنجاح.
* إدارة المسار الحرج: ينبغي مراعاة المسار الحرج أثناء إعداد الجدول الزمني، ويختلف المسار الحرج من مشروع لآخر بل قد يتغير في المشروع الواحد، لذلك يجب أن يتحلى مدير المشروع بالمرونة حتى يستطيع التعامل مع المسار الحرج وإطالة مدة المشروع أو تقليلها.