يقوم مديرو المشاريع بالعديد من المهام من تخطيط وإشراف ومتابعة مستمرة لخطوات المشروع، وتعتمد المشاريع على موارد كرأس المال وفريق العمل وكل هذه الموارد ينبغي استخدامها وفقًا لنظام وجدول زمني محدد.
وإدارة الوقت أمر هام جدًا لنجاح المشروعات وتسليمها في المواعيد المحددة، ويجب على مديري المشاريع استخدام بعض الأساليب لإدارة الوقت وهي:
* وضع الخطة: يقوم مدير المشروع بقياس إمكانات وقدرات الموارد المتاحة معه، ووضع خطة زمنية تتوافق مع تلك القدرات، وهذه أول خطوة لإدارة الوقت الذي سيستغرقه المشروع بشكل فعال، كما يتم وضع جداول زمنية لكل مهمة داخل المشروع وإنجازها في الوقت المحدد لها حتى لا يتم إهدار الوقت دون فائدة.
وبما أن إدارة الوقت لها أهمية كبرى في نجاح المشروعات، فيمكن للمؤسسة أن توفر برامج تدريبية لمديري المشاريع حتى تمكنهم من إدارة وقتهم بكفاءة عالية.
* تحديد الأولويات: بعض المشاريع تكون على درجة كبيرة من التعقيد في كم المهام والمتطلبات التي تستلزم إشراف ومتابعة مستمرة، ويستوجب على مدير المشروع تحديد الأولويات والتعامل الناجح مع كافة المهام، لذلك توصل العلماء إلى نماذج مختلفة لإدارة المهام مثل:
جدول أيزنهاور ويُعد وسيلة فعالة لإدارة مهامك فهو يعمل على تنظيم المهام والأعمال وتحديد الأولويات، وينقسم إلى مربعات أربع يتحدد فيها المهام التي يجب إنجازها، فأولًا المهام العاجلة، وثانيًا المهام غير العاجلة، وثالثًا المهام غير المهمة والتي يمكن توكيل أحد للقيام بها، ورابعًا المهام التي يمكن حذفها، وهذه الطريقة المرتبة والمنظمة تعمل على عدم إهدار الوقت وزيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف بنجاح.
طريقة ألبين (ALPEN) وتعتمد هذه الطريقة على تدوين المهام والمواعيد والأنشطة المخطط لها، وتقدير الوقت لكل مهمة، والتخطيط الفعال لإنجاز المهام في وقتها المحدد، ثم اتخاذ القرارات التي تسهم في تحقيق مستويات عالية من النجاح.
مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20 هو أيضا نموذج يؤكد بشكل أكبر على حاجة مدير المشروع إلى التركيز دائما على المهام ذات الأولوية أولا.
* الاستراحة بين أداء المهام: قد يجد مدير المشروع نفسه منخرطًا في كم هائل من المهام، ويحاول العمل على إنجازهم دفعة واحدة، لكن هذا الأسلوب يساعد في إهدار الوقت لأن العمل باستمرار دون فاصل يقلل من الإنتاجية والكفاءة بل ربما يؤدي إلى الوقوع في الأخطاء وبالتالي يتم إهدار الوقت، لذلك ينبغي على مدير المشروع أن يقسم المهام وعند الانتهاء من مهمة يقوم بأخذ استراحة لدقائق يتناول خلالها كوب من القهوة أو يسير داخل غرفة عمله أو يمارس التأمل الذاتي، حتى يستطيع البدء في المهمة التالية بنشاط وحيوية.
* تجنب المماطلة والتسويف: ينبغي عليك كمدير لمشروع أن تتواصل باستمرار مع فريق العمل عبر أنظمة تواصل توفرها الشركة كرسائل البريد الإلكتروني، لكن قد تسبب هذه الوسائل تشتتًا للانتباه وتحويل التركيز إلى أشياء أخرى على مواقع الانترنت، لذلك يجب منح الشركة لمديري المشاريع والعاملين إجازات يمارسون فيها هواياتهم المفضلة، كي لا يلجئون لسياسة التسويف عند تكاثر الأعمال عليهم، كما يمكنهم اتباع أسلوب تقسيم المهام والبدء بالمهام الكبيرة التي تحتاج تركيز ومجهود أكبر ثم المهام البسيطة، تجنبًا للمماطلة وإهدار الوقت.
* تكليف آخرين بالمهام: لمدير المشروع رؤية ثاقبة وعقلية راجحة، لذلك عند تعدد المهام يمكنه تكليف أحد أعضاء فريقه للقيام بها، وتركيزه هو على خطوات سير المشروع ومدى نجاح تلك الخطوات.
مدير المشروع المميز هو الذي يتمتع بتقنية إدارة الوقت، بل ويتابع باستمرار أحدث الأساليب التي تنمي مهاراته لإدارة الوقت بصورة فعالة.