تُعد إدارة المخاطر جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع يتم من خلالها تحديد المخاطر المحتملة التي قد يتعرض لها المشروع، ووضع الخطوات والإجراءات اللازمة للحد من تأثير تلك المخاطر على المشروع وعلى نتائجه.
ومن أجل إنجاز مشروعك بنجاح والحفاظ على سير العمل فيه يمكنك اتباع هذه الخطوات في إدارة المخاطرة وهي:
أولًا: ينبغي على مدير المشروع التنبؤ بالمخاطر المحتملة وإشراك فريقه في ذلك، ومن أكثر المخاطر شيوعًا زحف النطاق وضعف أداء العاملين ونقص الموارد، بالإضافة إلى مخاطر أخرى كالتغييرات المفاجئة في السوق، وإصدار القوانين، ومخاطر المناخ وتأثيرها على المشاريع.
وبعد التنبؤ بالمخاطر المحتملة يستطيع مدير المشروع وضع الحلول لها، أو الاستراتيجيات الفعالة للتعامل معها وتجاوزها بسهولة.
ثانيًا: بعد التنبؤ بالمخاطر يجب أن تضع في خطتك ماهي المخاطر المحتملة الأكثر تأثيرًا على سير العمل وتؤدي إلى حدوث نتائج سلبية، لتكون لها الأولوية في وضع الحلول المناسبة والتغلب عليها حتى يأتي تأثيرها على سير العمل طفيفًا أو القضاء عليها وعدم حدوث تأثير.
ثالثًا: وضع الحلول لكل المخاطر المحتملة ومحاولة التغلب عليها يجعل مشاريعك أكثر نجاحًا بل قد يمنع حدوث المخاطر من الأساس، ويمكنك إشراك الجهات المستفيدة والاستماع إلى آرائهم ومخاوفهم للقدرة على التنبؤ بالمخاطر واتخاذ كافة التدابير اللازمة لتجاوز تلك المخاطر والقضاء عليها.
رابعًا: ينبغي على مدير المشروع المتابعة المستمرة للمخاطر التي تم تحديدها، فبسبب التطور التكنولوجي السريع والتحديات الكثيرة يمكن أن تتغير المخاطر وتظهر مخاطر جديدة لم تكن في الحسبان، وتقل حدة مخاطر كانت محتملة، فالمتابعة بانتظام تجعلك أكثر استعدادًا لمواجهة أي مخاطر.
خامسًا: أما عن أهم الأدوات المستخدمة في إدارة مخاطر المشروع فهي:
* سجل المخاطر (Risk Register) وهو قائمة بالمخاطر المحتملة التي تم تحديدها والأسباب المتوقعة لحدوث تلك المخاطر ومن المسئول عن التعامل معها، وبذلك يمكنك استخدام تلك القائمة أثناء العمل في المشروع والرجوع إلى كافة المعلومات عند مواجهة أي مخاطر لاتخاذ الإجراءات اللازمة للقضاء على المخاطر.
* إجراء تحليل SWOT (Strengths – Weakness– Opportunities –Threats)
وتحليل SWOT يتجاوز تحديد المخاطر ويقوم بدراسة العوامل الداخلية للمؤسسة لتحديد نقاط القوة (Strengths) والضعف (Weakness) والعوامل الخارجية لتحديد الفرص (Opportunities) والتهديدات (Threats) فمن خلاله تتمكن من الشعور بالثقة في أداء جميع أعمال المشروع والتغلب على جميع الصعوبات والمخاطر.
* استخدام تقنية العصف الذهني هو اجتماع مجموعة من العاملين والتفكير لحل مشكلة ما، وتشجيعهم على ابتكار أفكار وحلول جديدة، ويقول كل شخص رأيه أو الحل المناسب من وجهة نظره، ثم يقوم الجميع بقياس كل رأي ومدى نجاح نتائجه، فهو وسيلة فعالة لطرح أفكارًا جديدة تساعد في التغلب على المخاطر