في بداية حياتي المهنية كنت أقدم تقريرًا لمدير المشروع، وكان يتعلق بعقد اجتماعات أسبوعية لفريق المشروع، وخلال هذه الاجتماعات تم طرح العديد من الأسئلة وكانت تتعلق بتتبع الجدول الزمني للمشروع، وكان مدير المشروع يتعامل بشكل غير لائق مع أعضاء الفريق خلال الاجتماع، فقد كان يبحث عن كل التفاصيل وأدق المعلومات، لكني -وقتها- جعلت تركيزي منصبًا على تعلم إدارة الفريق وإدارة الجدول الزمني للمشروع، ربما كنت لا أحب الاجتماعات بهذا الشكل لأنها تفتقد مهارات التواصل مع الأعضاء، لكني اكتسبت معارف ومهارات كثيرة حول إدارة الجدول الزمني من أهمها المتابعة المستمرة والمنتظمة للجدول لأنها أساس نجاح المشروع.
وتوجد عدة أسس ومبادئ يمكنك الاعتماد عليها من أجل إدارة فعالة للجدول الزمني تُسهم في نجاح المشروع:
* استخدام أداة للجدولة:
وتعد أداة الجدولة ضرورية ومهمة لتنظيم جدول المشروع وتطويره ومتابعته وإحداث تغييرات إذا لزم الأمر، وقد وجدت أن العديد من مديري المشاريع لا يستخدمون أداة جدولة لإنشاء الجدول الزمني وإدارته، لكنهم يفضلون استخدام ورقة عمل أو شيء من هذا القبيل.
فعلى سبيل المثال، هل يمكن للنجار أن يستخدم الحجر لتثبيت المسامير في الأثاث؟
بالطبع لا فهو لا يفعل ذلك.
لذا يجب عليك استخدام برنامج (أداة جدولة) عالي الجودة للجدولة.
* إشراك أطراف المشروع
ينبغي إشراك أعضاء فريق المشروع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمن أجل الحصول على جميع مدخلات المشروع، بالإضافة إلى أن هذه الطريقة تساعد على تشجيع تلك الأطراف وشعورهم بأنهم جزء من نجاح المشروع، وتساعدك -أيضًا- على التقليل من عبء العمل عليك وحدك.
* استخدام مخططات الجدولة
لا يعتمد الجدول الزمني فقط على تواريخ وأنشطة وفقط، فهو يشمل حيثيات أخرى تتطلب مخططات مختلفة ومميزة لتجعل الجدول أكثر فعالية، ويمكنك تعلم جميع المخططات واستخدام ما يناسبك مثل مخططات جانت والرسوم البيانية لاستخدام الموارد ومخططات الشبكة وتقويمات المشروع.
* تحليل تبعيات الجدول
والتي تُعد أساسًا لإدارة أي جدول زمني، وكثير من مديري المشاريع لا يهتم بالتبعيات، لكن ينبغي عليك تحليل مخطط شبكة المشروع والبحث عن مسارات بديلة لإكمال عمل المشروع، كما يمكنك تجربة التبعيات التقديرية لمعرفة الفائض الزمني الكلي للمشروع.
* المتابعة المنتظمة للمشروع
لابد من المتابعة المنتظمة للجدول الزمني لأنها الأساس في نجاح المشروع، ويمكن أن تكون المتابعة يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا ويتوقف هذا على طبيعة المشروع وأهميته وحجمه، بالإضافة إلى متطلبات واحتياجات أصحاب المصلحة، ويجب كتابة تقرير يقيم حالة المشروع وتقديمه لأصحاب المصلحة.
* إعداد خط أساس الجدول الزمني
يساعد تتبع المشاريع من خلال خط أساس إدارة الجدول الزمني في قياس مدى التقدم الذي أحرزه المشروع، كما يساعد على مقارنة الأرقام المخطط لها والفعلية، ويمكن إدخال التحديثات له من أجل نجاح المشروع.
* إدارة المسار الحرج
البعض يعتقد بثبات المسار الحرج للمشروع، لكنه يتغير طوال دورة حياة المشروع، وقد توجد عدة مسارات حرجة داخل المشروع.
وينبغي دائمًا متابعة المسار الحرج وإدارته لاتخاذ الإجراءات اللازمة، لأنه قد يغير مدة المشروع، وربما تظهر مسارات جديدة، وقد يتوقف المسار القديم عن كونه مسارًا حرجًا.