تُعد الإدارة الفعالة لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersهي الأساس الذي يعتمد عليه نجاح مشروعك، فإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersتتطلب منك تحديدهم وتصنيفهم وتقييمهم حتى تتمكن من الحصول على الدعم المناسب من خلال سلطة ونفوذ كل فرد منهم.
وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersهم الأشخاص أو المنظمات التي لديها اهتمام ومصالح في المشروع ويمكنها التأثير في أهدافه، وقد يكون ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمن العاملين في المؤسسة كالمديرين وأعضاء الفريق وهم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع، كما يمكن أن يكون ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersأشخاص أو منظمات خارجية كالجهات الحكومية والنقابات العمالية.
ونستطيع القول بأن مصفوفة الخرائط تُسهم وبشدة في إعداد خطة فعالة لإدارة أصحاب المصلحة، فهي تساعد على تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع، وفهم متطلباتهم، ووضع وسائل الاتصال الفعالة للتواصل معهم.
ويمكن تصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersإلى فئات عديدة مثل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالتنفيذيين وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالفنيين وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي التسويق، لكن في العموم يهتم جميع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبنجاح المشروع، كما يمكنهم التأثير على نجاحه، لذا ينبغي عليك كمدير مشروع إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersباحترافية حتى لا تجد صعوبة في إنجاز مهام مشروعك بسبب كثرة متطلباتهم.
بعد إعداد قائمة بذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع، يمكنك تصنيفهم وتعيينهم وفقًا لأدوارهم.
فعلى سبيل المثال، نفترض أنك مدير لمشروع تطوير برامج، ونطاق المشروع يشتمل على إضافة مزايا جديدة لأداة المحاسبة، والمدة المحددة لتسليم المشروع هي عشرة أشهر، سنجد معًا أمثلة لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالذي يمكنك التعامل معهم طوال دورة حياة المشروع:
* ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالخارجيين: اللوائح الحكومية، العملاء، الراعي التنفيذي (والذي له صلاحيات الإنفاق والموارد لدي المؤسسة العميلة)
* ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالداخليين: أعضاء فريق المشروع، المصممين، مديري البرامج ومطوري البرمجيات والموارد البشرية.
- نجد أنك تحتاج لتحديد وتصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوذلك وفقًا لسلطتهم واهتماماتهم من أجل التعامل الفعال معهم في مشروعك، فقبل البدء في مشروعك ينبغي عليك تعيين ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقًا لعدة معايير أساسية، وهذه المعايير تتعلق بمتطلبات مشروعك واحتياجات ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلديك.
وعملية التعيين هذه هي عملية تعاونية يساهم فيها جميع أعضاء الفريق من خلال أدوات عرض مرئية تعمل على تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقا لتأثيراتهم واهتماماتهم على المشروع، ومن هذه الأدوات:
* مصفوفة raci ويمكن من خلالها تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersومسئولياتهم وأهم تأثيراتهم.
* خطة اتصال المشروع وتستطيع من خلالها إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلأنها تحتوي على أماكن تواجدهم ووسائل الاتصال المفضلة لهم، كما تتضمن خطة الاتصال الكثير من المعلومات التي يمكن أن تدعم إدارة أصحاب المصلحة.
* من الأدوات الفعالة أيضًا استخدامك لاستطلاعات العملاء لفهم وإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع.
تحليل أصحاب المصلحة
وبعد القيام بتحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المشروع، يجب إجراء عملية تحليل وتصنيف لهم، من خلال إجراء جلسة عصف ذهني مع أعضاء فريقك واستخدام أدوات وتقنيات مختلفة كرسم الخرائط، ويمكنك طرح عدة أسئلة مثل:
* من هم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي هذا المشروع؟
* أي من ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersيمكنهم التأثير بشدة على أهداف المشروع؟
* من لديه سلطة السيطرة على الموارد؟
* ما هي المصالح العليا لأصحاب المصلحة؟
تجد أنك بعد الانتهاء من جلسة العصف الذهني قد حصلت على معلومات كثيرة تساعد في تحليل أصحاب المصلحة، وتقوم بالبدء في عمل المصفوفة والتي ستفهم من خلالها كيفية تحفيز ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالحصول على دعمهم طوال دورة حياة المشروع.
تحليل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersباستخدام رسم الخرائط
ينبغي عليك القيام برسم كل صاحب مصلحة مع التركيز على درجة تأثيره واهتمامه بالمشروع، يمكنك استخدام الألوان لإظهار ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالأكثر أهمية لمشروعك، ويمكنك أيضًا تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالخاصين بالعميل باستخدام ألوان أخرى مختلفة.
بهذه الطريقة تتمكن من تحليل وتصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالأكثر قوة وتأثيرًا في مشروعك، وبذلك تستطيع تطوير خطة إدارتك لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالتعامل معهم وفقًا لذلك، ولن تهدر وقتك في التفاعل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالآخرين الذين ليس لديهم أي تأثير أو قوة.
ينبغي عليك العلم بأن رسم خرائط ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعملية مستمرة طوال دورة حياة المشروع، ويجب عليك تحديثها باستمرار من أجل الحصول على الدعم المتواصل من أصحاب المصلحة.