لا يمكن التكيف مع الظروف والتأقلم بطمأنينة دون تغيير، وفي عالم المال والأعمال لابد من التغيير لمواكبة جميع التحديات والقدرة على المنافسة حتى تكون دومًا رائدًا في هذا المجال، ويمكنك التأكد من أن التغيير سيكون مفيدًا وناجحًا من خلال إدارة التغيير بحرص وعناية.
إدارة التغيير هو أمر بالغ الأهمية ويعني وضع خطة شاملة تساعد على الانتقال من نظام (أ) إلى نظام آخر (ب) لتحقيق النجاح.
طوال السنوات الماضية تم اقتراح وتطوير نماذج كثيرة لإدارة التغيير، لكن ينبغي عليك اختيار النموذج الذي يناسبك وهذا يعتمد على احتياجاتك ومواردك وحجم الأعمال لديك بالإضافة إلى أنواع التغيير التي تريد حدوثها.
أولًا: تعريف إدارة التغيير
إدارة التغيير هي عملية اتخاذ مجموعة من القرارات المترابطة التي تسمح للمؤسسة أو لأي كيان تجاري بالتحول من الأنظمة والظروف الغير مناسبة لأهداف الشركة إلى أنظمة أخرى أفضل للأعمال على المدى القصير أو المتوسط أو الطويل والتي تحقق للشركة أهدافها وطموحاتها في نجاحات عديدة.
ثانيًا: العوائق التي تمنع إجراء التغيير
عليك العلم بأن عملية التغيير التي ستقوم بها يمكن أن تفشل، لذا ينبغي إجراء جميع التحسينات واتخاذ كافة الاحتياطات اللازمة لتجنب الوقوع في مشكلات قد تؤدي إلى فشل إحداث التغيير المطلوب.
وهناك بعض العوائق التي قد تمنك من إجراء التغيير وهي:
- عدم موافقة أصحاب المصلحة
قد لا يرغب الموظفون والمديرون وغيرهم في إحداث التغيير، فعدم إشراك مثل هؤلاء هو خطأ تجاري، لذا يجب عليك إفهامهم سبب التغيير وإعطائهم الدور المناسب للمشاركة في عملية التغيير واطلاعهم على كل الخطوات والنتائج المتوقعة من حدوث التغيير. - عدم التواصل الفعال
ينبغي أن يكون جميع العاملين في المؤسسة على تواصل وتفاعل بكل ما يخص التغيير ومعرفة كل المستجدات فعدم التواصل بين العاملين يُعد من أكبر العقبات التي تقف في طريق تحقيق التغيير. - سوء التخطيط
عدم التخطيط الجيد للتحول ونقل الأنظمة سيؤدي إلى فشل التغيير أو عدم تحقيقه بالصورة المتوقعة له، بالإضافة إلى وضع المشاعر في الحسبان أثناء التخطيط لأن هناك الكثير ممن يقاومون التغيير. - عدم وضوح الهدف
قد تبدأ بعض المؤسسات في شراء أحدث التقنيات دون وضوح سبب حاجتها إليها أو الهدف الذي تحققه من شرائها، لأنه دون وضوح الهدف منذ البداية ستملك أنظمة غير مفيدة لأعمالك أو تضر بعملياتك. - قوة الأنظمة
بسبب نمو المؤسسات وازدهارها وقوة أنظمتها وعملياتها، قد يكون من الصعب تغيير هذه الأنظمة والتحول إلى أنظمة أخرى جديدة.
ثالثًا: أهم الخطوات لنجاح عملية التغيير
التغيير ليس أمرًا سهلًا حتى لو كان التغيير في أمور شخصية كتغيير شقتك -مثلا-، وفي بيئة العمل يُعد التغيير كذلك أمرًا صعبًا فهناك أشياء يمكن كسبها أو خسارتها، لذلك لابد من وضع أسس وخطوات لإدارة عملية تغيير ناجحة وبكفاءة وهذه الخطوات هي:
الخطوة الأولى: خلق شعور الحاجة إلى التغيير
لإحداث التغيير بشكل فعال عليك إشراك الجميع في خطة التغيير والاستماع إلى وجهات نظرهم والأخذ بآرائهم، وإخبارهم بأسباب التغيير حتى يكون لديهم الدافع لمشاركتك وبدء التغيير معك.
الخطوة الثانية: تشكيل فرق ذات كفاءة
ينبغي تحديد الأفراد التي تتميز بالكفاءة العالية والخبرات والمهارات وجعلهم قادة للتغيير لتمكنهم من التأثير على الآخرين والقضاء على أي مشكلات ومواجهة العقبات لتعزيز عملية التعزيز.
الخطوة الثالثة: إعداد رؤية واضحة للتغيير
وضع رؤية مستقبلية ذات قيمة واضحة تسمح للجميع بفهم أدواره وما ينبغي عليهم القيام به يوميًا للتكيف مع التغيير والوضع الجديد.
الخطوة الرابعة: استثمار التواصل
اعمل على جعل التواصل فعال وذات أهمية، قم بالتواصل مع جميع المشاركين في عملية التغيير وإعلامهم بمستجدات الأمور حول التغيير حتى يكونوا على دراية كاملة ويعرفوا ما يجب عليهم فعله.
الخطوة الخامسة: التمكن من التغيير
يجب على المؤسسة أن يكون لديها القدرة على إحداث التغيير من خلال محو الحواجز البشرية والتقنية والتنظيمية التي من الممكن أن تقف في طريق التغيير، فإن لم تمتلك الشركة القوة والقدرة والإمكانية فمن المحتمل أن تفشل عملية التغيير.
الخطوة السادسة: تحديد الأهداف قصيرة المدى
عندما يحقق العاملين بعض التقدم في الأعمال التي يقومون بها سيشعرون بالحماسة والتشجيع، لذا يمكنك استغلال هذا الدافع لصنع أهداف والاحتفال عند تحقيقها ومنح
الخطوة السابعة: بادر بالتغييرات
ربما تود عمل التغييرات التي ينتج عنها مكاسب قصيرة الأجل، لكن الأفضل أن تبادر بالتغييرات العميقة في الهيكل التنظيمي لأنها قادرة على عمل تحسينات مستمرة في جميع العمليات وتحقيق مزيد من الإنجازات وزيادة الربحية.
الخطوة الثامنة: اجعل التغيير جزءًا من ثقافتك
ينبغي أن يصبح التغبير جزءًا من ثقافة المؤسسة من خلال دعم جميع مستويات القيادة داخلها، وذلك أيضًا بدمج التغيير في الأنظمة الرسمية.
فجعل التغيير جزءًا من ثقافة الشركة يؤدي إلى إعداد فرق عمل مستعدة دائمًا للتغيير وتعمل على تنفيذه بنجاح، وينبغي على الشركات أن توفر مساحات للابتكار والإبداع حتى تبقى قوية للتنافس في السوق العالمية.
رابعًا: قبل تنفيذ عملية التغيير
- قبل تنفيذ عملية التغيير هناك بعض الأمور لابد من مناقشتها، فقبل البدء في تنفيذ نموذج إدارة التغيير علينا فهم وتحليل ما نحتاج إلى تغييره، بالإضافة إلى وضع خطة تغيير توضح لنا خطواتنا نحو التغيير.
- ينبغي أن نعرف ما الذي نريد تغييره، وما الأسباب التي تدفعنا إلى التغيير التنظيمي، بالإضافة إلى معرفة العناصر التي تراها المؤسسة من أهم مكونات عملية التغيير سواء كانت أدوات أو كفاءات يمكن استخدامها.
- وفي مراحل التغيير ينبغي معرفة جميع الأقسام التي يشملها التغيير والعناصر التي سنحتاجها في كل مرحلة، فينبغي على المؤسسة والعاملين إدارة التغيير باستمرار ومواصلة النمو حتى تكون الشركة قادرة على البقاء والمنافسة.
- هناك العناصر غير الملموسة التي تؤثر على التغيير كفرق العمل وأنظمة الاتصال والثقافة والقيادة، ويجب تنظيم الفرق التي سوف تقود عملية التغيير حيث يكون هناك مدير التغيير وهو محترف لديه مهارات تمكنه من التحول الرقمي وحل النزاعات وإداراتها حتى تتم عملية التغيير بنجاح.
لابد من توافق ثقافة الشركة مع التغييرات التي سيتم القيام بها حتى لا تفشل هذه التغييرات.
ينبغي على القيادة التنظيمية خلق بيئة مناسبة ومستعدة للتغيير كالبيئة المواتية التي يقوم فيها القائد بتشجيع المشاركة ودعم العاملين للإبداع والابتكار. - وهناك أيضًا عناصر ملموسة وهي الأدوات أو الوسائل التي يستخدمها المشاركون في عملية التغيير من تحديد الأهداف وقياس الأداء والتعلم المستمر والمكافآت.
- أما عن تحديد الأهداف فلا يتم تغيير دون وضع أهداف له ويجب أن تكون أهدافًا قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى والعمل باستمرار على تحقيقها بصورة متتالية.
- ينبغي أن يكون لديك مقاييس للنجاح لمعرفة إذا كنت تحقق الأهداف أم لا وهل أنت بحاجة إلى التوقف وإصلاح بعض الأمور أم أنك تسير بقوة في طريق التغيير.
- يكفل التغيير للعاملين التعلم المستمر، وزيادة المعارف واكتساب المهارات والخبرات ويجعلهم أكثر دراية ومعرفة وعلى استعداد دومًا لأي تغيير مع تقليل نسب الأخطاء بسبب التعلم المستمر.
- عملية التغيير صعبة وشاقة على العاملين داخل المؤسسة، لذا ينبغي عليك تقدير العاملين ومنحهم المكافآت حتى تضمن استمرار حماسهم لمواصلة العمل وتحقيق التغيير.
خامسًا: إدارة التغيير بشكل مثالي
قبل أي شيء لابد من معرفة لماذا نحن مجبرون على التغيير؟ ففي ظل المنافسين الجدد وتعبئة رأس المال وصعوبة الاحتفاظ بالمواهب البشرية وتغير التقنيات، ينبغي الإقدام على التغيير حتى يمكننا التكيف مع الأوضاع الجديدة ومواجهة التحديات والقدرة على المنافسة.
وإذا أرادت المؤسسة عمل تغيير ينبغي أن تعرف متى يجب التغيير وأين وكيف حتى يتم بشكل مثالي ويحقق أهداف المؤسسة، ويمكن ذلك من خلال معرفة بعض الأمور ووضعها في عين الاعتبار مثل:
مستوى التغيير أيديولوجي أم تنظيمي، ومن الذي يسمح بالتغيير، وتحديد الميزانية اللازمة للتغييرات، واختيار الأشخاص المسئولين عن مراقبة ومتابعة تنفيذ التغيير، محاولة توقع حجم المخاطر الناتجة عن التغيير وطرق التغلب عليها، التنبؤ بآثار التغيير على مجتمع الأعمال والعملاء، العمل على اختيار الوقت المناسب لتنفيذ التغيير، مدى كفاءة العاملين وهل يمكن استقطاب بعض المواهب الخارجية.
سادسًا: تطبيقات و برامج مقترحة لإدارة التغيير
سأقترح هنا برامج وتطبيقات مفتوحة المصدر تستطيع من خلالها إدارة التغيير ومتابعة خطواته مثل:
* صن فيو تشانغير (SunView ChangeGear) يساعدك هذا التطبيق على تخطيط التغيير التنظيمي، كما يساعد في متابعة الحسابات.
ويمكن استخدامه لأتمتة كل من إدارة التغيير وإدارة الإصدار وهو مناسب بشكل مثالي للاستخدام في أنشطة التكنولوجيا الحديثة (DevOps).
ويأتي هذا التطبيق بتقويم أحداث، وإدارة الموافقة الآلية، وميزات التقارير المرئية، وأدوات إدارة التغيير، وخدمات الاتصالات والإشعارات.
كما يأتي مع العديد من عمليات تكامل الجهات الخارجية ويمكنه الاتصال بإدارة الأصول الأخرى ومراقبة النظام والتحكم في شفرة المصدر وهو قابل للتخصيص بالكامل.
* 360factorsلتحسين عملية التغيير، يمكنك من خلاله ضمان أن عملياتك تتوافق مع الإرشادات المقدمة من السلطات التنظيمية ومعايير الصناعة.
ويأتي مزودًا برؤى مفيدة لإدارة المخاطر ويمكن استخدامه بمفرده أو دمجه مع أنظمتك الحالية لمساعدتك في إدارة الإبلاغ عن الحوادث والتدقيق. إنه مرن ومصمم للعمل بطريقة معيارية ولديه أدوات مفيدة لإدارة المخاطر وتخطيط استراتيجية الأعمال.
* توجيه المستخدم UserGuiding وهو برنامج يساعد على تسهيل عملية التغيير لموظفيك عن طريق إضافة تجربة إعداد تفاعلية إلى الأنظمة الجديدة التي تأتي مع التغيير، ويسهم أيضًا في تثقيف المستخدمين باستخدام أدلة المستخدم التفاعلية، وخلق شعور بالتقدم من خلال قوائم التحقق، وزيادة المشاركة.
كما يساعد في تحليل كل جديد باستخدام أداة تحليل مميزة، ويمكنك من تخصيص التجربة عن طريق تقسيم مجموعات المستخدمين المخصصة واستهدافها.
* ServiceNow ويركز على تجربة الموظف من خلال تحسين الاتصالات وتبسيط تدفقات إدارة المشروع، ويساعد في استخدام الموارد والمعلومات ومشاركتها بشكل أكثر فعالية، ودمج البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.
- ربما تتطلب عملية التغيير بذل مزيد من الجهد لكن ستصبح المؤسسة أكثر نجاحًا وتحقق جميع الأهداف.