تعتبر إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمن أهم العمليات في دورة حياة أي مشروع، والتي يجب على مديري المشاريع وضع الطريقة والاستراتيجية الفعالة لإدارتهم من أجل الحصول على الدعم المناسب لتحقيق أهداف المشروع، ويمكن أن يكون لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersتأثير إيجابي أو سلبي على دورة حياة المشروع، لذلك ستحتاج إلى تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين وإنشاء خطة إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلتلبية متطلباتهم، تجنبًا لحدوث أي مشكلات، فإذا لم تتم تلبية متطلباتهم أو إذا لم يشاركوا في المشروع، فإن إمكانية نجاح المشروع ستنخفض، لذلك يحاول مدير المشروع تحقيق التوازن من أجل إكمال المشروع بنجاح.
أهمية إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي نجاح المشروع
نجد أن رؤساء الأقسام، ومنسقي المشروع، وأعضاء فريق المشروع، والمديرين التنفيذيين، ومجلس الإدارة، ورعاة المشروع، هم أمثلة لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالداخليين والذين تؤثر عملياتهم على المشروع أو تتأثر به، أما ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالخارجيين فهم خارج منظمة المشروع، كالبائعين والموردين والهيئات التنظيمية والحكومة والمجتمعات والمنظمات.
وينبغي أن تعلم جيدًا أن رضا ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوحسن التعامل معهم هو المعيار الأساسي لنجاح أي مشروع، فبغض النظر عن نوع المشروع يجب عليك تلبية متطلباتهم والعمل على سد احتياجاتهم، ونجد أن مدير المشروع الناجح يعمل على إشراك ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالإيجابيين، وذلك من خلال التواصل معهم بأحدث وسائل الاتصال الفعالة من أجل الحصول على دعمهم.
وإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعملية متكررة يتم تنفيذها طوال دورة حياة المشروع وتحديثها باستمرار وفق المتطلبات المتغيرة أو وجود أصحاب مصلحة جدد، وينبغي أن تتوافق عملية إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمع خصائص المشروع.
تأتي عملية تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع بعد وضع ميثاق المشروع، وبما أنك ستحتاج إلى توثيق معلومات ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي سجل، فسوف تقوم بإنشاء سجل أصحاب المصلحة.
الوقت المناسب للبدء في إجراء تحليل أصحاب المصلحة
في بداية المشروع يجب تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفهي الخطوة الأولى في عملية تحليل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالأساس في خطة إدارتهم، وتحليل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersتعني -باختصار- فهم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي مشروعك ومعرفة مدى أهميتهم في نتائج المشروع ومستوى تأثيرهم على أهدافه، فمن خلال ذلك تتمكن من عملية إدارة فعالة لأصحاب المصلحة.
تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholders
ربما يكون من السهل تحديد بعض ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersكمدير المشروع، فريق المشروع، العميل، مجلس الإدارة، المستثمرين، لكن من أجل فهم كيفية تفاعلهم في المشروع وتحقيق نتائج إيجابية، عليك بتحليل سجلات ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersللمشاريع السابقة.
يمكنك العمل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلمعرفة أهم متطلباتهم، وتبادل الأفكار مع فريق المشروع لتحديد الأفراد والمجموعات التي يمكنها التأثير على نتائج المشروع، كما يمكنك الاستعانة باستشارة الخبراء في إدارة أصحاب المصلحة.
تقييم أصحاب المصلحة
تتعدد أنواع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersولذلك يكون لهم تأثيرات مختلفة على أهداف المشروع، ومن أجل إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبنجاح واستثمار الوقت والموارد بشكل فعال، عليك تصنيفهم وفقا لسلطتهم واهتماماتهم، ويمكن تقييم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقًا للعوامل التالية:
المتطلبات، احتياجات التواصل، التوقعات، التأثير، الاهتمام، والقوة.
سجل أصحاب المصلحة
يعد سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمن أهم وثائق المشروع التي تساعد على تصنيف وتحديد وتقييم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المشروع، فيجيب سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعلى العديد من الأسئلة المتعلقة بذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمثل:
- ما هي أسماء وتفاصيل الاتصال بأصحاب المصلحة؟
- ما هي توقعات ومتطلبات أصحاب المصلحة؟
- من هم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالأكثر أهمية؟
- ما هي طرق الاتصال للتعامل مع أصحاب المصلحة؟
- ما هو مستوى تأثير أصحاب المصلحة؟
بعد تحديد أصحاب المصلحة، يأتي تحليل أصحاب المصلحة وتصنيفهم وعمليات الإدارة، ووفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) يمكن تصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersإلى أربع مجموعات وهي: السلطة والمصلحة، والقوة والنفوذ، والتأثير والتأثر، السلطة والنفوذ والشرعية، حيث يتم تصنيفهم وفقا لسلطتهم وتأثيرهم واهتمامهم بالمشروع، كما يمكن تصنيفهم وفقا لنفوذهم وشرعيتهم.
مثال على تسجيل أصحاب المصلحة
يتضمن -عادة- سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersتلك المعلومات
الاسم، القسم، المسمى الوظيفي، الدور في المشروع، التوقعات، التأثير (منخفض/ مرتفع) – التأثر (منخفض/ مرتفع) الفئة.
والشكل التالي يوضح سجل أصحاب المصلحة، والذي يتضمن أعمدة تتناول أسئلة محددة يمكن تخصيصها مع مراعاة متطلبات المشروع.
ويُعد سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوثيقة هامة يجب تحديثها خلال دورة حياة المشروع، فهو يوفر معلومات حول جميع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع وسماتهم، فمع تقدم الذي يحرزه المشروع يتغير ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوتأثيراتهم، فقد يظهر أصحاب مصلحة جدد ويفقد بعض ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersاهتمامهم بالمشروع، وبالتالي تتغير قوتهم وتأثيرهم على المشروع. بالإضافة إلى ذلك، لابد وأن يكون سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوثيقة سرية لأنه يتضمن الكثير من المعلومات حول مختلف الأشخاص والمنظمات.
فالإدارة الناجحة للمشروع، تعتمد بشكل أساسي على سجل أصحاب المصلحة.
فوائد سجل أصحاب المصلحة
ينبغي عليك كمدير مشروع أن تعلم جيدًا أن ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersيمكنهم جعل كل شيء صعبًا أو سهلًا، فالمشاريع تتسم بالتطور والتغيير، وقد توجد أفراد مهتمة بمشروعك في البداية، ثم تفقد هذا الاهتمام والتأثير مع التقدم في المشروع، ومن أجل إدارة كل تلك الأمور بسهولة ينبغي التواصل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersواستثمارهم من أجل نجاح مشروعك.
تعتبر القيمة الحقيقية لسجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي كونه دليلًا للاتصالات التي تمكن المشروع من السير وفقًا للخطة، بالإضافة إلى تزويد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبالمعلومات اللازمة تجعلهم من مؤيدي المشروع وبالتالي يساعدون في تحقيق النجاح للمشروع.
ويمكن استخدام سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersكأداة لتخطيط المشروع، وتشكيل الفريق، وتحديد معايير النجاح، وتحديد المهام والمسئوليات.
وحين تسعى للحصول على مدخلات من فريق المشروع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالآخرين، فإنك بذلك تؤكد قيمة دعم الآخرين وجعلها من خطوات التخطيط الأولى للمشروع، مما يجعلك تكتسب ثقتهم ومزيدًا من دعمهم.