تتطلب إدارة المشاريع عمل جدول زمني والذي يساعد على إدارة الوقت، فإنجاز المهام وتسليم المشروع في الوقت المحدد، يُعد من أهم معايير النجاح في إدارة المشاريع، وخط الأساس هو خطة معتمدة للجدول الزمني للمشروع وتستخدم -عادة- لمقارنة تواريخ البداية والنهاية الفعلية بتواريخ البداية والنهاية المحددين في تلك الخطة، وذلك من أجل التأكد من مدى الالتزام بالمواعيد المتفق عليها في الجدول الزمني للمشروع مثل مواعيد تنفيذ النشاطات والمعالم ومواعيد دفع المستحقات والتكاليف المحددة، ويقوم مدير المشروع باتخاذ إجراءات تصحيحية في حالة وجود تحول عن الخطة الأصلية.
جدولة المشروع
جدولة المشروع هي عملية يتم فيها تحويل خطة المشروع إلى جدول زمني يشمل جميع الأنشطة والمهام المطلوب إنجازها من أجل تسليم المشروع في ميعاده المحدد، فهي -باختصار- فن تخطيط أنشطة المشروع والعمل على إنجازها في وقت محدد، وتحتوي عملية جدولة المشروع على الأدوات والوسائل التي تساعد فرق المشروع في إعداد جداول عمل فعال.
والجدول الزمني للمشروع هو مستند يشمل جميع الأعمال اللازمة لتسليم المشروع في وقت محدد.
خطوات الجدولة وإدارة الجدول الزمني للمشروع
عند إنشاء جدول زمني للمشروع، ينبغي طرح سؤال هام وهو:
ما هي المهام التي يجب إدراجها داخل الجدول ولأي غرض؟
قد تحتاج لخبرة ومعرفة متخصصين في هذا المجال، لكن هناك خطوات أساسية يجب اتباعها لجدولة المشاريع وهي:
- إنشاء هيكل تنظيم العمل (WBS)
- تحديد مجموعات العمل
- تحديد الأنشطة والعلاقات بينها (تبعيات النشاط)
- تحديد الموارد وتخصيصها
- وضع الإطار الزمني
- تحليل المسار الحرج والجدول الزمني العام
جدول خط الأساس
وفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) فإن جدول المشروع هو “التواريخ المحددة لأداء الأنشطة”.
وهو نسخة من جدول المشروع يمكن استخدامها لتحليل أداء المشروع والإبلاغ عن فروق الجدول الزمني، فالجدول الزمني الأساسي هو خارطة طريق لإعداد ميزانية خط الأساس وخطط التعبئة وخطط تخصيص الموارد وغيرها من وثائق إدارة المشروع.
وقد نجد -مع تقدم المشروع- تحولًا للجدول الأساسي عن الجدول الفعلي، وبذلك تؤثر المخاطر على مواعيد التسليم ويؤدي إلى حدوث تأخيرات، وفي تلك الحالة لابد من اتخاذ إجراءات تصحيحية.
وربما نجد -أيضًا- تغييرات في النطاق تؤدي إلى تغيير في تقديرات المدد والتكاليف، لذلك ينبغي أن يأتي طلب تغيير وتعديل الجدول الأساسي بشكل رسمي.
متابعة جدول خط الأساس
بعد موافقة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعلى الجدول الزمني الأساسي، يتم الاحتفاظ به لتحليل الاختلافات بين التواريخ المخطط لها والفعلية.
ويتم تحديد التغييرات في المسار الحرج وتباين الجدول والتأخيرات والإبلاغ عنها.
أهمية الجدول الزمني الأساسي في إدارة المشاريع
على سبيل المثال، نفترض أن أحد أنشطتك على المسار الحرج تم التخطيط لها لمدة 10 أيام، لكن استغرق الأمر 15 يوما لإكماله على الموقع.
نجد أن تباين الجدول هو 5 أيام، وهذا يعني أن مشروعك سيتأخر لمدة 5 أيام وفقا لجدول مشروعك.
لاحظ أن هذا التأخير ناتج عن تأخير نشاط واحد، فما الذي سيحدث إذا تأخرت الأنشطة الأخرى أيضًا؟
فالجدول الأساسي يساعدك على فهم أداء المهام، فنفترض -مثلا- أن الإنجازات الرئيسية لمشروعك سوف تكتمل في الشهر القادم، فإذا لم يكن لديك خط أساس للجدول فلن تستطيع أن تؤكد على إكمال مهامك في الوقت المحدد، فإذا أفاد خط الأساس لديك بأن إكمال الإنجازات في غضون أسبوعين، لابد لك من استخدام تقنيات ضغط الجدول الزمني من أجل التسليم في الموعد المحدد.
أهم المزايا التي يوفرها خط أساس الجدول:
- المقارنة بين المخطط له والفعلي: يوفر الجدول الزمني الأساسي الأرقام المخطط لها والتي تستخدم لإجراء مقارنات بينها وبين الأرقام الفعلية.
- قياس الأداء وتحليل القيمة المكتسبة: يمكن لفرق المشروع إجراء تحليل القيمة المكتسبة باستخدام القيم المخططة لجدول الأساس والقيم الفعلية من تقارير أداء العمل.
- تحسين التقديرات المستقبلية: يساعد توثيق حسابات أداء التكلفة والجدول الزمني على تحسين الخطط والتقديرات المستقبلية.
عندما لا يتوفر لديك جدول زمني أساسي جيد ومناسب، فربما تواجهك بعض المشكلات التي ينبغي التغلب عليها وتخطيها ومن هذه المشكلات:
- عدم كفاية الموارد (العمالة والمواد والمعدات)
- التأخير في الجدول الزمني
- مشكلات إدارة الجودة
- مشكلات في إدارة التغيير
- عدم رضا العملاء أو أصحاب المصلحة
- عدم توافق تقارير الأداء والتقدم
وفي النهاية نستطيع أن نؤكد على استخدام الجداول الأساسية كمراجع لتحليل أداء الجدول الزمني للمشروع، فهي وثيقة تساعد على المقارنة التواريخ المخطط لها والفعلية، يمكن استخدام تحليل القيمة المكتسبة (EVA) ومؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) مع خطوط الأساس لفهم مدى التقدم الذي يحرزه المشروع، وبذلك نتمكن من إنجاز المشروع بنجاح وتحقيق الأهداف المنشودة.