قد تحدث مشاكل غير متوقعة في أي عملية، ففي الغالب لا تسير الأمور كما هو مخطط لها، وعند حدوث مشكلة داخل المشروع، غالبًا ما يجد أعضاء الفريق حلًا سريعًا ولكنه مؤقت من أجل التغلب عليها في الوقت الحالي، ومع ذلك تصبح الحلول السريعة عديمة الفائدة بسبب تعقيد المشكلة مع تقدم المشروع، وإذا لم يتم تحديد السبب الرئيسي لذلك أو معالجته بشكل صحيح، فسيحدث ذلك بشكل متكرر.
وهنا كانت الحاجة لتقنية Whys 5، فهي أداة بسيطة تساعد على تعريف واستكشاف المشاكل من خلال تحديد أسبابها الرئيسية.
وفي هذه المقالة، سنتحدث عن هذه التقنية، وسنعرف معناها وكيفية تطبيقها.
ما هي تقنية Whys 5؟
تُعرف أيضًا باسم تقنية الأسباب الخمسة واللماذات الخمسة، وهي تقنية تستخدم لتحديد السبب الرئيسي للمشكلة عن طريق طرح سؤال “لماذا” بشكل متكرر.
تم تطوير هذه التقنية في عام 1930 من قبل السيد ساكيتشي تويودا وهو مؤسس منشأة تويوتا للصناعات، ثم أصبحت تقنية عالمية تستخدمها تويوتا والعديد من الشركات الأخرى اليوم.
في الأساس، تعتمد تقنية الأسباب الخمسة على سؤال “لماذا” عدة مرات لفهم جميع جوانب المشكلة، وغالبًا ما تستخدم بالاقتران مع تقنيات أخرى مثل مخطط عظم السمكة، وستة سيغما (DMAIC)، ودورة ديمينغ (PDCA).
متى تستخدم هذه التقنية؟
يمكن استخدام تقنية الأسباب الخمسة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها وتحسينها، فعندما تكتشف أن المشروع لا يسير بشكل صحيح، يمكنك تنفيذ هذه التقنية لإيجاد الحل المناسب.
ومن ناحية أخرى، هي مناسبة للمشاكل البسيطة، فهي توجهك إلى تتبع مسار واحد محدد عندما تتعدد الأسباب، وفي مثل هذه الظروف، قد يكون من الجيد استخدام تقنية الأسباب الخمسة بجانب مخطط عظم السمكة أو تقنية تحليل الإمكانيات وتأثير الأخطاء (FMEA).
تستخدم تقنية الأسباب الخمسة على نطاق واسع بسبب بساطتها ومرونتها، حيث يمكنك العثور على الأسباب الرئيسية بسرعة في المحاولة الأولى، فعندما تكتشف مشكلة، جرب هذه التقنية قبل استخدام تقنية أكثر تفصيلًا أو تعقيدًا.
كيفية تطبيق تقنية الأسباب الخمسة
يمكن اتباع الخطوات التالية لإجراء تحليل الأسباب الخمسة:
الخطوة الأولى: تجميع الفريق
يجب تجميع الفريق من أجل إجراء جلسة عصف ذهني للكشف عن السبب الرئيسي للمشكلة، ولجعل العصف الذهني أكثر فعالية، يجب أن يكون أعضاء الفريق على دراية بتفاصيل المشكلة، ليتمكنوا من تقديم خبراتهم ووجهات نظرهم من خلال طرح أسئلة حاسمة.
الخطوة الثانية: تحديد المشكلة
تحديد المشكلة هو أول شيء يجب على الفريق القيام به في تقنية الأسباب الخمسة، وفي هذه الخطوة، يجب تحديد المشكلة بوضوح وكتابة تقرير موجز عنها، وإذا كان تقرير المشكلة واضحًا بما فيه الكفاية، فسيقضي الفريق وقتًا أقل في حلها.
وفي هذه الخطوة، ينبغي أيضًا تحديد نطاق المشكلة وحجمها وخصائصها، وإذا كان نطاق المشكلة كبيرًا، فستحتاج إلى تحسينات شاملة وكبيرة، وإذا كان نطاق المشكلة ضيقًا، فقد تكون التحسينات أصغر.
الخطوة الثالثة: اسأل “لماذا؟”
في هذه الخطوة، يسأل قائد الفريق فريقه “لماذا” حدثت المشكلة ويجيب الفريق على السؤال، ثم يسأل قائد الفريق عن إذا تم حل المشكلات والأسباب المحددة، فهل ستظل المشكلة موجودة، وإذا أجاب الفريق ب “نعم”، فيجب على قائد الفريق أن يسأل “لماذا” مرة أخرى.
في بعض الأحيان يمكن تحديد السبب الرئيسي في “لماذا” في المرة الثالثة أو الرابعة، وفي بعض الحالات لا يمكن تحديده إلا في “لماذا” الخامسة.
يجب أن تركز إجابات أعضاء الفريق على أخطاء المشروع، ولا ينبغي أن تتأثر إجابتهم بتحيزاتهم وعواطفهم، لأن خلاف ذلك سيجعل النتائج مضللة.
إذا اكتشفت أكثر من سبب واحد للسبب الرئيسي للمشكلة، كرر هذا التمرين لكل سبب للعثور على السبب الرئيسي الأساسي.
الخطوة الرابعة: تحديد الأسباب الرئيسية
بمجرد تحديد الأسباب الرئيسية، يجب إنشاء قائمة بالحلول المناسبة لمعالجة كل منها، وفي هذه الخطوة، يحدد القائد مسؤولية المشاركين في تنفيذ الإجراءات اللازمة.
لاحظ أنه لا يوجد تنسيق محدد يستخدم لتوثيق منهجية الأسباب الخمسة، فبعض المنشآت تستخدم تنسيقات خاصة بها، بينما يستخدم البعض الآخر طرقًا مختلفة.
أمثلة بسيطة لتقنية الأسباب الخمسة “Whys 5”
لفهم أفضل لتقنية الأسباب الخمسة، دعنا نراجع هذه الأمثلة
سبب المشكلة: رفض العميل دفع ثمن الدفعة المقدمة.
لماذا رفض العميل دفع ثمن الدفعة المقدمة؟ لأننا انتهينا من العمل في وقت متأخر.
لماذا انتهينا من العمل في وقت متأخر؟ لأن العمل استغرق وقتًا أطول من المتوقع.
لماذا استغرق العمل وقتًا أطول من المتوقع؟ لأننا لم نتمكن من شراء ما يكفي من المواد لهذا المشروع.
لماذا لم نحضر ما يكفي من المواد؟ لأننا لم نشتر في الوقت المحدد.
لماذا لم نشتر المواد في الوقت المحدد؟ لأننا لم نضع جدول محدد للعمل.
إذًا السبب الرئيسي للمشكلة: هو أننا لم نضع جدول محدد للعمل.
والحل: هو التعاون والاتصال الجيد بين فريق المشروع، وعقد اجتماعات بانتظام لتجنب قلة الاتصال بينهم.
ما هي الفوائد الرئيسية لتقنية الأسباب الخمسة؟
تساعد على تحديد السبب الرئيسي للمشكلة
تساعد على تحديد المزيد من المشاكل أثناء أداء تحليل الأسباب الخمسة لمشكلة ما.
تشجع أعضاء الفريق على مشاركة أفكارهم وخبراتهم
أداة فعالة وسهلة الاستخدام للغاية
تحسن عملية صنع القرار
نقطة ختام
إذا لم تقم بتحليل السبب الرئيسي للمشكلة بشكل صحيح، فلن تتمكن من حلها وستعود مرة أخرى في شكل آخر، وغالبًا ما تكون الأسباب المتكررة هي أصل المشاكل الكبيرة.
على الرغم من سهولة تطبيق الحلول المؤقتة، إلا أنها غالبًا ما تصبح عديمة الفائدة إذا ظهرت المشكلة مرة أخرى.
يعد تحليل الأسباب الخمسة أداة فعالة لتحديد السبب الرئيسي للمشكلة.
يمكن استخدام تقنية الأسباب الخمسة كجزء من “مخطط عظم السمكة” لحل المشكلات، وأيضًا يمكن استخدامها في مرحلة التحليل في منهجية ستة سيجما.