يعتمد نجاح المشاريع على التقدير الصحيح للموازنة، وهناك أساليب مختلفة تساعدك في ذلك، لكن تحتاج -دومًا- إلى تسليم المشروع بأعلى قيمة مع تحقيق ربح مقبول، ومن الصعب تحقيق التوازن بين أرباحك وجودة المنتج أو قيمته، فالعميل يرغب -دائمًا- في الحصول على أفضل جودة بأقل نسبة دفع، وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersيريدون -عادة- أن يبذلوا القليل ويكسبون الكثير، ومدير المشروع يتحمل تلك المسئولية التي تلزمه بالتوفيق بين التعامل في حدود الميزانية المحددة مع تحقيق الربح المُرضي.
وتقدير التكلفة هي عملية وضع تكلفة تقريبية للموارد المطلوبة لإنجاز المشروع والتي تكون وفق نطاق المشروع وجدوله الزمني، ويجب أن تتم تلك العملية قبل بدء المشروع، ويتم تحديثها طوال دورة حياة المشروع إذا تطلب الأمر ذلك.
ونلاحظ أن بعضًا من مديري المشاريع يقومون بالمبالغة في تقدير التكلفة ويضيفون تكاليف إضافية إلى الميزانية لضمان عدم تجاوز المشروع للميزانية المحددة، لكن هذا الخيار رغم كونه آمن لكن يحمل عدة مخاطر أولها رفض العميل لتلك التكلفة الكبيرة، وفي أحيان أخرى يقوم مدير المشروع بعمل تقدير للتكلفة قليل من أجل جذب العملاء لكن هذا قد يؤدي إلى إيقاف المشروع نظرًا لعدم كفاية الميزانية لمتطلبات المشروع.
ويمكن تحقيق التوازن من خلال إدارة مخاطر المشروع، والحفاظ على تواصل مع الأطراف حتى لا تنشأ نزاعات بسبب التقديرات الخاطئة، كما يمكن مراجعة بيانات المشاريع السابقة والاستفادة من خطة تقدير التكلفة.
كيفية عمل تقدير تكلفة المشروع
تعتبر عملية تقدير التكلفة صعبة وشاقة، ويحتاج مدير المشروع إلى حساب تكلفة كل مهمة يتم إنجازها مع التركيز على الأداء المستقبلي للعاملين والمعدات، ويجب أن تتم تلك العملية قبل بدء المشروع، وهناك عدة أسباب تجعلك في حاجة إلى تقدير التكلفة وهي:
- يوفر تقدير التكلفة الوضوح لكل طرف مشارك في المشروع.
- تساعد أساليب تقدير التكلفة على تقسيم المشروع إلى خطوات ومهام رئيسية تمكنك من متابعة الأداء.
- يساعد تقدير التكلفة في إعداد الموارد ووضع خطة للتمويل، ويمكنك تحديد المخاطر لمعرفة وقت نفاد النقود.
- ولأن التقديرات تتضمن معلومات تتعلق بالمهام والموارد المخصصة والأسعار والمدة الزمنية، فيمكن استخدامها لتسوية النزاعات بين الأطراف في حالة حدوث أي نزاع.
طرق تقدير التكلفة
أولًا: تقدير مناظر (Analogous Estimating)
ويعتمد على الرجوع إلى بيانات مشاريع سابقة تتشابه مع المشروع الحالي، والقيام بعمل التعديلات المناسبة لتقدير التكلفة، لكن هذه الطريقة قد تكون غير دقيقة في بعض المشروعات.
ثانيًا: التقدير التصاعدي (تقدير من أسفل إلى أعلى) Bottom-up Estimating
يتم تقدير الموارد المتاحة للفريق ومعرفة تفاصيل المشروع، لعمل هيكل تنظيمي للأفراد وتقسيم المهام والمسئوليات، وعلى الرغم من أن هذه الطريقة تستغرق وقتًا طويلا، إلا أنها توفر تقديرًا دقيقًا، لذلك هي واحدة من أكثر الطرق الشائعة في تقدير تكلفة المشروع.
ثالثًا: استشارة الخبراء (Expert Judgment)
وتعتمد تقدير التكلفة على استشارة الخبراء في هذا المجال لأنهم يقدرون التكلفة من خلال خبراتهم في أعمالهم السابقة لمشاريع مماثلة.
رابعًا: التقدير باستخدام المعاملات (Parametric Estimating)
ويعتمد هذا الأسلوب على بناء خوارزميات محددة تستخدم البيانات التاريخية التي يتم جمعها من المشاريع السابقة ودراسة العلاقة الإحصائية بين هذه البيانات وبعض المتغيرات من أجل تقدير التكلفة الخاصة بالمشروع الحالي.
خامسًا: تقدير ثلاثي النقاط (Three-Point Estimate)
هذه الطريقة تستخدم ثلاثة تقديرات لتحديد النطاق التقريبي لتكلفة المشروع، فالتقدير الأول وهو الأكثر واقعية ويقوم على تقدير تكلفة المهام بناء على تقييم واقعي للعمل المطلوب والنفقات المتوقعة، التقدير الثاني التفاؤلي وهو يقوم على تقدير مدة إنجاز المهام أو تكلفتها وتوقع أفضل النتائج، التقدير الثالث وهو المتشائم ويعمل على تقدير تكلفة المهام ومدة إنجازها وتوقع أسوأ النتائج.
وتوجد عدة إرشادات تساعدك على تنفيذ عملية تقدير التكلفة للمشروع بنجاح وهي:
* قبل البدء في تقدير التكلفة، ينبغي جمع المعلومات اللازمة التي تتعلق بالمشروع، وفهم أهدافه ومتطلبات العميل حتى يتم توقع الموارد التي سيتم تخصيصها.
* يمكنك الرجوع إلى الجدول الزمني الأولي للمشروع والذي يحتوي على معلومات تتعلق بالمعالم الرئيسية للمشروع، لأن ذلك يساعد على التنبؤ بالموارد وتقويم عملها بالإضافة إلى التنبؤ بالتكاليف غير المباشرة.
* عليك باستخدام الطريقة المناسبة لك في تقدير التكلفة فيمكنك استخدام تقدير مناظر بدلا من التقدير التصاعدي، ويجب العلم بأن الطرق الأكثر دقة مكلفة وتستغرق وقتًا أطول.
بالإضافة إلى أنه يجب تقسيم المشروع إلى أقسام ذات أهمية وأهداف من أجل رؤية الصورة كاملة وبوضوح.
* ينبغي عمل قائمة للتأكد مما قمت به وذلك من خلال طرح الأسئلة، والعمل على تصحيح الأخطاء، والتحقق من المعدلات والكميات والمعادلات.