من المتوقع أن تشهد إدارة المشاريع مستقبلًا مشرقًا بعد إدخال الذكاء الاصطناعي في عملياتها، فمنذ زمن كان الحديث عن الذكاء الاصطناعي في روايات الخيال العلمي، وكان مجرد أبحاث ودراسات تذكر فوائده مرة ومرة أخرى تعدد سلبياته، ومع مجيء عام 2018، أصبح الذكاء الاصطناعي حقيقة، فشهد هذا العام نقلة كبرى للذكاء الاصطناعي، وأصبحت هذه التقنية على أرض الواقع كأداة رئيسية تدخل في جميع القطاعات.
ونجد أهمية الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع، وما يقوم به من إنجاز للمهام الإدارية وتوفير الوقت والجهد لمدير المشروع وفريقه من أجل التركيز على المهام الأخرى الأكثر تعقيدًا.
هناك بعض المشكلات التي تجعل محترفي إدارة المشاريع يقبلون على تنفيذ أنظمة الذكاء الاصطناعي وهذه المشكلات وفقًا لماركوس كلوساز هي: عدم اليقين، التوقعات، والتعلم. ويُعد تحسين تلك الأمور سببًا لرفع معدلات نجاح المشروع.
لكن هل لدى مديري المشاريع الاستعداد الكافي لجعل أنظمة العمل تتم بالذكاء الاصطناعي؟
ففي استطلاع غير رسمي اتضح من خلاله أن مدراء المشاريع حريصون بشكل عام على معرفة القدرات التي يمكن أن يقدمها الذكاء الاصطناعي.
كما كشفت دراسة نشرتها جامعة تشالمرز للتقنيات عن استعداد معظم مدراء المشاريع لاستخدام أنظمة الذكاء الاصطناعي في المستقبل.
فالذكاء الاصطناعي لديه القدرة على معالجة البيانات، والتي يستطيع من خلالها اتخاذ قرارات أفضل بدقة أعلى وإمكانية تحديد الأنماط التي قد لا يلاحظها أحد.
ومع نمو المؤسسات وازدهارها بفضل إدخال الذكاء الاصطناعي في أنظمتها وخاصة طوال فترة الوباء (كورونا)، فلابد من معرفة أي الجوانب التي يمكن أن تتأثر بشكل إيجابي عند إدخال الذكاء الاصطناعي.
أولًا: نجد أنه في ظل وجود العديد من البيانات والمعلومات، فقد يصعب على العقل الإلمام بها جميعًا، لذا يقوم الذكاء الاصطناعي بالجمع بين تلك المعلومات الدقيقة والبيانات الكثيرة، فيساعد على اتخاذ قرارات أفضل، فالربط بين المعلومات المختلفة وتحديد الأنماط يسهم في تغيير شكل إدارة المشاريع.
ويستطيع الذكاء الاصطناعي تحديد الخلل أو الخطأ في البيانات، وتحذير المدراء من التغييرات التي يمكنها التأثير على المشروع في الجدول الزمني أو الميزانية، وبالتالي يصبح من السهل على الإدارة العليا اتخاذ القرارات الصحيحة.
كما أن الذكاء الاصطناعي لديه القدرة على وضع البيانات في سياقها خلال توفير معلومات أكثر وربط البيانات بمعلومات أخرى من النظام والتي تضيف معنى لهذه المجموعة من البيانات، وبذلك يمكن أن تلعب بيانات الذكاء الاصطناعي والسياق دورًا رئيسيًا في سد الفجوات المعرفية وتقليل عدم اليقين الذي يأتي مع الأسواق المتطورة وتساعد أيضًا الشركات في عملية صنع القرار، ويستطيع مدير المشروع رؤية الصورة الأكبر للمشروع والتعامل بمرونة مع أي تغييرات قد تحدث.
يستطيع الذكاء الاصطناعي اكتشاف أنماط واتجاهات جديدة ولفت انتباه مدير المشروع عند حدوث أي متغير قد يؤثر على تقدم المشروع، كنوع من التأخير مثلا، ويسهم ذلك في جعل مدير المشروع على اطلاع دائم بأي مستجدات قد تؤثر على الجدول الزمني أو الميزانية واتخاذ التدابير اللازمة.
ثانيًا: يساعد المساعد الافتراضي للذكاء الاصطناعي -بشكل كبير- في القضاء على المهام الإدارية، وبالتالي يصبح لدى المدراء المزيد من الوقت من أجل التركيز على مهام أخرى ذات أهمية وقيمة للمشروع، ومن هذه المهام:
- إدخال البيانات وجمعها
- كشف الخطأ
- مهام سير العمل وإرسال المتابعات لكل مشروع
- تحديد قصص المستخدمين (user stories) لأعضاء الفريق بناء على قدراتهم
- التنبؤ برضا العملاء بناء على النتائج السابقة.
ومن أشهر الأمثلة على الذكاء الاصطناعي كمساعد افتراضي للبشر هو أسطورة الشطرنج غاري كاسباروف الذي قرر الشراكة مع الذكاء الاصطناعي بعد خسارته مباراة العودة الشهيرة ضد الكمبيوتر العملاق ديب بلو من IBM في عام 1997 – فاز غاري بالمباراة الأولى في عام 1996. عندما لعب كاسباروف المزيد من المباريات ضد لاعبين من مستويات مختلفة، لاحظ أن قوة العمل مع الذكاء الاصطناعي كانت تأتي من كيفية قدرة الإنسان والكمبيوتر على التفاعل مع بعضهما البعض.
ومع إمكانات المساعدين الافتراضيين في إدارة المشروع، فإن نجاح الشراكة سيعتمد حقا على مدى تفاعل البشر وأجهزة الكمبيوتر.
ثالثًا: نجد أن الذكاء الاصطناعي لديه القدرة على تقييم مخاطر المشاريع المستقبلية لقدرته الحسابية، حيث يمكن لخوارزمية التعلم العميق اكتشاف المخاطر المحتملة دون سابق إنذار.
وأهم المجالات الرئيسية التي تعمل فيها أنظمة الذكاء الاصطناعي على إدارة مخاطر المشروع هي:
- دقة التوقعات في التكلفة والجدول الزمني باستخدام البيانات التجريبية وبالتالي الحد من تجاوز التكلفة والوقت في محافظ المشاريع.
- اكتشاف المشكلات في وقت مبكر باستخدام تحليلات البيانات، ويمكن لمدراء المشاريع تحديد المشاريع الأكثر عرضة للخطر.
- إعداد خطط فعالة للحد من المخاطر وتخفيفها، وإيجاد حلول أفضل لإدارة المخاطر
- تحسين التكيف والتعلم.
رابعًا: تعمل أنظمة الذكاء الاصطناعي على إدارة الموارد بفعالية حيث يستطيع المدراء تنفيذ مشاريع مستقبلية بصورة أفضل، كما تساعد تلك الأنظمة -أيضًا- في تخطيط القدرات وهي العملية التي تحتاجها مؤسسة لتلبية طلبات تغيير الإنتاج، فهي العمل الإجمالي الذي تستطيع المؤسسة القيام به خلال فترة زمنيّة معينة.
وتعد سعادة القوى العاملة من أبرز نتائج هذا التخطيط حيث يتم تفويض المهام بناء على الأداء السابق والقدرة الإجمالية للموظف.
وهناك عدة طرق مختلفة يستطيع الذكاء الاصطناعي من خلالها تحسين العمليات المستخدمة لإدارة الأشخاص:
- إعداد أفضل لحساب الموارد والتنبؤ بنقصها أو فائضها
- تحديد المهارات المناسبة للوظيفة المناسبة
- تقديم ملاحظات حول أداء المشروع
- تحديد التدريبات اللازمة للموظف
- تحسين إنتاجية رأس المال والحد من الاضطرابات للموظفين فقد يكون له تأثير كبير على أداء الشركة