يُعد تحليل المخاطر وإدارتها من أهم الإجراءات في إدارة المشاريع لتجنب حدوث مفاجآت خلال العمل في المشروع والحد من وقوع المخاطر، ولا يمكننا التنبؤ بالمستقبل لكن نضع خطة نحاول فيها تحديد المخاطر المتوقع حدوثها نظرًا لخبراتنا في مشاريع سابقة، مما يساعد في إنجاز المشروع وتحقيق أهدافه بنجاح.
وفي هذا المقال نعرض عملية إدارة المخاطر المتبعة في شبكات نوكيا سيمنز والتي تسهم في تجنب المخاطر والتعلم من أخطاء الماضي، بالإضافة إلى التركيز على تحديد المخاطر وسرعة إدارتها وبشكل فعال يؤدي إلى تحقيق أهداف المشروع.
يقوم فريق عمل المشروع بتحديد المخاطر ووضع الطرق المختلفة للتعامل معها، وذلك من خلال عمل إطار منظم لإدارة المخاطر لأن عدم معرفة تأثير المخاطر يؤدي إلى:
* عدم إدراك التأثير الكلي على أهداف المشروع مثل النطاق والجودة والتكلفة.
* عدم إمكانية تحديد المخاطر الجديدة التي تنتج عن المخاطر المحددة.
* عدم الوضوح لانعدام التواصل بين الفريق
ولذلك ينبغي على أي مؤسسة أن تقوم بوضع إطار فعال لإدارة المخاطر لأن ذلك يساعد على:
* تحديد المخاطر وإدارتها بشكل واعٍ
* مواصلة العمل في المشروع بأقل قدر من وقوع المخاطر
* التواصل الفعال بين المؤسسة وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholders
* مشاركة الفريق والاستفادة من خبراته ومهاراته
ينبغي أن نعرف أن إدارة المخاطر هي عملية تكرارية لذلك يجب التخطيط من كل الجوانب للتعامل الصحيح في كل مراحل المشروع
عملية إدارة المخاطر
يوفر إطار إدارة المخاطر المتبع في شبكات نوكيا سيمنز عدة إرشادات من أجل:
* التحديد المستمر للمخاطر
* تقييم المخاطر
* تخفيف المخاطر والاستعداد للطوارئ
* رصد المخاطر والسيطرة عليها
* قياس كفاءة تحديد المخاطر
ويوفر أيضًا هذا الإطار أدوات للتعامل مع المخاطر مثل:
* سجل مخاطر لكل مشروع لتتبع المخاطر والقضايا المحددة
* قائمة مراجعة المخاطر وهذه القائمة عبارة عن توجيهات لتحديد المخاطر بناء على مراحل دورة حياة المشروع
* مخزن أو مستوع لجميع المخاطر التي تم تحديدها في المشاريع
وبعد مراجعة هذا الإطار ينبغي تحديد خطة لإدارة مخاطر المشروع وتشتمل هذه الخطة على عدة تعريفات ومبادئ:
* قائمة مصادر وأنواع المخاطر المحتملة
* جدول لتأثير تلك المخاطر
* خطة عمل للحد من المخاطر
* خطة للطوارئ
* بداية المخاطر وقياسها
تحديد المخاطر
يجب تحديد المخاطر وسرعة التعامل معها، وتحديد المخاطر يتم طوال دورة حياة المشروع، لذلك فإن تحديد المخاطر من أهم الموضوعات الرئيسية في الاجتماعات حول المشروع، وقد تكون بعض المخاطر واضحة بسهولة لفريق المشروع، إلا أن هناك مخاطر تستغرق المزيد من الوقت للتنبؤ بها، ومن أفضل الوسائل لتحديد جميع المخاطر المتعلقة بجميع جوانب المشروع هي سجل المخاطر ويتم الاحتفاظ به في خادم المشروع المركزي.
ومن أجل تحديد المخاطر بطريقة منظمة يجب معرفة:
* مصادر المخاطر: وهي أهم مسببات حدوث المخاطر
* فئة المخاطر: يتم إعداد قوائم موحدة لفئات المخاطر التي يمكن أن تستخدمها جميع المشاريع للمساعدة في تحديد المخاطر
تحليل المخاطر
ويقوم تحليل المخاطر بالعمل على تغير نتائج المشروع وأهدافه بسبب التأثير الناتج عن تلك المخاطر، ويتم تحديد التأثير النوعي والكمي للمخاطر على المشروع واستخدام الأساليب المناسبة للحد منها ويعتمد تحليل المخاطر على استخدام الإرشادات الآتية:
* احتمالية حدوث المخاطر
– احتمال كبير – (80٪ ≤ × ≤ 100٪)
– احتمال متوسط إلى مرتفع – (60٪ ≤ × < 80٪)
– احتمال متوسط منخفض – (30٪ ≤ × < 60٪)
– احتمال منخفض (0٪ < × < 30٪)
* تأثير المخاطر
– مرتفع – كارثي (التصنيف A – 100)
– متوسط – حرج (التصنيف B – 50)
– منخفض – هامشي (التصنيف C – 10)
تمثل النتيجة الحد الأقصى لتصنيف المخاطر بافتراض الظروف “العادية”، ومن الضروري ترقية النتيجة إلى المستوى التالي أو التالي + 1، إذا تأثرت المخاطر بعوامل مثل:
– مدى أهمية العميل المحدد
– مدى أهمية المشروع لتطوير العلاقة مع العميل
– يقع الخطر بالفعل في اهتمامات العميل
– يتم الاتفاق على عقوبات محددة لأي انحراف عن أهداف المشروع في المبرم مع العميل
* التعرض للمخاطر
وهي درجة التأثير التي يتم توقعها بعد وقوع المخاطر، والطرق الفعالة للتعامل معها.
* الإطار الزمني لحدوث المخاطر
وفيه يتم تحديد الإطار الزمني لتأثير هذا الخطر، فيجب معرفة مدى التأثير على التكلفة والجدول الزمني والنطاق والجودة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل بناء على طبيعة المخاطر.
التخطيط للتعامل مع المخاطر
ينبغي إعداد خطط عمل لوضع الأساليب والطرق الفعالة للتعامل السريع مع المخاطر للحد منها، وتشتمل خطط العمل على:
* تحديد نوع المخاطر وتقييمها
* أهم الإجراءات للحد من المخاطر
* المسئول عن اتخاذ القرارات بشأن المخاطر
* تاريخ الانتهاء في التغلب على المخاطر
ويجب عند التخطيط للتعامل مع المخاطر أن يتم وضع تلك الخطط في سجل المخاطر بالاتفاق مع أصحاب المصلحة، وتهدف هذه الخطط إلى تحقيق الأهداف الآتية:
* القضاء على المخاطر
* تقليل احتمالية حدوث المخاطر
* تقليل تأثير المخاطر على أهداف المشروع
ونلاحظ في بعض الأحيان أن تلك الخطط تؤثر على الوقت والتكاليف، لذلك من الضروري حساب الوقت والتكلفة لخطة التعامل مع المخاطر المحددة بأكبر قدر ممكن من الدقة، حتى يتم إنجاز المشروع بنجاح وتسليمه في موعده المحدد.
* محفزات المخاطر
وهي الأحداث التي ينتج عنها مجموعة من المخاطر، ويساعد فهم هذه المحفزات وإدراكها على تطوير التعامل مع المخاطر بشكل أكثر فعالية، لكن في حالة أن هذه المحفزات كانت غير معروفة، فإن المخاطر ستظهر فجأة، مما سيضعف قدرات وإمكانات مدير المشروع أو المسئول في التقليل من التأثير السلبي لها.
* المسئول عن إدارة المخاطر
غالبًا يتولى مدير المشروع مسؤولية إدارة جميع المخاطر في المشروع، لكن ليس بالضرورة ذلك، إنما يجب تحديد الشخص المسئول عن مواجهة المخاطر واتخاذ كافة الإجراءات اللازمة للتعامل معها والتغلب عليها.
دوام المتابعة للمخاطر
ينبغي متابعة المخاطر باستمرار لتجنب تأثيرها على أهداف المشروع وذلك من خلال:
* تحديد المخاطر الجديدة والتخطيط لها
* تتبع المخاطر الحالية من أجل التحقق من:
– مدى ضرورة إعادة تقييم المخاطر
– أي المخاطر أكثر أهمية بمرور الوقت
– معالجة المخاطر المتبقية التي تتطلب نهجا طويل الأجل
* إعادة تصنيف المخاطر حيث لا يمكن القضاء نهائيًا على المخاطر لكن لابد من انخفاض أهميتها بمرور الوقت، وإن لم يتم ذلك فهذا دليل على أن خطة العمل ليست فعالة ويجب إعادة النظر فيها.
* الإبلاغ عن وقوع المخاطر وذلك من خلال تحديث سجل المخاطر باستمرار والمتابعة الدائمة، فسجل مخاطر المشروع هذا هو الأداة الأساسية للإبلاغ عن المخاطر ويوجد في خادم المشروع المركزي، ويمكن لجميع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالوصول إليه.
* حد التعرض للمخاطر
وهو قدر المخاطر المسموح به والمقبول لدى المؤسسة، حيث تقبل معظم المؤسسات بحدٍ أدنى من التجاوزات في الجدول الزمني أو التكلفة أو تقبل بتغييرات طفيفة على النطاق.
قد يكون للعميل وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersتصورات مختلفة للمخاطر، ويتحمل مدير المشروع مسؤولية تحقيق توافق الآراء بشأن الحد المقبول من المخاطر حتى لا يكون المشروع معرضًا للفشل، ثم يقوم بتكوين الهدف وتحديد أهم متطلباته.
قياس الكفاءة في توقع المخاطر
ويمكن ذلك بعد الانتهاء من المشروع وتحقيق الإدارة الفعالة في التعامل مع المخاطر وذلك من خلال معرفة ما يلي:
*عدد المخاطر التي حدثت / عدد المخاطر التي تم تحديدها
* هل كان تأثير المخاطر شديدًا كما كان محدد؟
* كم عدد المخاطر المتكررة؟
* أوجه الاختلاف بين المشكلات الفعلية للمشروع والمخاطر المتوقعة
* تدقيق المخاطر
هو فحص وتوثيق فعالية التعامل مع المخاطر التي تم تحديدها وتحليلها، ويهتم تدقيق المخاطر أيضًا بتحديد مدى فعالية عملية إدارة المخاطر، وبراعة المؤسسة في تحديد المخاطر، فهو يعتبر أحد الأدوات الهامة التي يتم استخدامها للسيطرة على المخاطر وذلك بهدف تنمية وتطوير أنظمة المؤسسة في التعامل مع المخاطر.
ويتم تدقيق المخاطر من قبل مجموعة من الخبراء المستقلين أو الخبراء التقنيين عن طريق مراجعة الوثائق والمقابلات وذلك من خلال:
– قائمة مراجعة مخصصة لتقييم مخاطر المشروع
– تحديد أهم المجالات لتحليل المخاطر (تصنيف المخاطر)
– رادار المخاطر (المناطق الأكثر عرضة للمخاطر)
– إضافية مخاطر أخرى محتملة بناء على المراجعة
– أهم المخاطر التي قد تواجه المشاريع الهامة للمؤسسة والتي تتطلب اهتمام الإدارة
- لقد أصبحت إدارة المخاطر الجانب الأكثر تحديًا في إدارة المشاريع، وعلى الرغم من عدم قدرتنا على معرفة المستقبل، إلا أنه من الممكن تطبيق عملية إدارة مخاطر بسيطة للتنبؤ بمخاطر المشاريع المحتملة ووضع الخطط والاستراتيجيات للحد منها وتقليل تأثيرها السلبي على أهداف المشروع.
فإدارة المخاطر تساعد في تجنب المعوقات، من خلال الاستفادة من أخطاء المشاريع السابقة والتعلم والعمل على التطوير لتعزيز فرص النجاح.
تُعد الإدارة الفعالة للمخاطر عملية تعلم مستمرة تجعلك قادرًا على تحسين الأساليب والطرق باستمرار من أجل رفع كفاءة العاملين وتحقيق جميع الأهداف والصعود للقمة دائمًا.