يجب تحليل تأثير الأعمال (BIA)، لتحديد الموارد والأساليب اللازمة للتعامل مع عواقب المخاطر التي حدثت، ومحاولة التعافي منها في أسرع وقت، ويعمل تحليل تأثير الأعمال على التركيز على السلع والخدمات والعمليات المهمة وبذلك يمنحنا فرصة استخدام الموارد بشكل أكثر كفاءة وفعالية، كما يجب على الشركة تحديد معايير التأثير على الأعمال وفقًا للمعايير المحددة، ويعتبر هذا التحليل جزء من خطة استمرارية العمل.
قد تفكر في الأسوأ فينص قانون مورفي الشهير على “أي شيء بإمكانه أن يسير في الاتجاه الخاطئ، سوف يسير بالاتجاه الخاطئ” فالمشكلات والعقبات والمخاطر أمور لابد من حدوثها، ربما لا نستطيع تجنب الصعوبات لكن يمكننا الحد من آثار تلك المخاطر، فإذا وقعت خسائر للشركة وتوقف الإنتاج فسوف يؤثر ذلك سلبًا على آلاف الأشخاص، ففي حالة وجود تلك الاحتمالات السيئة فأنت بحاجة إلى هذا التحليل.
طريقة تحليل تأثير الأعمال
في البداية يجب تحديد الأطراف المعنية في الشركة، وكذلك الأطراف المستفيدة من السلع والخدمات المقدمة، وبعد ذلك يتم تحديد العمليات والإجراءات اللازمة للتعافي من نتائج المخاطر، ثم يتم تحديد مستوى تأثير المشكلات الناتجة عن مخاطر العمل التي حدثت، لتحديد كيفية التعامل مع كل مستوى منهم، فتحليل تأثير الأعمال هو دراسة تحليلية شاملة.
فما الذي ينبغي عمله من أجل التمكن من عرض السلع والخدمات بعد الانقطاع المحتمل، فينبغي تحديد الموارد اللازمة والطرق البديلة للقيام بالأعمال التجارية
تعريف وأنواع تحليل تأثير الأعمال
تحليل تأثير الأعمال عبارة عن سلسلة من العمليات تستخدم لحل الأزمات والمشكلات الناتجة عن المخاطر التي حدثت في المشروع، ويستخدم محللو تأثير الأعمال سياسات واستراتيجيات لحل هذه الأزمات، أو لتقليل الضرر الناتج عنها، ولهذا التحليل نوعان، وهما:
* تحليل تأثير الأعمال الأساسي: هو تحليل مكثف يستخدم في الأنظمة الأقل أهمية، والتي استعادتها بعد وقوع الآثار السلبية الناتجة عن المخاطر
* تحليل تأثير الأعمال الشامل: هو تحليل كامل للأنظمة والتطبيقات المهمة التي وقعت عليها الآثار السلبية واستعادة العمل فيها في أسرع وقت.
ويتشابه هذا النوع من التحليل مع تقييم المخاطر وهذا التشابه قد يجعلك مرتبكًا، لذا يمكننا توضيح هذا الأمر، يهدف تحليل تأثير الأعمال إلى التحقق من صحة متطلبات العمل المحددة، فمخاطر مثل الهجمات السيبرانية، والحرائق، والكوارث الطبيعية، يعمل تقييم المخاطر على تحديد واكتشاف الثغرات الأمنية، لكن قبل تقييم يقوم محللو الأعمال في كثير من الأحيان بإجراء تحليل BIA.
خطوات تحليل تأثير الأعمال
* التواصل مع الإدارة
عند التواصل مع الإدارة يجب إعداد أسئلة لطرحها عليهم، وأيضًا إجراء بعض الأبحاث وجمع المعلومات حول إجراءات التعافي من مخاطر العمل، بالإضافة إلى معلومات عامة عن أعضاء الفريق وساعات العمل.
* عقد اجتماعات ومقابلات
يتم طرح الأسئلة المحددة للحصول على فهم أفضل للأنظمة والتطبيقات والعمليات أثناء الاجتماعات والمقابلات، وذلك للوصول إلى أفضل اقتراحات لحل الأزمات الحالية.
* اطلاع جميع المشاركين على التحليل
يجب على جميع المشاركين قراءة تحليل تأثير الأعمال، وتقديم أي تغييرات أو تعليقات أو تعديلات تساعد على تخطي تلك الأزمات بنجاح للجهات المختصة.
* جمع المعلومات وتحليلها
يجب جمع كل المعلومات والبيانات الخاصة بتحليل تأثير الأعمال، لتحديد الأكثر أهمية من وجهة نظر أعضاء فريق العمل.
* إعداد التقارير وإرسالها للجهات العليا
يجب إعداد التقارير الخاصة بتحليل تأثير الأعمال، ولا بد أن تتضمن هذه التقارير خطة العمل والنتائج والمعلومات الخاصة بجداول البيانات، والمقابلات والتقارير، وإرسال كل هذه التقارير إلى الجهات العليا.
* وضع خطط استكمال العمل
للعودة إلى العمل مرة أخرى واستكماله، يجب وضع خطة فعالة تحتوي على سياسات واستراتيجيات ذات كفاءة عالية، يتم من خلالها حل المشكلات الناتجة عن المخاطر الواقعة أو تخطيها.