ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersهم الأشخاص أو المنظمات ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالذين لديهم اهتمام ومصلحة في نتائج المشروع، ويمكن أن يكون لهم تأثير إيجابي أو سلبي على دورة حياة المشروع، وقد يكون هناك العديد من ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبناءً على نوع المشروع ونطاقه وتعقيده، ومن أجل إدارة ناجحة للمشروع ينبغي العمل على تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين وإنشاء خطة إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلتلبية متطلباتهم.
وصاحب المصلحة وفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) هو ” فرد أو مجموعة أو منظمة قد تؤثر أو تتأثر بقرار أو نشاط أو نتيجة المشروع”، وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersهم: السلطات الوطنية، المجتمعات المحلية، المنظمات غير الحكومية، الدائنون، موردو المواد والبائعون، النقابات، العملاء، مدير المشروع وفريقه.
أهمية تحديد أصحاب المصلحة
تعتمد عملية تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعلى المعلومات التي حصلت عليها حول كل صاحب مصلحة داخل مشروعك، وسوف تساعدك تلك المعلومات في خطة إدارتك لأصحاب المصلحة، بل وتضمن لك النجاح في إنجاز المشروع.
ونجد أن المشاريع الناجحة هي التي تلبي متطلبات ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوتفي بتوقعاتهم، مع العلم أن ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمختلفون في درجة تأثيرهم على المشروع حسب قوتهم وصلاحياتهم ونفوذهم.
لذلك فإن الإدارة الفعالة لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersتسهم في الحصول على دعمهم ومساندتهم من أجل إكمال المشروع بالصورة المطلوبة وتحقيق أهداف المؤسسة.
عملية تحديد أصحاب المصلحة
ونجد أن عملية تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersهي الخطوة الأولى التي يجب القيام بها قبل إجراء تحليل أصحاب المصلحة، وستقوم -في خطوة تحديد أصحاب المصلحة- بعمل قائمة بجميع الأشخاص والمنظمات بمساعدة فريق المشروع، ثم تقرر قوة كل صاحب مصلحة وتأثيره في مشروعك، وينبغي تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المراحل المبكرة من المشروع وإدارتهم طوال دورة حياة المشروع لأن مع تقدم المشروع يأتي أصحاب مصلحة جدد وقد يختفي بعضهم، وهناك العديد من الأدوات والطرق المفيدة التي يمكن استخدامها لتحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوتحليلهم مثل:
* مراجعة وثائق المشروع
توفر وثائق المشروع معلومات هامة وقيمة عن أصحاب المصلحة، لذلك يمكن الاطلاع على ميثاق المشروع وأصول العملية التنظيمية حيث توفر وثيقة العقد أسماء الأطراف والمؤسسات العامة والوكلاء، فتستطيع من خلالها تحديد الموردين والبائعين والمنظمات.
كما يمكنك استخدام ميثاق المشروع للحصول على أسماء راعي مشروعك وأسماء الإدارة العليا، بالإضافة إلى أن أصول العملية التنظيمية تحتوي على معلومات حول المشاريع السابقة لشركتك وأصحاب المصلحة.
واللوائح الحكومية ومعايير الصناعة توفر بعض معلومات عن أصحاب المصلحة، كما توفر دراسات تقييم الأثر الاجتماعي (SIA) وتقارير الرصد البيئي معلومات لتحليل أصحاب المصلحة.
* تبادل الأفكار مع فريق المشروع
من أفضل الطرق لتحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersهي العصف الذهني حيث تعمل جلسة العصف الذهني الجماعي مع فريق المشروع على توفير وجهات نظر مختلفة، وحاول أثناء الجلسة الإجابة على تلك الأسئلة:
- من يشارك بنشاط في المشروع؟
- من تتأثر مصالحه بالعمل المكتمل؟
- من له تأثير أساسي على أداء المنظمة؟
- من الذي يمكنه أن يلعب دورًا مهمًا في نجاح المشروع أو فشله؟
- من هو المستخدم النهائي للمنتج؟
- من هم المنافسون؟ ومن هم المساهمون؟
- من يتأثر بشكل مباشر أو غير مباشر بالمشروع؟
- من يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على المشروع؟
- من هم البائعون؟
- ما هي المجتمعات المحلية؟
وتعد جلسات العصف الذهني أمرًا مفيدًا لتحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوتحليلهم وتصنيفهم، لأنها تساعد فريق المشروع على أن يكون على دراية بذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالمحتملين في المشروع.
* التواصل
يُعد تحديد ممثلين لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالتواصل معهم أمرًا بالغ الأهمية لأنه يوفر الكثير من المعلومات عن أصحاب المصلحة، وقد يكون ممثلو ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersممثلين منتخبين، وممثلين تقليديين، وسياسيين، وقادة، وزعماء دينيين.
فالعمل على إنشاء قنوات اتصال جيدة مع السلطات الحكومية وإبقائها على اطلاع بتقدم المشروع يوفر دعمها، ودعم السلطة الحكومية المحلية -على وجه الخصوص- يسهم في تحقيق النجاح لمشروعك لما لها من علاقات وثيقة مع ممثلي أصحاب المصلحة.
* سجل أصحاب المصلحة
يعد سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمن أهم وثائق المشروع التي تساعد على تصنيف وتحديد وتقييم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المشروع، ويشتمل سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعلى عدة معلومات مثل: أسماء أصحاب المصلحة، وسائل الاتصال بهم، أماكنهم وأدوارهم في المشروع، مصالحهم واهتمامهم وتوقعاتهم، قوتهم ونفوذهم وصلاحياتهم.
وفي الأغلب تكون قائمة المالكين قصيرة على عكس قائمة العملاء الطويلة، ويأتي هنا أهمية سجل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالذي يساعدك على توثيق من يتابع مراحل تقدم المشروع، ومن تكون توقعاته أكثر أهمية لأهداف مشروعك.