المخاطر هي أحداث غير متوقعة يكون لها آثار إيجابية أو سلبية على أهداف المشروع، لذلك يجب عليك تحديد المخاطر وتطوير طرق الاستجابة للمخاطر السلبية والإيجابية من أجل إكمال مشروعك بنجاح، فلو كان الخطر سلبيًا فينبغي عليك تطوير خططك للتعامل مع تلك المخاطر.
وتقوم فرق المشروع بالبحث عن طرق لتحقيق المخاطر الإيجابية وتقليل آثار المخاطر السلبية.
استراتيجيات الاستجابة للمخاطر
تعد إدارة المخاطر جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع والغرض من وضع خطة للتعامل مع المخاطر هو بناء أفضل الاستراتيجيات لإدارة مخاطر المشروع.
ويتم تقسيم استراتيجيات التعامل مع المخاطر إلى فئتين:
* استراتيجيات الاستجابة للمخاطر السلبية، أو التهديدات
* استراتيجيات الاستجابة للمخاطر الإيجابية، أو الفرص.
وتختلف الاستراتيجيات باختلاف نوع الخطر والظروف المحيطة بالمشروع، ويحدد الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) استراتيجيات الاستجابة للمخاطر السلبية وهي: التصعيد، التخفيف، النقل، التجنب، القبول
أما استراتيجيات الاستجابة للمخاطر الإيجابية التي سنقوم بشرحها هي التصعيد، التعزيز، الاستغلال، التقبل، والمشاركة.
وهذه الاستراتيجيات الخمس وفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK)، وقد يكون الاستغلال هو الاستراتيجية الأكثر طلبًا لما يحققه من فوائد ونتائج إيجابية كثيرة، واختيار الاستراتيجية الأكثر فعالية يعتمد على الظروف المحيطة بكل مشروع.
* التصعيد
وتستخدم هذه الاستراتيجية عندما تكون الفرصة خارج نطاق المشروع أو الطريقة الفعالة في التعامل مع تلك الفرصة ليست من سلطة مدير المشروع، لذلك يقوم بتصعيد الأمر للإدارة العليا حتى يمكنهم إعداد فريق يمتلك الصلاحيات لتنفيذ الطريقة الفعالة والتعامل مع تلك الفرصة بنجاح وتحقيق نتائج إيجابية ويمكن تسجيل هذه الفرص في سجل المخاطر، فمثلا إذا كنت تدير مشروعًا وجاء أحد العملاء يطلب منك تنفيذ مشروع آخر، فسوف تقوم بإبلاغ من لديه سلطة الموافقة على هذه الفرصة.
* التعزيز
تقوم تلك الاستراتيجية على تحليل السبب الأساسي للمخاطر الإيجابية وتحاول زيادة احتمالية حدوثها وتحقيق نتائج إيجابية، فمثلا عند إدارة مشروع محطة توليد كهرباء والميعاد المتفق عليه لتسليمه -وفقًا للعقد- بعد 24 شهرًا، لكن في حالة إنجاز قبل الميعاد ستحصل على مكافأة، وأنت تدرك التكلفة العالية للإنجاز المبكر، وبالتالي قررت اتباع طريقة تجعل وقوع أقل قدر من الخطر هي الأكثر احتمالا، فقمت بتحفيز فريقك وأعطيتهم وعدًا بمكافآتهم في حالة إنجاز المشروع قبل الميعاد المحدد.
* الاستغلال
وتهدف هذه الاستراتيجية إلى جعل الفرصة تحدث تمامًا واستغلالها بالشكل الصحيح وتحقيق نتائج إيجابية، ونقوم بتحليل المثال السابق من وجهة نظر أخرى، عند إدارة مشروع محطة توليد كهرباء والميعاد المتفق عليه لتسليمه -وفقًا للعقد- بعد 24 شهرًا، لكن في حالة إنجاز قبل الميعاد ستحصل على مكافأة، فقررت اتباع طريقة تجعل الخطر يحدث بالتأكيد، وقمت بنقل مواردك إلى هذا المشروع من مشاريع أخرى لمؤسستك وتدفع أجرًا إضافيًا للموظفين من أجل استغلال هذا الموقف.
* القبول
وتعني استراتيجية القبول أن تحاول الاستفادة من الفرص التي تأتي دون اتخاذ إجراءات لتحقيق تلك الفرص، فمثلا عندما تقوم بإدارة مشروع سكني وهناك مشروع على طريق سريع قريب جدا منك، فجاء مدير مشروع الطريق السريع إلى موقعك واقترح عليك بيع مواد الردم بسعر منخفض، فقمت بتقييم ذلك الموقف وقبلت.
* المشاركة
وتتمثل تلك الاستراتيجية في الاستعانة بفرد أو شركة من أجل اغتنام الفرصة لصالح مشروعك، فمثلا أنت تضع خطة لدخول إحدى المناقصات لكن نطاق العمل يتطلب قدرات فنية ومهارات معينة، فتقوم باستقطاب شركة أو فريق عمل ليشاركك ويتعاون مع مؤسستك.
وهناك تساؤل وهو هل من الممكن لفرق المشروع التعامل مع جميع المخاطر؟ بالطبع لا، لأنك ذلك يتطلب امتلاك الأموال والوقت والموارد، لذا عليك تحديد أولويات كل خطر ثم قيام فريقك وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبتقييم الاستجابات المحتملة لكل خطر ذي أولوية، وسوف تجد أن بعض المخاطر تتطلب موارد أو أموالا أو إجراءات إضافية، ويعتمد تطوير الإستراتيجية الأكثر فعالية على تحمل مؤسستك للمخاطر والعتبات.
ولابد من توصيل الخيارات الممكنة إلى ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين للحصول على دعمهم، لأن خطط الاستجابة للمخاطر تستلزم تحديثات حول نطاق المشروع والميزانية والجدول الزمني وكميات الموارد.
وبذلك يكون لديك عدة استراتيجيات وطرق مختلفة للتعامل مع المخاطر الإيجابية، وتستطيع اختيار الاستراتيجية الأنسب لك بناءً على كل خطر يحدث، وينبغي إعداد سجل المخاطر في المراحل المبكرة من المشروع وتحديثه طوال دورة حياة المشروع من أجل إدارة المخاطر بنجاح وتحقيق أهداف المشروع.