تواجه المشاريع العديد من الصعوبات التي قد تؤدي إلى فشل المشروع أو عدم تحقيق جميع الأهداف، ولذا ينبغي أن يتمتع مدير المشروع بالمهارات والخبرات التي تمكنه من إدارة تلك الصعوبات والعمل على تجاوزها دون وقوع خسائر.
المخاطر الشائعة هي:
* زحف النطاق Scope creep: نطاق المشروع هو مجموعة من الإجراءات التي يتم اتخاذها من أجل تحديد نطاق المشروع بدقة لخلق رؤية واضحة لدى جميع الأفراد المشاركة في إنجاز المشروع، ويشمل النطاق جميع المهام والمتطلبات والأعمال اللازمة لإتمام مشروع ما، والهدف منه تحقيق نتائج المشروع بنجاح.
أما زحف النطاق فهو يُعبر عن التوسع الغير مقدّر الذي يطرأ فجأة على المشروع دون توقعه، ويؤدي إلى طول المدة وزيادة التكاليف، ويحدث زحف النطاق بسبب عدم الدقة في تحديد نطاق المشروع، وعدم وضوح مسئولية ومهام كل فرد مشارك في المشروع، وربما يكون أيضًا بسبب اعتماد أعضاء الفريق على وسائل تواصل غير فعالة، بالإضافة إلى الأسباب الخارجية كظروف السوق والتقدم السريع في التكنولوجيا.
* ضعف الأداء: قد يحدث ضعف في أداء العاملين أثناء المشروع وينخفض مستوى أدائهم للمهام، ويرجع ذلك لعدة أسباب فربما عدم وجود أنظمة تواصل فعال بين فريق العمل أدى إلى عدم اطلاعهم على المستجدات ومعرفتهم بكافة المعلومات وبالتالي انخفض أداؤهم، أو أن المؤسسة أصبحت لا تهتم بتوفير بيئة العمل الإيجابية لموظفيها، ويُعد تحديد السبب هو بداية الطريق لمعالجتها والتغلب عليها ورفع مستوى أداء العاملين من جديد.
* زيادة التكاليف: وتحدث زيادة التكاليف عندما يتجاوز المشروع الميزانية المحددة، وذلك بسبب عدم الدقة في إعداد الميزانية، لذا ينبغي إنشاء قائمة مفصلة بكل احتياجات المشروع وتكلفة تلك الاحتياجات، وتحديد الميزانية المناسبة والعمل على الالتزام بها، والتأكد من توافقها مع النطاق والجدول الزمني من خلال المتابعة المستمرة.
* الجدول الزمني للمشروع: وهو الأداة التي تساعد على إدارة وقت المشروع وتسليمه في الميعاد المحدد، ومن المخاطر التي تواجه أي مشروع هي أن تستغرق المهام مدة زمنية أطول من المدة المحددة لها وبالتالي يتأخر تسليم المشروع عن موعده النهائي وهو ما يؤثر على مصداقية المؤسسة مع الجهات المستفيدة، لذلك ينبغي إعداد جدول زمني باحترافية وكفاءة باستخدام مخطط زمني أو مخطط جانت من أجل ضمان نجاح المشروع وتحقيق الأهداف.
* نقص الموارد: ينبغي على مدير المشروع أن يعمل على توفير الموارد الكافية سواء كانت تلك الموارد مواد خام أو رأس مال أو آلات، ويكون على تواصل وتفاعل دومًا مع أعضاء الفريق للتأكد من حالة الموارد، وللتغلب على مخاطر نقص الموارد يمكن إعداد خطة لتخصيص الموارد من أجل الاستخدام الأمثل لجميع أنواع الموارد المتاحة بطريقة تخدم المشروع وتحقق أهدافه بنجاح.
* إعادة هيكلة النظام: تعتبر من أكبر المخاطر التي تواجه المشاريع وتؤثر على سير العمل هو قيام المؤسسات بإعادة هيكلة النظام وعمل تغييرات في بعض العمليات والمهام وحدوث تحول مفاجأة في أدوار الفريق لمواكبة التطور التكنولوجي، وبالتالي يجد العاملون صعوبة بالغة في التكيف مع الهيكلة الجديدة مما يؤثر على الجدول الزمني للمشروع، لذلك يجب على المؤسسة عمل دورات وبرامج تدريبية لتنمية مهارات العاملين ورفع كفاءتهم لقبول التغيير وسرعة التكيف معه بسهولة.
بالإضافة إلى وضوح الرؤية في كل ما يخص المشروع من تحديد نطاقات المشروع والمواعيد النهائية وأهم الأهداف التي ينبغي تحقيقها وجميع متطلبات المشروع، كل ذلك يمنع وقوع خسائر ويكسب ثقة الجهات المستفيدة في المؤسسة.