تسهم تقارير إدارة المشروع والتواصل الفعال في نجاح أي مشروع، ويقوم كل من أعضاء الفريق، وأصحاب المصلحة، ومديرو المشاريع، وأعضاء مجلس الإدارة بإعداد التقارير التي تتعلق بمهام وأعمال المشروع، ويوجد أساليب متعددة تعتمد الفرق عليها في إعداد التقارير وتقدمها إلى ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالعملاء والمديرين من أجل تحقيق المشاركة الفعالة.
يعمل تقارير إدارة المشروع على توفير معلومات المشروع بانتظام، وتقديم تلك المعلومات لأعضاء الفريق وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالعملاء، وبذلك يمكنهم حمايتهم من المخاطر والمشكلات غير المتوقعة، فمن خلال تلك التقارير يمكننا التوصل إلى العقبات التي تمنع سير أعمال المشروع بنجاح.
يعمل تقارير إدارة المشروع على توثيق تواريخ المشروع وإجراءاته، والتي يمكن استخدامها في تحليل المتطلبات وتسوية النزاعات.
ينبغي أن يتمتع التقرير بالتنسيق الموحد والبساطة من أجل قراءته وفهمه بسهولة.
أنواع تقارير إدارة المشاريع
تقوم فرق المشروع باستخدام أساليب متعددة ومختلفة في إعداد التقارير، ولكل منها الأهداف التي يحققها وهذه الأنواع هي:
* تقارير الحالة
وهو أكثر الأنواع شيوعًا، ويمكن إعداده بشكل يومي وأسبوعي وشهري اعتمادًا على مستوى تفاصيل المشروع ومتطلباته فمثلا إذا كان المشروع كبيرًا، يمكنك إنتاج تقارير يومية لإظهار الأداء اليومي للمهام، وتشتمل هذه الأنواع من التقارير على ما يلي:
- تباين الجدول (SV)
- فرق التكلفة (CV)
- تحليل القيمة المكتسبة (EVA)
- حجم الإنجازات
- أوضاع المعالم
- حالة الشراء
- حالة الصحة والسلامة
* تقارير الموارد
تعتبر الموارد هي الأساس الذي يقوم عليه أي مشروع، وقد تكون تلك الموارد قوي عاملة، أو رأس مال، أو الآلات والأجهزة، وتتطلب تلك التقارير عرض الموارد كتعيين العاملين لأداء المهام، كما تساعد في مقارنة الأداء المخطط له والأداء الفعلي لكل مورد.
يمكن إجراء تحليل الإنتاجية من خلال مراجعة تقارير الموارد، فهي توفر معلومات كافية حول كم المهام المكتملة وساعات العمل المستهلكة لذلك يقوم مديرو المشاريع بتحليل تقارير الموارد من أجل وضع الحلول المناسبة في حالة عدم وجود موارد كافية.
* تقارير المخاطر
يشتمل تقرير المخاطر على ملخص لمخاطر المشروع، ويمكن إعداد تقارير فعالة للمخاطر من خلال تحديث سجل المخاطر ومراجعة اجتماعات فريق إدارة المشروع حول المخاطر.
يجب التركيز على المخاطر ذات التأثير القوي وإدراجها في التقرير، بالإضافة إلى إعداد تقرير مخاطر يتضمن جميع المخاطر داخل المشروع بغض النظر عن مدى أهميتها.
يساعد العصف الذهني وتبادل الأفكار مع أعضاء فريق المشروع في تحديث سجل المخاطر بانتظام.
* التقارير التنفيذية
ويتم إعداد تلك التقارير لأعضاء مجلس الإدارة والإدارة العليا، لذا فهي تتطلب مستوى مختلف من التفاصيل ويجب أن يكون كافيًا من أجل تحسين عملية صنع القرار، وتحتوي تلك التقارير على الوضع الحالي للمشروع، والمشكلات المحتملة، والمخاطر عالية المستوى، والإيرادات، الميزانية.
* تقرير تتبع الوقت
تعمل تقارير تتبع الوقت على توضيح مقدار الوقت المستغرق لإكمال مهمة أثناء تنفيذ المشروع، فهو يساعد الفريق على تحديد الوقت الذي يستغرقونه في أداء المهام، ومن خلال تحليل تقارير تتبع الوقت، يستطيع مديرو المشاريع وأعضاء الفريق تقييم أدائهم بسهولة واتخاذ الإجراءات اللازمة لإكمال المهام في وقت مبكر.
تقارير إدارة المشاريع وعملية الاتصال
يُعد التواصل الفعال هو الأساس في إدارة المشاريع الناجحة، وتعتبر التقارير الفعالة لإدارة المشروع أمرًا هامًا لإنشاء نظام اتصال ناجح، فالتواصل الفعال يسهم في نجاح جميع مهام وأعمال المشروع، وينبغي على مدير المشروع التأكد من أن الجميع على إدراك كافٍ بمسئولياتهم.
* ينبغي عليك -أكنت مهندسًا أم مديرًا لمشروع- إعداد التقارير التي توضح ما يجب القيام به ومتى، وذلك باستخدام الأساليب المختلفة التي تسهم في تحقيق الأهداف فمثلا تقارير الحالة توفر معلومات تتعلق بحالة المشروع خلال مرحلة التنفيذ، وتقارير الموارد تتضمن معلومات تتعلق باستخدام الموارد، أما تقارير المخاطر فتسمح لك بمراجعة مخاطر المشروع وآثارها المحتملة على أهداف المشروع، والتقارير التنفيذية هي التي تم إنشاؤها للإدارة العليا من أجل توفير معلومات موجزة بشأن حالة المشروع وأدائه.
يمكنك استخدام جداول البيانات لتحقق فهمًا أفضل للتقارير.