تُعد كانبان من المنهجيات التي تدعم الإدارة الرشيقة، والتي بدأ ظهورها عام 1940 في شركة تويوتا حين أرادت الشركة أن يكون تصنيعها خالي من الهدر مع تحسين عملياتها وزيادة الإنتاجية.
وكانبان كلمة يابانية تعني بطاقات أو ملصقات مرئية وهذه الملصقات تُظهر للعاملين المهام التي تم إنجازها وتوجههم نحو المهام التي ينبغي عليهم القيام بها، فهي تتبع المشروع من بداية التفكير فيه وحتى إنجازه وتسليمه.
وتعتبر من المنهجيات التي تساعد على سير العمل وإدارة التغيير بفعالية، وتهدف إلى رضا العملاء من خلال الاستجابة لمتطلباتهم، كما تعمل على التحسين المستمر وتطوير منتجات الشركة، بالإضافة إلى تشجعيها العمل الجماعي والتعاون بين أعضاء الفريق.
المبادئ الرئيسية لمنهجية كانبان
أولًا: تصور سير العمل
وذلك من خلال استخدام شاشة مرئية أو لوحة يظهر فيها كيفية تدفق العمل وسير الإجراءات من مرحلة إلى أخرى.
في لوحة كانبان تنتقل عناصر العمل والمهام من اليسار إلى اليمين وكل خطوة تمثل الحالة التي عليها المهمة، وتكون عبارة عن ثلاث خطوات:
* القيام به To Do
* قيد التقدمDoing
* تم Done
ونلاحظ أنه يتم نقل العمل من عمود إلى آخر حتى يتم إكمال مهام، ويمكن إضافة خطوة أخرى مثل قيد التطوير وذلك في مرحلة الاختبار بناء على متطلبات العملاء.
أما في مشاريع تطوير البرمجيات تأتي رسم الخرائط المرئية كخطوة أولى في منهجية كانبان من أجل إدارة الإجراءات بفعالية.
ثانيًا: الحد من العمل الجاري (قيد التقدم)
تسبب كثرة المهام العديد من الاختناقات وعدم الكفاءة، فمثلا لو هناك مهمتين وكل مهمة يستغرق إنجازها أربع ساعات فالمدة الإجمالية للمهمتين ثماني ساعات، لذا تعمل كانبان على تقليل مصادر الهدر التي لا تضيف قيمة للمنتج والحد من عدد المهام التي يجب على الفريق القيام بها تجنبًا للاختناقات وعدم الكفاءة.
ثالثًا: إدارة تدفق العمل
وهذه من المهام الأساسية لمدير المشروع حيث يقوم بمتابعة سير العمل، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين الكفاءة.
رابعًا: وضوح سياسات العمل
ينبغي على جميع أعضاء الفريق اتباع الإرشادات الخاصة بالإجراءات التي توفرها لوحة كانبان، بالإضافة إلى الفهم الكامل لكيفية أداء المهام وإنجازها تجنبًا لوقوع أخطاء.
خامسًا: التحسين المستمر
تسعى منهجية كانبان -كغيرها من منهجيات الإدارة الرشيقة- إلى التحسين المستمر، وعلى كل عضو أن يشارك بالأفكار والمقترحات حتى تستمر إجراءات التطوير للأفضل.
وبعيدًا عن الصناعة التي يتم فيها تطبيق تلك المنهجية، فالمؤسسات التي تعتمد على كانبان تتمتع بمرونة أكثر لأن جميع أعضاء الفريق يتمكنوا من رؤية كل المهام على لوحة كانبان مما يجعلهم على اطلاع دائم لأي مستجدات.
مزايا منهجية كانبان
- تعزز الشفافية والوضوح في إدارة المشاريع
- تشجع العمل الجماعي وسير العمل الرشيق
- تدعم مشاركة الفريق
- تساعد في الحد من مصادر الهدر وتقلل النفايات
- تعمل على زيادة الإنتاجية
- تحقق الرضا للعملاء وتكسب ثقتهم
- تسمح بمرونة أكثر
- تساعد على تقليل كمية المخزون
- تسهم في سرعة أداء الإجراءات وإنجازها بنجاح
عيوب منهجية كانبان
- تستلزم وجود بيئة ديناميكية (وهي قدرة المؤسسة على دمج وبناء وإعادة تكوين الكفاءات الداخلية والخارجية للتكيف مع التغييرات بسهولة)
- تتطلب وسائل اتصال فعالة
- توجب على الفريق المتابعة المستمرة والمتواصلة للوحة
- ينبغي تحديث الملصقات باستمرار حتى لا تسبب الملصقات القديمة عيوبًا أو مشاكل.
- تؤدي -في بعض الأحيان- إلى التعقيد.
- يصعب تطبيقها على جميع الصناعات والمشاريع.