التحليل الثلاثي هو أحد التقنيات الفعالة لإدارة المخزون ويقوم على تحديد قيمة عناصر المخزون بناء على أهميتها للعمل، فالعناصر ABC يتم تصنيفها حسب الطلب والتكلفة وبيانات المخاطر، ويعمل مدراء المخزون على تجميع العناصر في عدة فئات وفقا لتلك المعايير.
وتطبيق هذه التقنية يساعد أصحاب المؤسسات وقادة الأعمال على فهم المنتجات الأكثر أهمية لتحقيق النجاح المالي لمؤسساتهم.
وحدات حفظ المخزون stock keeping units
تُعد وحدة حفظ المخزون جزءًا أساسيًا من إدارة المخزون لأي مؤسسة تعمل في مجال بيع المنتجات، وتقاس أهميتها بناء على حجم المبيعات أو الربحية، فالأكثر أهمية هي عناصر الفئة A، وتليها الفئة B، والأقل في الأهمية هي عناصر الفئة C، وهناك بعض المؤسسات تعمل على تصنيف المنتجات إلى AوF.
وهذا التحليل (ABC) في حساب التكاليف على أساس مدى الفعالية يختلف عن تحليل ABC لإدارة المخزون، حيث يقوم المحاسبون باستخدام التكلفة القائمة على الفعالية والنشاط في التصنيع من أجل تعيين التكاليف غير المباشرة أو العامة كالمرافق أو الرواتب للخدمات.
ارتباط تحليل ABC بمبدأ باريتو
ينص مبدأ باريتو على أن 80% من النتائج تأتي من 20% فقط من الجهود، لذلك يسمى هذا المبدأ بقاعدة 20/80، وبناء على هذا المبدأ فإن تحليل ABC (أ ب ج) يعمل على تحديد 20% من المنتجات أو السلع التي تقدم قيمة بنسبة 80%.
لذا نجد أن معظم الشركات لديها عدد صغير من فئة العنصر A، وعناصر أكبر من المنتجات B، ومجموعة كبيرة من C.
مثال توضيحي على التصنيفات في إدارة المخزون ABC
| نوع | أهمية | النسبة المئوية لإجمالي المخزون | قيمة الاستهلاك السنوي | عناصر التحكم | السجلات |
| الفئة أ | قيمة عالية للدولار | 10% – 20% | 70% – 80% | قوية | دقة عالية |
| الفئة ب | قيمة الدولار المتوسط | 30% | 15% – 20% | متوسطة | جيد |
| الفئة ج | انخفاض قيمة الدولار | 50% | 5% | أساسية | الحد الأدنى |
قد يرى البعض أن مبدأ باريتو لا يكون دقيقًا تمامًا، لكن مع ذلك يظهر التحليل أن الأشياء القيمة تميل إلى التوزيع بناء على 80/20، فيحدد تحليل ABC النقاط المثالية وأن معظم إيرادات الأعمال التجارية تأتي بجهد قليل نسبيًا.
كيفية حساب تحليل مخزون ABC؟
يتم حساب تحليل مخزون ABC من خلال ضرب المبيعات السنوية لعنصر محدد في تكلفته، وبالنتائج تتوصل إلى السلع ذات الأهمية العالية والسلع التي تحقق ربحًا منخفضًا، وبالتالي ستعرف أين تركز الموارد البشرية ورأس المال.
وتكون الصيغة المستخدمة لتحليل مخزون ABC:
(العدد السنوي للعناصر المباعة) × (التكلفة لكل عنصر) = (قيمة الاستخدام السنوي لكل منتج)
ويمكنك الاستعانة ببرنامج Microsoft Excel لإجراء تحليل مخزون ABC، والقيام بإدراج كل منتج بترتيب تنازلي وفقا لقيمة الاستخدام، ثم حساب إجمالي كل عنصر في المبلغ الإجمالي، وبعدها تحديد قيم الفئات A وB وC، ثم تعيين اسم مجموعة لكل عنصر، وبالتالي سوف تحصل المنتجات أو السلع ذات القيمة الأعلى على اهتمام المدير.
فعلى سبيل المثال، تطبيق تحليل ABC لشركة بيع بالتجزئة لتوضيح مبدأ باريتو في العمل، مع وجود العديد من المنتجات ذات الحجم المنخفض أيضًا من بين المنتجات الأعلى قيمة ليظهر مخطط باريتو المنحنى ويوضح قاعدة80/20 ليتم ترتيب العناصر ومكان وضعها في تصنيفات A أو B أو C.
فائدة تحليل ABC في عمل مدراء المخزون
يساعد التحليل الثلاثي مدراء المخزون على تبسيط العمل، ويسعى المدراء -غالبًا- لاتباع طرق وأساليب فعالة لتحسين الأسعار ورفع مستوى الجودة من أجل تحقيق كفاءة أكبر، ومن أجل تحقيق هذا الهدف يقومون باستخدام تقنية ABC لتركيز جهودهم أكثر على مخزون الفئة A والتركيز بصورة أقل على منتجات الفئة B و C.
فمثلا يركز مدراء المخزون في تحليلهم على التحقق من أوامر الشراء للمنتجات ذات القيمة الأعلى (عناصر الفئة أ) لكونها تحقق أكبر قدر من الإيرادات.
ويتم استخدام هذا التحليل لإدارة المخزون والتحكم بصورة أفضل في تكاليف رأس المال، فالمعلومات التي تم اكتسبها من التحليل تسهم في تعزيز دوران المخزون.
فوائد تحليل ABC
* يسهم التحليل في زيادة تحسين المخزون وذلك من خلال تحليل المنتجات المطلوبة حتى تتمكن الشركة من استخدام مساحة المخزن لتخزين المنتجات أو السلع بشكل كاف، والحفاظ على مخزون أقل لعناصر الفئة B أو C.
* تحليل ABC يمكنك من التنبؤ بالمخزون فالمراقبة وجمع البيانات حول المنتجات المطلوبة بدرجة كبيرة من قبل العملاء يساعد في دقة التنبؤ بالمبيعات، كما يستطيع المدراء استخدام تلك المعلومات من أجل تحديد مستويات المخزون والأسعار لزيادة الإيرادات الإجمالية للشركة.
* يشير هذا التحليل إلى زيادة المبيعات في عنصر معين نتيجة تزايد الطلب عليه وهذا يسهم في زيادة الربحية.
* تحقق الشركة مكاسب تصل إلى 70% أو 80% من إيراداتها على عناصر الفئة A، لذلك ينبغي التفاوض مع الموردين على شروط أفضل لتلك العناصر كخفض التكاليف أو خدمات ما بعد الشراء أو الشحن المجاني.
* يعمل تحليل ABC على تخصيص الموارد بشكل استراتيجي من أجل توافق عناصر الفئة A مع طلب العملاء، ففي حالة انخفاض الطلب على تلك الفئة يمكنك التحليل من إعادة تصنيف العناصر، وجعل تركيز العاملين وجهودهم على الفئة الجديدة.
* يساعد هذا التحليل على تحديد العناصر الأكثر ربحية وبالتالي يمكنك تقديم مستويات أعلى من الخدمة للعملاء وتلبية متطلباتهم.
* يسهم التحليل الثلاثي في الإدارة الفعالة لدورة حياة المنتج وهذا الأمر مفيدًا للغاية من أجل التنبؤ بالطلب والعمل على تخزين المنتجات بشكل مناسب.
* يساعد هذا التحليل في التحكم والسيطرة على العناصر التي تحقق أرباحًا عالية لأن مخزون الفئة A يرتبط بنجاح المؤسسة، لذا ينبغي إعطاء الأولوية لمتابعة الطلب والحفاظ على مستويات المخزون.
* جمع البيانات من خلال التحليل يمكنك من الحفاظ على معدل دوران المخزون عن مستويات مناسبة.
* التحليل الثلاثي يقوم بتصنيف العناصر في صورة فئات A أو B أو C وبناء على ذلك تتمكن المؤسسات من تعقب نسبة المخزون الصحيحة، وبالتالي تستطيع الحد من تكاليف نقل المخزون التي تكون بسبب الاحتفاظ بالمخزون الزائد.
كما يساعد هذا التحليل -أيضًا- على تبسيط إدارة سلسلة التوريد.
التنبؤ بالمخزون
يساعد التنبؤ الفعال بالمخزون على تجنب تراكم السلع غير المباعة والتي تكلف أموالا كثيرة في تخزينها، والسعي للحفاظ على المنتجات التي عليها طلب أكبر من قبل العملاء.
عيوب تحليل ABC
يتميز تحليل ABC بعدة فوائد ورغم ذلك فإن إدارة المخزون ليست حلا مناسبًا لجميع المؤسسات، لأن كل مؤسسة لها أنماط محددة في طلب عملائها يمكن أن تؤثر على فوائد هذا التحليل.
وتأتي عيوب هذا التحليل من خلال أمرين وهما: التركيز على قيمة المخزون بالدولار ومقدار الوقت اللازم للتطبيق، ومن صعوبات هذا التحليل ما يلي:
* يؤدي هذا التحليل إلى قيام المدراء بتعيين 50% تقريبًا من العناصر لفئة جديدة كل ربع سنة، وغالبًا لا تتمكن الشركات من إدراك التغييرات مما يسهم في حدوث مشكلة في الطلب، وتستغرق إعادة التقييم وقتًا كبيرًا يؤدي إلى سخط أو غضب العملاء وتراجع رضاهم.
* تحليل ABC يهمل بعض العوامل الهامة مثل موسمية المنتج فقد يكون لمنتج جديد حجم مبيعات قليل لعدم احتوائه على سجل شراء، وهذا التحليل له منظور ثابت حول الطلب لذا فسوف يوجد بعض القصور في المخزون.
* لا توفر معلومات التحليل جميع البيانات الإحصائية أو التفاصيل اللازمة من أجل اتخاذ قرارات إدارية صحيحة.
* لا يمكن منح القضايا غير المهمة قيمة، فنظرا لسهولة إجراء التحليل يحاول العاملون إدخال آرائهم وتطبيق رؤاهم الخاصة وهذا يؤدي إلى نتائج سلبية ويجعل هذا التحليل غير فعال يستهلك الموارد بدلا من توفير الوقت والجهد.
* لا يساعد تحليل ABC في وضوح القيمة فهو يعمل على تحديد أهمية المنتج بناء على الإيرادات أو الاستخدام المتكرر، فبعض المنتجات لا يتم بيعها على الرغم من كونها تجذب العملاء، وعلى سبيل المثال تكون بعض الأجزاء في الطائرة لا يتم استخدامها لكنها لها قيمة كعنصر أمان أساسي.
* عدم موافقة هذا التحليل مع نظام المؤسسات فهو يتعارض مع أنظمة التكاليف التقليدية، ولا يستجيب لمتطلبات مبادئ المحاسبة المقبولة عموما (GAAP)، وإذا اضطررت إلى إدخال أنظمة تكلفة متعددة فسوف يؤدي هذا إلى ارتفاع تكاليف العاملين وعدم الكفاءة.
* ومن أكثر عيوب هذا التحليل أنه ينظر إلى القيمة بناء على الدولار، لذا سيكون هناك خطر نفاذ عناصر الفئة B أو C، أو يكون لديك فائض كبير من تلك الفئات متراكمة في المخزون.
* ينبغي العلم أن فقدان العناصر B وC للقيمة العالية لا يعني انعدام قيمتهم، وأحد عيوب هذا التحليل هو إهماله لتلك العناصر وجعلها مخزونات زائدة مما يعرضها للتلف، فالمخزون الذي لا يتم متابعته وإحصاؤه يمكن سرقته بسهولة.
* يفتقد هذا التحليل النجاح لأن يتطلب من كل عنصر قياس المواد والذي يتضمن كيفية تسميتها وتخزينها وتصنيفها ومراقبتها باستمرار.
* يقوم المدير المختص بإجراء هذا التحليل دون اتباع معايير محددة لكل فئة، وهذا يؤدي إلى تصنيف ذاتي للمنتجات خالي من الموضوعية.
* لا يفيد تحليل ABC جميع الشركات، فالشركات المختصة في بيع الحلوى أو المسامير لديها قيمة استهلاك سنوية متساوية لعناصر المخزون، فلا تتمكن من فرز المخزون لديها بناء على مبدأ باريتو.
* بعض الشركات لديها أعداد هائلة من عناصر المخزون مما يجعلها تقوم بتعيين عاملين إضافيين وشراء معدات من أجل إجراء هذا التحليل وإدارة المخزون بنجاح.
كيفية إجراء تحليل ABC
من أجل إجراء تحليل ABC ينبغي اتباع الخطوات التالية:
* تحديد الهدف: يساعد تحليل ABC في تحقيق أحد الهدفين: خفض تكاليف الشراء أو زيادة التدفق النقدي، وذلك من خلال تحسين مستويات المخزون للعناصر بناء على الإنتاج أو مبيعات العملاء.
* جمع البيانات: ويُعد الإنفاق السنوي على كل عنصر من البيانات الأكثر شيوعا والتي يجب جمعها، وهذه البيانات بدولارات الشراء الخام فإذا كان من السهل حسابها سوف تتمكن من جمع التكلفة المرجحة، بما في ذلك هامش الربح الإجمالي والطلب.
* الفرز وفقًا الترتيب التنازلي للتأثير: استخدام تحليل ABC لترتيب كل عناصر المخزون حسب التكلفة من الأعلى إلى الأقل تأثيرًا.
* حساب تأثير المبيعات: ينبغي حساب تأثير كل صنف مخزون على المبيعات كنسبة مئوية، وذلك بقسمة تكلفة الصنف السنوية على الإجمالي لجميع الأصناف التي تم إنفاقها، وتكون النسبة المئوية للتأثير = (تكلفة العنصر السنوية) / (الإجمالي المجمع لجميع العناصر التي تم إنفاقها) × 100
* فرز العناصر إلى فئات شراء: بعد تحديد الفئات ينبغي العمل على إعادة التفاوض على العقود أو توحيد البائعين أو تطبيق الشراء الإلكتروني، فإجراء تغييرات في هذه المجالات يضمن لك توفير عناصر الفئة A في المخزون، وينبغي أن تكون لديك أفق واسعة بدلا من التشدد في استخدام قاعدة 80/20.
* تحليل الفئات: ينبغي -بعد تحديد الفئات وإدارة التكاليف الاستراتيجية- العمل على إعداد جدولة للمراجعات من أجل متابعة نجاح أو فشل القرارات.
أفضل الطرق للاستفادة من إجراء تحليل ABC
يُعد استخدام التكنولوجيا لإدارة المخزون من أفضل الممارسات التي تبسط إجراء التحليل الثلاثي من البداية إلى النهاية، ومن أجل الاستفادة منه يمكنك اتباع الطرق التالية:
* يجب الحفاظ على بساطة التصنيفات من خلال استنادها إلى عدد مرات الانتقال عبر المؤسسة، فالعناصر سريعة الحركة أكثر عرضة لنفاد المخزون، كما يمكن تصنيف العناصر وفقا للقيمة أو هامش الربح الإجمالي من خلال وضع العناصر الأغلى في الفئة A والعناصر متوسطة السعر في الفئة B والعناصر ذات التكلفة الأقل في الفئة C.
* ينبغي تركيز الجهود على عناصر الفئة A لكونها تمتلك أعلى الأهداف، فمثلا يقضي المدراء 10 ساعات لمراجعة 100 عنصر من الفئة A بينما يقضوا 10 ساعات في مراجعة 10000 عنصر من الفئة C.
ويضمن حساب الدورات حسب التصنيف جعل الدورة أكثر انتظامًا على عناصر الفئة A المؤثرة بشكل أكبر على المبيعات من عناصر الفئة BوC.
* ينبغي العمل على تقسيم مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا للفئة، بالإضافة إلى إجراء مراجعات الأداء في حالة القيام بالصيانة الكاملة للمخزون.
* لابد من إجراء المراجعة لفائض المخزون لدى مؤسستك، ففي بعض الأحيان يشكل فائض المخزون مخاطر غير ضرورية وتكاليف للاحتفاظ به، من خلال المراجعة المنطقية ووفقًا لمعايير محددة يمكنك تصنيف المخزون بشكل صحيح.
* يحتاج مدراء سلسلة التوريد إلى إمكانية إدارة المخزون في المواقع الفعلية له.
* ينبغي تتبع الوقت بين تاريخ الشحن وتاريخ الاستلام في حالة انتقال المخزون بين المواقع، فإجراءات المتابعة والتدقيق تساعد في تسجيل الضرر أو الخسارة التي حدثت أثناء عملية النقل.
* لابد وأن تتحلى بالمرونة لأن التصنيف يتطلب التحديث بشكل دوري بسبب التغييرات التي تطرأ على السوق بشكل مستمر وتغير متطلبات العملاء ورغباتهم.
* ينبغي التركيز على المبيعات والمخزون فزيادة المبيعات يزيد معها دوران المخزون وبالتالي سوف تحتاج إلى إعادة التخزين، كما يتطلب التغير في السوق إلى إعادة فحص فئات العناصر ومراجعة الأسعار والاستراتيجيات الترويجية على أساس التصنيف.
* ينبغي على المؤسسات الاستفادة من التكنولوجيا واستخدام المدراء للأنظمة الآلية التي تمكنهم من التعرف على الزيادات في الطلب وتجنب مشكلات التنفيذ.
استخدام تحليل ABC لحساب الدورة
تُعرف إجراءات المراجعة والتدقيق بـ بحساب عد الدورات وهي تشبه إجراء الجرد السنوي للمخزون، وبسبب عدم وجود خبراء في إجراءات الجرد أصبح حساب الدورة أساسًا لضمان دقة سجلات المخزون في نظام إدارة المخزون، حيث يمكن جدولة عد الدورة العادية حسب التصنيف، مما يضمن إجراء المزيد من العد المنتظم للدورة على عناصر الفئة A التي لها التأثير الأكبر والأكثر أهمية على أداء المبيعات من عناصر الفئة B وC.
كيفية إدارة المخزون بنجاح من خلال تحليل ABC؟
ينبغي تقييم هذا التحليل ومدى فائدته وفعاليته في عملك، ويمكنك تجنب الافتراضات من خلال طرح الأسئلة ووضع إجابة واضحة عليها، فإذا قررت إجراء هذا التحليل لابد من اتخاذ الاستعدادات اللازمة التي تمكنك من نجاحه.
يمكنك الاستعانة بالاستبيان التالي لتقييم استعدادك وإمكانيتك لإجراء التحليل في عملك، فإذا أجبت ب “لا” على أي أسئلة، فأنت تحتاج للقيام بمزيد من الاستعداد قبل إجراء تحليل ABC:
| المسائل والقضايا | الأسئلة | نعم | لا |
| جمع المعلومات | هل معلومات الطلب والتكلفة حسب العنصر موثوقة ويمكن الوصول إليها؟ | ||
| أهمية الأنظمة | هل توجد عمليات وأنظمة للتشغيل الفعال لطريقة تحليل ABC؟ | ||
| دراسة الجدوى | هل تم تحديد فوائد التنفيذ والتشغيل باستخدام أهداف وغايات محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيا (SMART)؟ هل الفوائد تفوق المخاطر؟ | ||
| أثر التغييرات | هل قمت بتقييم آثار الانتقال إلى تحليل ABC؟ | ||
| المدة الزمنية | هل وضعت جدولا زمنيًا واقعيًا للتنفيذ؟ | ||
| مؤشرات الأداء الرئيسية | هل قمت بتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لتتبعها وقياس التكاليف؟ |
أمثلة على استخدام تحليل ABC في مختلف الصناعات
تقوم العديد من المؤسسات باستخدام تحليل ABC من أجل تحسين عملياتها وزيادة أرباحها، من خلال الأمثلة التالية تتمكن المؤسسات من التوظيف الفعال لمبدأ باريتو (80/20) وتحليل ABC:
* شركات البيع بالتجزئة
يستخدم أصحاب تلك الشركات تحليل ABC من أجل تحديد المنتجات الأكثر ربحية لأعمالهم، يمكنهم بعد ذلك استخدام البيانات التي تم تجميعها من التحليل للترويج لهذه المنتجات عبر مواقع البيع بالتجزئة والتأكد من وجود مخزون كاف في متناول اليد.
ويسمح تحليل ABC لمدراء مراقبة المخزون بالتركيز على الطرق الفعالة لإدارة المخزون ذات القيمة الأعلى بشكل أفضل، بما في ذلك الكمية الصحيحة من مخزون الأمان لتجنب نفاد المخزون، كما تؤدي البيانات إلى إعادة التفكير في المنتجات المباعة والسلع.
* شركات تصنيع السيارات
يسهم تحليل ABC في معرفة فعالية عمال خطوط الإنتاج، والحصول على التفاصيل التي تفيد في استخدام الموارد، وتحديد المعدات الأعلى أداء، كما تعمل مراقبة المخزون على توفير نظرة ثاقبة للمواد الخام اللازمة ومعلومات قيمة للتفاوض على عقود جديدة أفضل مع الموردين.
يساعد تحليل ABC -في بيئة التصنيع- على زيادة هوامش الربح من خلال تصنيف أعلى 20٪ من المنتجات حسب الإيرادات، كما يمكن للمصنعين استخدام التحليل من أجل تحديد معظم الأجزاء والمواد التي تتطلبها هذه المنتجات، وباستخدام النتائج يمكن تحديد أولويات الأشخاص والوقت والمواد لإحداث أكبر تأثير.
تاريخ تحليل ABC
يعود أساس تحليل ABC إلى أوائل القرن العشرين، حينما اكتشف المخترع فيلفريدو باريتو قانون القلة الحيوية أو مبدأ باريتو وقام بتطبيقه على الاقتصاد، حتى أصبح تحليل ABC أحد الركائز لإدارة المخزون.
* أواخر القرن التاسع عشر: اكتشف الاقتصادي فيلفريدو باريتو قاعدة 80/20 التي تنص على أن معظم النتائج (80%) تأتي من أسباب قليلة (20%)، ومنذ اكتشاف تلك القاعدة أصبحت المؤسسات في شتى المجالات في العالم تعمل بها.
* خمسينيات القرن العشرين: كان جوزيف م. جوران وإدواردز ديمنغ مؤسسين ومؤيدين لإدارة الجودة (QM)، والتي تعتمد على تحليل ABC، وعملا على إدخال هذا المفهوم لليابان مما ساعد في خلق المعجزة الاقتصادية اليابانية بعد الحرب.
* ستينيات القرن العشرين: وبناء على مفاهيم إدارة الجودة عملت إدارة الجودة الشاملة (TQM) على استخدام مفهوم ABC حتى حظيت بشهرة واسعة خلال أواخر الثمانينيات وأوائل التسعينيات.
* سبعينيات القرن العشرين: بدأ استخدام التشفير الشريطي UPC والماسح الضوئي في البيع بالتجزئة في عام 1974، وقامت وزارة الدفاع بتنفيذ نظام مراقبة مخزون الباركود في عام 1981، وساعدت الرموز الشريطية والمسح الضوئي بتتبع أسهل بكثير للمنتجات طوال دورة حياتها وبذلك تم دعم إدارة المخزون القائمة على ABC.
* ثمانينيات القرن العشرين: Lean Six Sigma شاعت تلك المنهجيات من أجل القضاء على فائض التصنيع، وبدأ استخدام تحليل ABC مع أدوات التصنيع الخالي من الهدر ومازال يستخدم حتى اليوم.
* تسعينيات القرن العشرين إلى الوقت الحاضر: تدعم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تحليل مخزون ABC واستخدامه مع طرق إدارة المخزون الأخرى، فهي تسعى على تعزيز استخدامه في جميع أنحاء العالم.