لا يمكن الإقدام على أي مهمة في الحياة دون عمل خطة لها، وخاصة عمل المشاريع فالتخطيط يضمن لك أن نجاح المشروع وتحقيق الأهداف، وربما أصعب ما يواجه مدير المشروع هو الكيفية التي يتمكن من خلالها من وضع الخطة، من حيث الجدول الزمني، والتكلفة، والمهام، والعاملين، ومتابعة سير الخطة، فبعض المشاريع تفشل بسبب سوء التخطيط وعدم وضع الخطة باحترافية وكفاءة.
وهناك عدة أسئلة تستطيع من خلال الإجابة عنها عمل خطة فعالة لمشروعك وتحقق من خلالها النجاح وهذه الأسئلة هي:
أولًا: لماذا؟
فلماذا التخطيط للمشروع؟
ويتم التخطيط للمشروع لتقليل المخاطر ووضع معايير ثابتة للأداء، حتى نصل إلى النتائج الإيجابية ونحقق الربح المتوقع في أقصر وقت ممكن.
ثانيًا: ماذا؟
وما هو هيكل تجزئة العمل WBS؟
هو مخطط لتقسيم نطاق المشروع إلى عناصر عمل من أجل إدارتها بسهولة، ويقوم هذا الهيكل بعرض جميع مهام المشروع وعلاقة كل مهمة بالمهام الأخرى وبالمشروع ككل، كما يساعد في توزيع المهام والمسئوليات لأعضاء الفريق بشكل مناسب، فهو من أفضل الأساليب التي تستخدم لتنفيذ العمل بسهولة.
ومن خلال توقع نتائج المشروع يمكنك إنشاء هيكل تقسيم عمل يسهم في تحقيق هذه النتائج خلال دورة حياة المشروع.
ثالثًا: كيف؟
كيفية تحقيق النتائج المتوقعة؟
ينبغي تحديد المهام المطلوبة لتحقيق نتائج المشروع على أدنى مستوى من هيكلية تقسيم العمل والعمل على مواجهة المخاطر والقيود، ثم نقوم بإنشاء مخطط الشبكة لمشروعنا.
رابعًا: أين؟
وأين سيكون موقع المشروع؟
فالمكان الذي سوف يقوم عليه مشروعك يمكنك عمل مخطط له من خلال الخرائط الشائعة (2D) أو العروض التقديمية (3D (BIM حتى تتمكن من ربط المهام بالمواقع التي يتم فيها العمل.
خامسًا: من؟
من هم المشاركون في المشروع؟
تعتمد المشاريع وتنفيذها على الموارد المتاحة داخل المؤسسة ويمكن تقسيم هذه الموارد إلى موارد متجددة كالأشخاص والآلات والتي يمكن استخدامها مرات عديدة لإنجاز مهام المشروع، والموارد المستهلكة وهي المواد المستخدمة في أعمال المشروع، وعند تحديد الموارد نستطيع معرفة من سيتولى المهام وأي المواد التي نحتاجها لتنفيذ تلك المهام.
ومن الضروري معرفة الجهات المستفيدة في المشروع وأدوارهم ومتطلباتهم من أجل نجاح المشروع.
سادسًا: متى؟
متى القيام بأي مهمة داخل المشروع؟
ويمكن معرفة ذلك من خلال إعداد الجدول الزمني للمشروع والميزانية، وما هي الأموال المطلوبة لتمويل المشروع، ولابد من موافقة الجهات المستفيدة على الجدول الزمني لأن ذلك هو الأساس لتنفيذ المشروع.
ومن المهم أيضًا عمل أنظمة اتصالات حتى يكون الجميع على معرفة بالمعلومات والمستجدات حول المشروع، ويتم خلالها إرسال التقارير ومتابعة خطة سير العمل.
* ينبغي أن يتمتع مدير الشروع بمهارة المرونة حتى يتمكن من التعامل مع المخاطر والتحديات، فتقدير المهام وتكلفتها وإنتاجية الموارد قد لا تكون دقيقة، لذلك يجب عمل احتياطات للطوارئ والاستعداد للمسار الحرج الذي يأتي في أي وقت أثناء العمل في المشروع.