تواجها بيئة الأعمال العديد من التحديات، لذلك ينبغي على الشركات أن تكون أكثر فعالية من أجل الحفاظ على مهامها التجارية بل وتطويرها، ولابد من إحداث التغيير والتكيف معه سريعًا لأن الفشل في التغيير يؤدي إلى تراجع المؤسسة وسقوطها.
ووفقًا لـ الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) فإن المنهجية هي مجموعة من الممارسات والتقنيات والإجراءات التي يقوم بها أعضاء الفريق من أجل تحقيق هدفهم ونجاح المشروع، وهناك عدة طرق ومنهجيات لإدارة المشاريع وأكثرها شيوعًا هي: Agile و Lean و Kanban و Six Sigma و Waterfall.
وتلجأ الشركات إلى العمل بتلك المنهجيات لأنها في الأساس إجراءات تساعد مديري المشاريع اتخاذ الخطوات اللازمة لإكمال المهام.
وتختلف المشاريع باختلاف الأهداف والمتطلبات، فلا يوجد طريقة تناسب جميع أنواع المشاريع، واختيار الطريقة الصحيحة يساعد فريق العمل في تحقيق مشروعهم بفعالية.
وهناك بعض الأسس الذي يجب أخذها في عين الاعتبار عند اختيارك للمنهجية حتى تكون أكثر فعالية:
* نوع المشروع: فإذا كنت تدير مشروع تطوير برمجيات، فلا يمكن استخدام نفس المنهجية لإدارة مشروع رعاية صحية.
* الميزانية: وينبغي أن تكون الميزانية كافية لتنفيذ المنهجية.
* الفريق: عدد الأفراد الذين سيعملون معًا ومدى إمكاناتهم لنجاح المشروع.
* المخاطر: التنبؤ بها وتحديد طرق إدارتها بعناية.
* حجم المشروع: سواء كان مشروعًا صغيرًا أو من المشروعات العملاقة.
* التغييرات: كيفية تطبيقها وسرعة التكيف معها.
* المدة: التي ينبغي تسليم المشروع خلالها.
* الجهات المستفيدة: وطرق مشاركتها في الإجراءات.
نماذج لإدارة المشاريع
يقوم مديرو المشاريع باستخدام العديد من الأساليب الجديدة والتقنيات لإكمال مشاريعهم بنجاح، ويحاولون اختيار أنسب الطرق التي تتوافق مع هيكلهم التنظيمي ومشروعهم، ويجب على مدير المشاريع أن يكون على معرفة بكل المنهجيات حتى يمكنه تغييرها من مشروع لآخر بناء على حجم المشروع وأهدافه وأكثر هذه المنهجيات شيوعًا:
* Agile وهي مجموعة من المبادئ في بيئة الأعمال الحديثة تعمل كوسيلة فعالة في إدارة المشاريع وتجعل المؤسسات أكثر إنتاجية وتشتمل على أربع قيم واثني عشرة مبدأ وهذه القيم هي: إعطاء الأولوية للأفراد وتفاعلهم أكثر المنظومة، منح الأهمية للبرمجيات القابلة للعمل والتشغيل، العمل على رضا العملاء لأنه أهم من التفاوض على العقود، والاستجابة للمتغيرات والتكيف معها بدلا من الالتزام بالخطة المحددة.
وتوفر هذه المنهجية مرونة للعمليات والمشاريع واسعة النطاق لذلك أصبحت Agile محل تقدير من قبل العملاء.
* كانبان Kanban وكانبان مأخوذة من كلمة يابانية وتعني ملصق يوضع على المنتج ويهدف إلى السيطرة علـى المواد والأصناف كماً وكيفاً لزيادة الإنتاجية، وهو وسيلة مرئية بسيطة لإدارة المشاريع تسهم في جعل أعضاء الفريق يرى ما حققه من أهداف وتساعده على تحسين تدفق العمل بسهولة.
* اللين Lean وهي من الوسائل الهامة لحل المشكلات من أجل التخلص من الهدر والتبذير وتعتمد على:
مودا وهي التخلص من الهدر، مورا وهي القضاء على الاختلافات والمشكلات، موري العمل على إزالة الحمل الزائد.
* ستة سيجما Six Sigma وهي نموذج حديث يعمل على تحقيق أعلى جودة وتحسين العمليات التجارية للمؤسسة من زيادة الإنتاجية وخفض تكاليف التشغيل.
ويمر هذا النظام بخمس خطوات هي:
1- التعريف: ويتم تحديد المشكلة ومعرفة الأخطاء والعيوب ومحاولة إصلاحها.
2- القياس: جمع البيانات للتعرف على أسباب المشكلة.
3-التحليل: فبعد جمع البيانات يقوم فريق العمل على تحليل تلك البيانات للوصول إلى أصل المشكلة.
4- التحسين: التوصل إلى الحلول التي تساعد في تحسين الأداء.
5- المراقبة والتحكم: القيام بمتابعة التحسينات والتحكم فيها للتأكد من عدم العودة للممارسات القديمة.
* الشلال Waterfall وهي من أكثر منهجيات إدارة المشاريع شيوعًا، وتستخدم على نطاق واسع في العديد من المنظمات، وتقوم بترتيب المهام بشكل تسلسلي، ويتم تحديد أهداف لكل مرحلة من مراحل التطوير، ويعمل الفريق على تحقيقها بشكل كامل قبل الانتقال إلى المرحلة التالية، ويتم تنفيذ جميع المهام كشلال من البداية حتى نهاية المشروع.
ويشتمل هذا النموذج على عدة مراحل متتالية وهي: جمع المتطلبات والتخطيط، والتحليل، والتصميم، والتنفيذ، والاختبار، وتطبيق النظام أو نشره، والصيانة.
ويعتبر نهج الشلال جيدًا للغاية للمشاريع البسيطة التي تحتوي على متطلبات ثابتة ومعروفة وواضحة، وموارد وفيرة وجدول زمني ثابت، وتكنولوجيا واضحة، على عكس Agile فلا يصلح مع المشاريع الطويلة والمُعقدة التي تتغير متطلباتها باستمرار.
ونلاحظ أنه بسبب التطور المذهل في التكنولوجيا، أصبحت المشاريع تعتمد على التكنولوجيا بشكل أكبر، وينبغي على المؤسسات أن تركز على قيمة العملاء وتعمل على رضاهم، وتنمي موظفيها حتى يصبحون أكثر قدرة على التكيف مع التغييرات، وتقدم هذه النماذج العديد من المزايا والإيجابيات للمؤسسات من تحسين العمليات وإنشاء لغة مشتركة وغيرها.