المخاطر هي أحداث غير متوقعة يكون لها آثار إيجابية أو سلبية على أهداف المشروع، لذلك يجب عليك تحديد المخاطر وتطوير طرق الاستجابة للمخاطر السلبية والإيجابية من أجل إكمال مشروعك بنجاح، فلو كان الخطر سلبيًا فينبغي عليك تطوير خططك للتعامل مع تلك المخاطر.
ويمكن تصنيف المخاطر على أنها فرص لها فوائد هامة في العمل، لذا تقوم فرق المشروع بالبحث عن طرق لتحقيق المخاطر الإيجابية وتقليل آثار المخاطر السلبية.
استراتيجيات الاستجابة للمخاطر
تعد إدارة المخاطر جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع والغرض من وضع خطة للتعامل مع المخاطر هو بناء أفضل الاستراتيجيات لإدارة مخاطر المشروع.
ويتم تقسيم استراتيجيات التعامل مع المخاطر إلى فئتين:
* استراتيجيات الاستجابة للمخاطر السلبية، أو التهديدات
* استراتيجيات الاستجابة للمخاطر الإيجابية، أو الفرص.
وتختلف الاستراتيجيات باختلاف نوع الخطر والظروف المحيطة بالمشروع، ويحدد الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) استراتيجيات الاستجابة للمخاطر الإيجابية وهي التصعيد، التعزيز، الاستغلال، التقبل، والمشاركة.
أما استراتيجيات الاستجابة للمخاطر السلبية التي سنقوم بشرحها هي: التصعيد، التخفيف، النقل، التجنب، القبول
وهذه الاستراتيجيات الخمس وفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK)، وقد تكون تجنب المخاطر هي الاستراتيجية الأكثر مثالية، لكن لا يمكن استخدامها طوال الوقت، لأن اختيار الاستراتيجية الأكثر فعالية يعتمد على الظروف.
* التصعيد
وتستخدم هذه الاستراتيجية عندما تكون المخاطر خارج نطاق المشروع أو الطريقة الفعالة في التعامل مع تلك المخاطر ليست من سلطة مدير المشروع، لذلك يقوم بتصعيد الأمر للإدارة العليا حتى يمكنهم إعداد فريق يمتلك الصلاحيات لتنفيذ الطريقة الفعالة والتعامل مع تلك المخاطر بنجاح، فمثلا إذا كانت الحكومة سترفع معدلات الضرائب في العام المقبل، وسوف تتأثر إيرادات مشروعك ولا تمتلك السلطة أو الموارد لإدارة هذا الخطر، لذلك ستقوم بتصعيد المشكلة لمَن لديه الصلاحيات في التعامل مع ذلك الخطر.
* التخفيف
ويحاول فريق عمل المشروع الحد من احتمالية حدوث المخاطر أو العمل على تقليل تأثيرها، فمثلا عندما تكون مديرًا لمشروع بناء جسر وقمت بتحديد الخطر وهو هطول الأمطار، فمن أجل تقليل تأثير الأمطار على موقع العمل فسوف تصدر تعليمات إلى مدير الموقع للإسراع في إتمام قنوات صرف المياه.
* النقل
وهو تحويل المخاطرة التي تكمن في جوانب المشروع أو نتائجها إلى طرف آخر ثالث، واستراتيجية النقل لا تُمحي المخاطر، إنما تنقل فقط مسئولية إدارة المخاطر، فمثلا يوجد مهمة في مشروعك تتطلب حفر عميق وليس لديك خبرة كافية لهذا النوع من المهام، فقمت بالاستعانة بمقاول من الباطن لإتمام عملية الحفر هذه وبالتالي تم نقل تأثير المخاطر إلى المقاول الآخر وأصبح مسئولًا عن إنجاز الحفر طبقًا للجدول الزمني والميزانية المتفق عليهما.
* التجنب
وفي هذه الاستراتيجية يحاول فريق عمل المشروع القضاء على المخاطر أو حماية المشروع من آثار المخاطر السلبية، فمثلا إذا كان من المتوقع سقوط جليد على منطقة العمل وهذا سيضر بالمعدات أو سير العمل فسوف تقوم -كمدير مشروع- بنقل المعدات لأماكن مغلقة لحين الانتهاء من موجة تساقط الجليد.
* القبول
وقبول المخاطر يعني أن يقرر فريق المشروع التعرف على المخاطر وعدم اتخاذ أي إجراء إذا لم ينشأ الخطر، فمثلا ينبغي القيام بمهمة تفجير على يمين الطريق، فمن أجل حماية فريقك من آثار مخاطر أصوات التفجير، قمت بتزويدهم بمعدات الحماية الشخصية (PPE) مثل سدادات الأذن. هذا قبول سلبي وأنت تدير هذا الخطر باستخدام معدات الوقاية الشخصية.
لكن القبول الإيجابي فمثلا إذا كنت مدير لمشروع بناء جسر وقمت بتحديد خطر وهو حدوث عاصفة، فتقوم بتنفيذ خطة طوارئ وتحتفظ باحتياطي طوارئ منفصل لإدارتها.
- وبذلك يكون لديك عدة استراتيجيات وطرق مختلفة للتعامل مع المخاطر وآثارها السلبية، وتستطيع اختيار الاستراتيجية الأنسب لك بناءً على كل خطر يحدث، وينبغي إعداد سجل المخاطر في المراحل المبكرة من المشروع وتحديثه طوال دورة حياة المشروع من أجل إدارة المخاطر بنجاح.