تعتمد الإنتاجية على كيفية استخدام الشركة للأفراد والموارد لإنتاج سلع وخدمات عالية الجودة، وتحقيق استفادة أكبر من الموظفين من خلال العمل بشكل أكثر ذكاءً وليس بجهد أكبر، ولذلك تسعى المؤسسات لخلق بيئة عمل إيجابية تمنح العاملين الحرية للإبداع والابتكار وجعلهم أكثر كفاءة لتحقيق مزيد من الإنتاجية.
وهناك بعض الطرق التي يمكن اتباعها لزيادة الإنتاجية وهي:
* وضع أهداف واقعية: ينبغي على قائد الفريق أن يضع أهدافًا واقعية حتى لو كانت صعبة فيجب أن تكون قابلة للتحقيق ويتمتع الفريق بالمهارات التي تمكنه من تحقيق تلك الأهداف بنجاح، ومن المهم أن تتوافق الأهداف مع الميزانية والموارد المتاحة وأيضًا مواعيد التسليم، فمثلا لا يمكن إنجاز مهام تستغرق شهورًا ونقوم بتحديد أيام قليلة لتسليمها، لأن ذلك يجعل العاملين يتحملون عبء زائد عن طاقتهم ويفقدون تركيزهم.
وينبغي على جميع العاملين معرفة الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها ويكونون على وعي برؤية المؤسسة حتى يشعروا أنهم جزء أساسي منها ويقومون بجميع المسئوليات على أكمل وجه.
* توفير احتياجات الفريق: لزيادة إنتاجية العاملين ينبغي تلبية كل ما يحتاجونه من أدوات ووسائل تساعدهم على توفير الوقت والجهد، فمثلا يمكن للمؤسسة توفير برامج وتطبيقات تعمل على تبسيط سير العمل ومشاركة جميع خطواته مع العاملين بسهولة، كما ينبغي على المؤسسة توفير أنظمة تواصل بين العاملين والقادة حتى يكونوا على اطلاع دائم بالمستجدات والتغييرات للتعامل والتكيف معها.
* التغلب على التسويف: بسبب كثرة المهام والمسئوليات قد يلجأ بعض العاملين للمماطلة وتأجيل أداء المهام، لذلك ينبغي على القادة أن يوجهون أعضاء فريقهم إلى الطرق الفعالة في إنجاز المهام كتقسيمها إلى أجزاء والبدء في الجزء الصعب والمهم وهم في كامل نشاطهم، ثم تناول المهام الأخرى مع منح أنفسهم استراحة بين كل مهمة حتى يتم إنجازهم في الوقت المحدد، ويجب على المؤسسة إعطاء العاملين مكافآت عند تحقيق بعض الأهداف حتى تحفزهم على بذل المزيد من الجهد.
* تحسين ثقافة الاجتماعات: لابد من إلغاء الاجتماعات الغير ضرورية، لأنها تعمل على إهدار الوقت دون فائدة، ويمكن استبدال الاجتماع بشكل آخر من أشكال التواصل بالأفراد المعنيين، وإعلامهم بأهم النقاط أو المعلومات التي كان سيتم مناقشتها أو إرسال تقرير عن حالة المشروع، وبذلك يمكن استغلال وقت الاجتماعات لإنجاز الأعمال الهامة.
لكن هناك بعض الاجتماعات التي تكون أكثر فعالية ومثمرة ويحقق الأفراد من خلالها أعمالًا مهمة وذلك من خلال إنشاء جدول أعمال ومشاركته قبل الاجتماع والتأكد من وجود أهدف محددة لكل اجتماع وأن يتم دعوة الأفراد المناسبين فقط ويكونوا على استعداد للمساهمة وتقديم أطروحات تخدم خطة سير العمل، وبذلك تصبح تلك الاجتماعات مثمرة وتحقق نتائج إيجابية.
* تنمية مهارات الفريق: لابد وأن توفر المؤسسة برامج تدريبية ودورات وورش عمل لتساعد العاملين في تنمية مهاراتهم ورفع كفاءتهم وتطويرهم باستمرار، لأن ذلك يسهم بشكل كبير في زيادة الإنتاجية.