يساعد إعداد فريق عمل فعال -بشكل كبير- في نجاح المؤسسة وتحقيق أهدافها، كما يضمن إدارة فعالة للمشاريع التي تقوم بها تلك المؤسسة، فالنجاح لا يقوم به شخص بمفرده، وإنما يتطلب تعاون مثمر من جميع العاملين داخل بيئة العمل، والتي ينبغي أن تكون بيئة إيجابية حتى يستطيع العاملون تحقيق الأهداف وزيادة الإنتاج.
ربما لا يحدد القادة الفرق التي يريدون تشكيلها، إنما تأتي المؤتمرات والاجتماعات كخطوة لتشكيل فرق وجماعات تعمل سويًا من أجل تنمية أعمال المؤسسة ورفع مكانتها في السوق والتنافس بقوة مع المؤسسات الأخرى.
- الخطوات الأساسية لبناء فريق ناجح
يجب على المدراء التنفيذيين والقادة داخل المؤسسة أن يقومون بالبحث -دائمًا- عن طرق لتحسين الأعمال وزيادة الإيرادات، فالهياكل التنظيمية التي تقوم على العمل الجماعي تخدم فكرة مشاركة الجميع في رؤية المؤسسة والعمل على تحقيق أهدافها.
ينبغي أن يكون هدفك الأول في المؤسسة هو تحسين النتائج وتلبية متطلبات واحتياجات العملاء، فلا توجد مؤسسات راضية عن نتائج تطوير فريقها إلا قليل، لذلك عليك القيام بالتطوير الشامل لفريقك وإدخال برامج جديدة وأساليب حديثة تسهم في بناء فريق ناجح وفعال يحقق نتائج إيجابية للمؤسسة، ويصعد بها نحو القمة.
ويمكنك الاستعانة بالخطوات الآتية من أجل بناء فريق ناجح:
أولا: ينبغي أن تكون أهدافك لبناء الفريق واضحة، فيمكنك تنمية فريقك وتطويره بما يتوافق مع أهداف المؤسسة، حتى تعود الفائدة على العمل، يمكنك ذلك من خلال طرح عدة تساؤلات وإيجاد إجابة مناسبة عليها مثل:
هل تم شرح القائد توقعاته بوضوح من الفريق؟
ما مدى قوة العلاقة بين القائد وأعضاء الفريق؟
هل يدرك أعضاء الفريق سبب وجود الفريق؟
ثانيًا: يعتبر وضع الفريق هو الذي يحدد المهام التي ستقوم بها من أجل تطوير الفريق، ربما تريد أن يحقق فريقك أقصى إمكاناته وقدراته من أجل المساهمة في تحقيق المؤسسة لأهدافها، من خلال الأسئلة الآتية تتمكن من فهم وضع الفريق:
هل يدرك الأعضاء سبب انضمامهم للفريق؟
هل يعرف الأعضاء ويدركون كيف ستساعد استراتيجية استخدام الفرق المنظمة على تحقيق أهداف العمل التي تم الإخبار عنها؟
هل يمكن للأعضاء شرح أهمية فريقهم في تحقيق أهداف الشركة؟
هل يعرف الفريق كيف سيتناسب عمله مع أهداف المؤسسة ورؤيتها وثقافتها؟
ثالثًا: عند وضع خطة لتطوير فريقك وتنميته أو التخطيط لبناء فريق ناجح، لابد من تحديد أوجه التشابه والاختلاف بين العاملين (القواسم المشتركة) وعند التخطيط لأداء المهام يمكنك طرح تلك الأسئلة:
ما رأي الأعضاء في مهمة الفريق، وهل يعتبرونها ذات أهمية؟
هل يريدون أن ينضموا إليها؟
هل لديهم حماسة في إنجاز المهمة؟
هل يتوقع أعضاء الفريق أن تنمو مهاراتهم وتتطور في الفريق؟
ما هي نظرتهم لوظائفهم، وهل يعتبرونها ذات قيمة لحياتهم المهنية ومنظمتهم؟
هل يتوقع أعضاء الفريق أن تكون مساهماتهم موضع تقدير؟
ما مدى استعداد الفريق لمواجهة التحديات؟
رابعًا: من أجل تحقيق الفريق لنتائج إيجابية في بيئة العمل، لابد من نشر ثقافة التوازن التي تعتمد على الانضباط في مواعيد العمل مع أخذ فترات للراحة وتجديد النشاط، والعودة للعمل بكل طاقة وحماسة.
خامسًا: يبدأ تعزيز التعاون والعمل الجماعي بتحديد أهداف كل عضو في الفريق وإظهار الدعم من قبل الأعضاء الآخرين، فمثلا:
هل قام أعضاء الفريق بتقسيم العمل وتنظيم مهامهم وفقا لذلك؟
هل تحدث الأعضاء عن أهدافهم؟
هل يدعم فريق القيادة ما يرغب فيه الفريق؟
سادسًا: ينبغي على القادة متابعة الفرق دائمًا، وذلك من خلال الاستماع لملاحظاتهم، والتأكد من حصول كل عضو على ما يريده، فهل ردود الفعل من العملية متسقة داخل الفريق؟، هل تم تحديد القيود (مثل الموارد المالية والوقت) في بداية المشروع قبل أن يواجه الفريق عقبات؟
سابعًا: ينبغي ترسيخ ثقافة التعاون المثمر بين أعضاء الفريق، وتستطيع ذلك من خلال الحصول على إجابات مناسبة للأسئلة الآتية:
هل المسئوليات مفهومة لأعضاء الفريق؟
هل يتقدم العمل الجماعي بشكل فعال؟
كيف تم الانسجام والتوافق بين الأعضاء؟
هل تم تقسيم العمل بنجاح في الفريق؟
كيف يتم التعامل مع هذه المشكلات إن وجدت، وهل الفريق لديه الحلول المناسبة؟
هل يتم عقد الاجتماعات في وقت مناسب للجميع؟
ثامنًا: يساعد التواصل الجماعي على تفاعل الأفراد مع بعضها، كما يسهم في إدارة أعمال المؤسسة بطريقة مثالية، لذا يجب التأكد من أن جميع الأعضاء يعرفون أولويات مهامهم بوضوح، ويتم تقديم ملاحظات باستمرار حول الأداء، بالإضافة إلى اعتماد التواصل على الصدق والشفافية.
تاسعًا: لابد للمؤسسة من توفير مساحات من الحرية للفريق من أجل مواصلة الإبداع والابتكار، ومواجهة أي تغييرات والتكيف معها بسهولة.
بالإضافة إلى عمل نظام مكافآت لكافة الأعضاء حتى يشعروا بالتقدير من مؤسساتهم على ما يبذلونه من مجهودات، ويكونون على استعداد للتعاون في مواجهة أي مخاطر محتملة والتغلب عليها دون إلقاء اللوم على بعضهم البعض.
عاشرًا: ينبغي أن تتأكد المؤسسة من أن ثقافة الفريق ستتوافق مع ثقافتها التنظيمية في المستقبل، وهل تخطط المؤسسة لتغيير الطريقة التي تكافئ بها موظفيها وتقييمهم وتوظيفهم وتطورهم وتحفيزهم وإدارتهم؟
كل تلك الأمور تشجع وبقوة على بناء فريق عمل فعال يستطيع أن يحقق طموحاته وأهداف المؤسسة التي يعمل لها.