نجاح المشروع ليس بالأمر السهل، لأنه يتطلب عدة خطوات وإدارة فعالة، وتخطيط جيد ومشاركة ودعم من أصحاب المصلحة، وأهم الخطوات الأساسية لنجاح المشروع هي:
أولًا: ينبغي وجود منهجية (خطة) وهذه المنهجية هي عبارة عن مجموعة من الأسس والمبادئ التي يجب اتباعها من أجل الحصول على إطار عمل فعال.
ثانيًا: لابد من تحديد نطاق المشروع والذي يشمل الأهداف والمهام والأعمال التي ينبغي إنجازها وفقًا للجدول الزمني لكسب ثقة العملاء.
ثالثًا: ينبغي أن تكون الأهداف واقعية وقابلة للتحقيق وأن تكون الخطة شاملة كل التفاصيل حتى لا تفاجأ بأمور لم تكن ضمن الخطة ويصعب التعامل معها.
رابعًا: بعد تحديد النطاق وعمل خطة أو جدول عمل مثالي، لابد من المتابعة المستمرة لسير العمل، والتعرف على أهم معايير النجاح وتطبيقها.
خامسًا: ينبغي تحديد المخاطر أو العقبات وأكثرها شيوعًا هي الوقت وزحف النطاق وتجاوز الميزانية، فمن خلال تحديدها وفهمها تستطيع التغلب عليها وتخطيها بسهولة دون ترك آثار سلبية على نتائج المشروع.
سادسًا: ينبغي وجود مساءلة ومحاسبة باستمرار، فكل موظف لديه مسئوليات ومهام يجب عليه القيام بها، والمساءلة تساعد في معرفة الأخطاء إن وقعت والعمل على وضع الحلول المناسبة سريعًا.
سابعًا: لابد من وضع ميزانية مناسبة مع حجم المشروع، لأنها الأساس الذي يعتمد عليه نجاح المشروع، فإذا جاءت الميزانية أقل من حجم المشروع فسوف يؤدي ذلك إلى توقف سير العمل، وربما فشل المشروع في بعض الأحيان.
ثامنًا: ينبغي التواصل مع فريق المشروع للاطلاع على كل جديد، وتلبية أي متطلبات يحتاج إليها الفريق بالإضافة إلى الحل السريع -مسبقًا- لأي مشكلة محتملة، كما يجب التواصل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersطوال دورة حياة المشروع لأن فهمهم لكل مراحل المشروع يساعد في الحصول على دعمهم ومساندتهم.
بالإضافة إلى التركيز على المعالم الرئيسة للمشروع (الوقت والتكلفة والكمية والجودة)، وهذا لا يعني إهمال المعالم الثانوية أو الغير هامة لأن نجاح المشروع يتوقف على إتقان جميع جوانبه.