يُعد الجدول الزمني هو الأداة التي تحدد الأعمال التي ينبغي القيام بها، كما تحدد موارد المؤسسة التي سوف يحتاجها المشروع والفترة الزمنية التي يتم خلالها تنفيذ الأعمال، وهو جدول يتحدد فيه تواريخ البدء والانتهاء لجميع المهام، بالإضافة إلى وضع اللمسات الأخيرة التي يكتمل بها المشروع في وقته المحدد.
وينبغي على مدير المشروع إعداد الجدول الزمني المناسب حتى يتمكن من توفير التكلفة والموارد اللازمة لتنفيذ المشروع وإنجازه في الوقت المحدد وتحقيق الأهداف بنجاح.
ومن أجل عمل الجدول الزمني بكفاءة واحترافية يجب على مدير المشروع القيادة بعدة خطوات وهي:
* إعداد وصف شامل لنطاق المشروع
* إنشاء هيكل تجزئة العمل (WBS) من أجل تقسيم المهام بسهولة وتحسين إداراتها
* تحديد التبعية وهي العلاقة التي تربط المهام ببعضها، فبعض المهام يجب تنفيذها في نفس الوقت والبعض الآخر يتم تنفيذه بالتوالي.
* تحديد المدة الزمنية لكل مهمة وأهم الموارد اللازمة لها من عاملين أو أدوات أو آلات.
وتعتمد متطلبات الجدول الزمني على نوع المشروع وحجمه، فتختلف المتطلبات من مشروع لآخر لكن هناك متطلبات أساسية لأي مشروع تساعد في إعداد جدول زمني متميز وهي:
أولًا: متطلبات الجودة للجدول الزمني
* ينبغي أن يقوم الجدول الزمني بتغطية نطاق المشروع بالكامل لتحقيق أهداف المؤسسة من هذا المشروع.
* يجب أن تلبي مهام المشروع عدة متطلبات من أهمها وجود فريق عمل مناسب لكل مهمة، وإذا كانت المهام كبيرة فيمكن تقسيمها إلى عدة مهام والاستعانة بالموارد اللازمة لإنجاز تلك المهام، وأن تكون إنتاجية الموارد هي نفسها طوال دورة حياة المشروع.
* ينبغي أن يكون تفكيرك بالمشروع تفكيرًا إيجابيًا ومنطقيًا، فلابد أن يتضمن جدولك الزمني جميع معالم المشروع منذ بدايته حتى يوم افتتاحه وتكلفة هذا اليوم ومتطلباته لإدخالها ضمن الميزانية المحددة، فالإيجابية في الإدارة تؤدي إلى إنجاز المشروع ونجاح الأهداف.
* القدرة على التعامل مع المسار الحرج من خلال تحديد الوقت الأدنى المتوقع لاستكمال المشروع وبأقل التكاليف، وتحديد المهام (الحرجة) التي يؤدي أي تأخير فيها إلى تأخير المشروع بأكمله، بالإضافة إلى تحديد كمية وقت الركود لكل مهمة، والعمل على تحديد الوقت المتوقع لإكمال كل مهمة.
* يجب التنبؤ بالعقبات والتحديات التي يمكن أن تمنع الالتزام بالمواعيد المدونة في الجدول الزمني ومحاولة تجنبها أو وضع الحلول للتعامل معها وتجاوزها.
* يجب العمل على تخصيص الموارد لجميع المهام التي تعتمد عليها، وتحديد الكميات المناسبة التي تلبي احتياجات تلك المهام.
ثانيًا: المعايير الأساسية للجدول الزمني
* ينبغي حساب مقدار الوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه تنفيذ بعض المهام لكن دون أن يؤثر على المواعيد النهائية لتسليم المشروع، والحصول على عدد الأيام التي تعد الفائض الكلي للمشروع، وإخضاع هذه الأيام للمهام الحرجة.
* يمكن السماح في التأخير لأداء بعض المهام لكن بشرط ألا تؤثر على الوقت المحدد للبداية في المهمة التالية.
* التعامل مع المسار الحرج وهو أطول مسار يتم تنفيذ مهام المشروع فيه، حيث يتم تحديد المسارات الموجودة في جدول المهام ويبدأ كل مسار من نقطة بداية المشروع وينتهي بآخر مهمة في المشروع، ثم يتم جمع المدة الزمنية التي تحتاجها كل مهمة ليتم إنجازها على كل مسار، والمسار الذي سيحتاج إلى فترة زمنية أكبر سيكون هو المسار الحرج، ويجب أن يتم إنجاز المشروع خلال تلك المدة الزمنية وإلا سوف تتعرض المؤسسة لخسائر بسبب تجاوز المدة المحددة لانتهاء المشروع.
* يمكن أن يتضمن جدولك الزمني (نظام ساعات العمل المرنة) وهو نظام يجعل العاملين يختارون ساعات العمل التي تناسبهم بشرط إنجاز جميع المهام المطلوبة في تلك الساعات كما هو مخطط في الجدول الزمني.
* ينبغي أن تشتمل الجداول الزمنية على برامج جدولة للموارد التي تتأخر بسبب استخدامها في مهام أخرى حتى لا يحدث تأخير في المواعيد النهائية لتسليم المهام.
ثالثًا: تحسين وإدارة جدول المشروع
يمكن عمل ضغط للجدول الزمني عن طريق:
* التتبع السريع حيث يتم من خلال هذه الطريقة إعادة جدولة المهام المختلفة في المشروع بحيث يتم تنفيذها بشكل متزامن والانتهاء من تنفيذ المشروع في وقت أقل من الوقت المقرر له وبدون التأثير على نطاق المشروع.
أو من خلال تسريع إجراءات ومهام المشروع، وهو الأمر الذي يتطلب إضافة موارد أخرى للمشروع بأقل تكلفة ممكنة وتقليل متطلبات المشروع أو نطاقه.