نشهد كل يوم ظهور العديد من التقنيات الحديثة، وتواجه المؤسسات تحديات وصعوبات كثيرة، ومن أجل مواكبة التطور السريع والتكيف مع كل جديد ينبغي على المؤسسات أن تتخذ إجراءات التغيير الإيجابي بصورة مستمرة ولا تتوقف عن إدخال استراتيجيات مختلفة ومتنوعة في أساليب أداء العمل.
وبسبب ذلك أصبح هناك نماذج عديدة تساعد المؤسسات على إجراء التغيير الإيجابي وتحفيز العاملين على قبول ذلك، ومن أفضل تلك النماذج نموذج كوتر لإدارة التغيير.
قام جون كوتر العالم في إدارة الأعمال باقتراح نموذج مكون من ثماني خطوات والتي تمكن المؤسسات من تحقيق التغيير بنجاح، وتنقسم تلك الخطوات إلى فئات ثلاث وهي:
* إعداد بيئة عمل مؤهلة للتغيير
* المشاركة والتمكين
* التنفيذ وترسيخ ثقافة التغيير.
أولًا: إعداد بيئة عمل مؤهلة للتغيير
* خلق الشعور بضرورة التغيير
يجب أن يشعر جميع العاملين داخل المؤسسة بالحاجة إلى التغيير وأن يقتنعوا بأهميته في تنمية الهيكل التنظيمي والارتقاء بأعمال المؤسسة في مواكبتها التطور المستمر، ويتم ذلك من خلال محادثات يكون فيها الجميع على وعي بالمشكلات الحالية والتهديدات والفرص المستقبلية لتكوين الدافع لديهم للمشاركة والتعاون على إجراء التغيير الإيجابي.
* إعداد فريق قوي للتغيير
وهذه الخطوة يتم الاعتماد فيها على إعداد فريق متمكن لديه العديد من المهارات والخبرات التي تؤهله لقيادة التغيير وتحقيقه بنجاح، وهذا الفريق يتكون من مجموعة أشخاص لديهم شغف ورغبة ملحة لإجراء التغيير والنمو بالمؤسسة.
كما يجب التأكد من فهمهم الكامل لأسباب التغيير والأهداف المرجو تحقيقها حتى يكونوا جزءًا من إجراءات التغيير دون مقاومة لاحقة.
* تحديد رؤية واضحة
ينبغي أن تعمل المؤسسة على بناء رؤية واضحة وإعداد خطة قوية للتغيير وتقديم الدعم للفريق من أجل العمل بجِد والصعود إلى قمم النجاحات، ولابد وأن تكون تلك الرؤية يمكن تحقيقها في الواقع حتى يتشجع الفريق وتزداد حماسته على تنفيذها.
قد يكون لدى العاملين العديد من الأفكار والمقترحات عند سماعهم بإجراءات التغيير، لذا يجب على المؤسسة توحيد الرؤية وجعلها متوافقة مع قيم المؤسسة حتى يقبلها جميع العاملين ويحرزوا التقدم من خلال الفهم الكامل لها.
ثانيًا: إشراك المؤسسة وتمكينها
* توصيل الرؤية
وذلك من أجل الحصول على دعم العاملين وتشجيعهم لتقديم مزيد من الجهد وتنفيذ التغيير بنجاح، وينبغي على قادة التغيير أن تشجع فرقها على إبداء ملاحظاتهم وطرح آرائهم وتستمع إلى مخاوفهم وتمنحهم كل المعلومات التي يحتاجونها لتحسين تجربة العمل لديهم.
ومن أهم ما يجب أن يفعله القادة في تلك الخطوة ترسيخ روح التعاون والعمل الجماعي بين أعضاء الفرق وبناء وسائل تواصل فعالة حتى يتم التغيير بصورة ناجحة جدًا.
* تمكين العمل من خلال محو العقبات
في بداية إجراءات التغيير سوف تظهر عقبات كمقاومة الموظفين لذا لابد من محو العقبات لمواصلة التقدم نحو تحقيق هدف التغيير وذلك من خلال التواصل الفعال مع العاملين واستيعاب مخاوفهم واحتواء مقاومتهم لوضع الطرق المناسبة للتعامل معها والتغلب عليها.
كما يجب على المؤسسة مكافأة العاملين الذين لديهم رغبة في التغيير وتقديم المساعدات لهم وذلك من أجل تشجيع الآخرين على المساهمة في إجراءات التغيير.
* تحقيق إنجازات صغيرة
تُعد إجراءات التغيير من المهام الصعبة والشاقة والتي قد تأخذ سنوات لتنفيذها، وكي لا يصاب بعض العاملين بالإحباط من كثرة العمل لفترات طويلة، ينبغي على المؤسسة تحديد بعض الأهداف وتكون قصيرة المدى حتى يتم إنجازها في مدة زمنية قصيرة وبالتالي يشعر العاملون بإنجازاتهم وتحقيقهم نجاحات صغيرة فيتحمسوا للعمل أكثر ويواصلوا النجاح.
ثالثًا: التنفيذ وترسيخ ثقافة التغيير
* الحفاظ على النجاح
تهدف هذه الخطوة إلى الحفاظ على التغيير من خلال مراجعة كل الخطوات وتحليلها، ومن أجل تحقيق المزيد من التقدم والتطور ينبغي تحديد الأخطاء الواردة والعمل على إصلاحها وتحسين الإجراءات المستقبلية القادمة.
* ترسيخ ثقافة التغيير داخل المؤسسة
وينبغي على القادة أن تعمل على ترسيخ ثقافة التغيير وجعله ثابتًا، ومن أجل الحفاظ على التغيير يمكن للمؤسسات أن تقوم بـ
– ترقية العاملين من خلال إعداد برامج تدريبية تعمل على تنمية مهاراتهم وتطوير قدراتهم للتكيف مع أي تغييرات.
– مشاركة قصص النجاح لتحفيز وتشجيع الآخرين على المساهمة في أي تغيير قادم.
– تحسين أو إلغاء أي أنظمة قديمة تسهم في منع التطور والنمو.
– التأكد من أن جميع العاملين على قناعة ويقين بأهمية التغيير وجعله ثقافة ثابتة داخل المؤسسة.