ينبغي أن نعلم جيدًا أهمية الذكاء الاصطناعي في حياتنا المهنية والشخصية والفوائد الكثيرة من وجوده، فتقول إحدى الإحصائيات لشركة Gartner (هي شركة أبحاث واستشارات تقنية) إن 80% من المهام الإدارية في مجال إدارة المشاريع سيقوم بأدائها الذكاء الاصطناعي وذلك بمجيء عام 2030.
ربما يشعر مدراء المشاريع بالخطر من انقراض تلك المهنة، لكن الفهم الحقيقي للذكاء الاصطناعي والاستعداد الكافي له ينزع ذلك الخوف منهم ويجعل مدراء المشاريع على علم بأهمية وجودهم كقوة وعقل بشري بجانب الذكاء الاصطناعي.
فعلى الرغم من تفوق الذكاء الاصطناعي في أداء العديد من المهام الإدارية لكنه لا يمكن أن يحل محل مدراء المشاريع، بل يساعدهم في التفرغ لمهام أخرى أكثر تعقيدًا تضيف قيم أخرى للمؤسسة، والتركيز على مهام أخرى أيضًا تساعد على تنمية التفكير وخلق الإبداع وحل المشكلات وبناء فريق يتمتع بالمهارات والخبرات العالية.
ويقوم الذكاء الاصطناعي بتحويل مدراء المشاريع إلى قادة ناجحين تزدهر المؤسسة وتنمو على أيديهم.
أهم التغييرات التي سيحدثها الذكاء الاصطناعي في مجال إدارة المشاريع
* روبوتات المحادثة Chatbot
لقد أصبحت تلك الخدمة تلعب دورًا مهمًا في عملية البيع والشراء عبر الانترنت، فمن خلال الروبوتات الآلية يتمكن العملاء من الحصول على إجابة لأسئلتهم واستفساراتهم بصورة سهلة وسريعة، ومن المتوقع أن هذه الخدمة -بحلول عام 2027- ستصبح الاتجاه الأساسي لحوالي ربع المؤسسات، وفكرة عمل الشات بوت هي عبارة عن دمج أدوات الذكاء الاصطناعي مع معالجة اللغات الطبيعية، وتعمل هذه الأدوات على تحليل المشاعر البشرية مع برامج أخرى لحل الاستفسارات بشكل آلي، وبذلك ستصبح روبوتات المحادثة أساسًا في مجال إدارة المشاريع حيث تسمح تقنية معالجة اللغة الطبيعية للروبوتات بربط المفاهيم والأفكار والمعارف من أجل الاستجابة لاحتياجاتك.
كما ستساعد في تحسين الجداول الزمنية تلقائيًا، وتوفير المتابعة للأعمال، وإجراء تقارير الحالة دون الإفراط في الاعتماد على القوى العاملة البشرية المعرضة للخطأ.
* التحليلات التنبؤية
وتُشير إلى استخدام البيانات التاريخية والتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي لتوقع ما الذي سيحدث في المستقبل من أجل تحسين عملية صنع القرار، وتُعد كل من الميزانية والوقت والقيم الفعلية (مقدار العمل الذي تم إكماله في مشروع ما) الأساس في عملية صنع القرار، وقد يصعب على الحسابات البشرية المتابعة المستمرة لتلك العناصر بسبب الإيقاع السريع الذي يسير به العالم والتطورات التي تحدث كل دقيقة.
لذا نجد قدرة الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والتحليلات التنبؤية في متابعة جميع جوانب المشروع، بل والتوقع الدقيق لما سيحدث وبذلك يتمكن مدراء المشاريع من وضع خطط أفضل وقرارات أكثر ذكاء وينتج عن ذلك مشاريع ناجحة.
* إدارة الموارد
سوف يؤثر الذكاء الاصطناعي في إدارة الموارد، حيث عند تحديد المهام الكاملة التي يجب القيام بها، وإدخال البيانات المخصصة التي توضح أعباء العمل والموارد المتاحة، يتمكن الذكاء الاصطناعي من مراقبة أعباء العمل وأوقات التشغيل في الوقت الفعلي، وبذلك يتمكن من الوصول إلى البيانات التاريخية وإجراء تحسين للموارد.
على الرغم من أن العديد من برامج إدارة المشاريع (PPM) لديها القدرة في التعامل مع أتمتة إدارة الموارد، لكنها لازالت في حاجة إلى تقييم يدوي وتعديلات للاستفادة الكاملة من البيانات المتاحة.
ويمكن تبسيط ذلك بالذكاء الاصطناعي عن طريق إعلام مدراء المشاريع بالتغييرات وتوظيف الموارد في أماكن أخرى لاستخدامها بصورة أفضل.
وقد يأتي اليوم التي يتم فيه أتمتة العملية بأكملها، للحد من الفائض وتحسين محافظ المشاريع.
* الإدارة الدقيقة للمخاطر
من أكثر المخاوف لدى مدراء المشاريع هي وقوع المخاطر والتي قد تؤدي إلى فشل المشروع، لذا سوف يساعد الذكاء الاصطناعي على تحديد المخاطر من خلال البيانات والسماح للمدراء باتخاذ قرارات صحيحة.
ولا يمكن أن يحل ذلك محل الذكاء البشري في توقع المخاطر لكن يعملان معًا على زيادة الدقة في التنبؤ بالمخاطر.
وكلما كان هناك فهمًا أفضل للمخاطر، كلما كان هنا فرصًا أكبر لنجاح المشاريع.
* إدارة التكاليف
من أكثر التحديات التي تواجه إدارة التكاليف إعداد تقارير غير دقيقة أو تأخير تلك التقارير، فبسبب الاعتماد على القوى العاملة البشرية في إدخال البيانات، فقد يتم فقد الكثير من الأموال بسبب وقوع الأخطاء داخل المشاريع.
يسهم الذكاء الاصطناعي في تبسيط وأتمتة معظم الأنشطة الخاصة بإدارة تكلفة المشروع بدقة أعلى وذلك من خلال الاستفادة من البيانات التاريخية، وتقليل إدخال البيانات يدويًا للحد من وقوع أخطاء، وبذلك تتمكن الشركات من مكافأة موظفيها وتعزيز الإنتاجية.
* تحسين عملية صنع القرار
العديد من المؤسسات لا تستطيع استخدام بياناتها بشكل فعال، وهنا تظهر قدرة الذكاء الاصطناعي على فحص وفرز كميات ضخمة من البيانات وتحليلها وجعلها سهلة الفهم، ويسهم ذلك في اتخاذ القرارات الصائبة الذي تمكننا من سير العمل في مساره الصحيح ووفقا للخطة.
* الحد من وقوع أخطاء
لا يوجد إنسان معصومًا من الخطأ، وقد يرتكب بعض العاملين خطأ أثناء أداء المهام، وهذا الخطأ يمكن أن يؤدي إلى نتائج سلبية.
ووفقا لوكالة Equifax في أحد تقارير المستهلك، أن الخطأ البشري أدى -في وقت ما- إلى خرق بيانات 145 مليون شخص.
فالذكاء الاصطناعي لديه القدرة على أتمتة البيانات بل وتحديد الأخطاء المحتملة وإخبار المدراء بها قبل أن تؤدي إلى نتائج كارثية.
* زيادة الكفاءة وتحسين الإنتاجية
ونلاحظ أن الحد من وقوع الأخطاء من خلال الذكاء الاصطناعي أدى إلى رفع مستوى الكفاءة، فأتمتة العديد من المهام وتوفير وقت وجهد أعضاء الفريق أدى -أيضًا- إلى تعزيز الابتكارات وظهور إبداعات متميزة وبالتالي تحسين الإنتاجية.
وتُعد إعداد التقارير إحدى المهام الرئيسية التي يجب تحسينها بالذكاء الاصطناعي في المستقبل، ففي الوقت الحالي، تؤكد الدراسات أن المؤسسات تقضي يومًا أو أكثر في تجميع تقارير المشروع، وهي واحدة من أقل العمليات قيمة في إدارة المشاريع مقارنة بإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersأو إدارة المخاطر. فالذكاء الاصطناعي يسهم في عدم إهدار الوقت.