تُعد كايزن من المنهجيات التي تهدف إلى التحسين المستمر وإجراء التغييرات التي تساعد على التطوير للأفضل، وترتكز كايزن على أمرين هما العمليات والنتائج النهائية أي المنتجات في صورتها الأخيرة.
ونجد أن المؤسسات تسعى جاهدة إلى تحسين جميع إجراءات عملياتها لتحقيق تصنيع خالي من الهدر وبالتالي الحصول على أعلى جودة ممكنة، وقد اتبعت في ذلك عدة نماذج ومنهجيات مثل نموذج Plan Do Check Act.
نموذج PDCA
يُعد هذا النموذج من أكثر الأدوات فعالية في إدارة التغيير وتحقيق مستوى أفضل من التحسينات، ويطلق عليه أيضًا دائرة شوهارت نسبة إلى الخبير الإحصائي الأمريكي والتر شوهارت والذي قام بتطوير هذا النموذج من أجل التحسين المستمر في عملية الإنتاج.
وفي كتابه المعنون بـ “الرقابة الاقتصادية على جودة المنتجات المصنعة” قدم شوهارت خطوات ثلاث لعملية التصنيع في صورة خط مستقيم، لكن مع مرور الوقت أضاف تغيير لتصبح الخطوات في شكل دائري، ثم قام ويليام إدواردز ديمنغ مهندس تصنيع أمريكي بدراسة الخط المستقيم لشوهارت وأضاف إليه أفكاره الخاصة، ليصبح النموذج مكونًا من خطوات أربع:
* تصميم المنتج
* تصنيع المنتج واختباره
* بيع المنتج
* اختبار المنتج من خلال أبحاث السوق واستطلاع الآراء حوله
ويأتي عام 1951 ليعيد المدراء التنفيذيون اليابانيون صياغة هذا النموذج ويطوروه ليشتمل على تلك الخطوات:
* الخطة Plan: وصف المشكلة وافتراض الأسباب والحلول المحتملة.
* هل فعلت Do: وتعني أنه ينبغي تنفيذ الخطة
* التحقق Check: تحليل النتائج للتأكد من أن الخطة قد حققت المطلوب أم لا.
* عمل تصحيح Act: في حالة كانت النتائج مرضية ينبغي إرساء الحل، أما إن لم تكن مرضية فيجب العودة إلى الخطة واتخاذ إجراءات تصحيحية.
وفي عام 1985 قام رائد في عمليات إدارة الجودة يُدعى كاورو إيشيكاوا بإدخال إضافات أخرى في خطوات نموذج PDCA وهي:
* الخطة: وتنقسم إلى خطوتين الأولى تحديد الأهداف، والثانية تحديد الطرق المؤدية لتلك الأهداف.
* الفعل أو هل فعلت: تصبح أيضًا خطوتين وهما المشاركة في التعليم، وتنفيذ الخطة.
* التحقق: تحليل النتائج للتأكد من أن الخطة قد حققت المطلوب أم لا.
* عمل تصحيح: في حالة كانت النتائج مرضية ينبغي إرساء الحل، أما إن لم تكن مرضية فيجب العودة إلى الخطة واتخاذ إجراءات تصحيحية.
ويمكننا القول بإن هذا النموذج يشبه الطرق العلمية حيث يقوم على الاختبار لمعرفة مدى النجاح ثم العمل على تطوير إجراءات جديدة بناء على النتائج.
وينبغي العلم بأنه لا توجد معايير ثابتة فظروف العمل وبيئاته تتغير باستمرار، وبذلك تتغير المعايير تباعًا من أجل مواكبة التطور.
وبمجيء عام 1986 كانت الخطوات الجديدة للنموذج هي:
* ما هي أهم إنجازات الفريق؟ وما هي التغييرات المرغوبة؟ ما هي البيانات المتاحة؟ وهل هناك حاجة إلى ملاحظات جديدة؟ فإذا كانت الإجابة نعم، يمكنك التخطيط لإجراء تغيير.
* القيام بإجراء التغيير الذي تم تحديده، ويفضل أن يكون ذلك على نطاق صغير.
* مراقبة آثار التغيير
* دراسة النتائج من خلال معرفة ما تعلمناه.
* تكرار الخطوة الأولى بعد الحصول على المعرفة.
* تكرار الخطوة الثانية وما بعدها.
وجاء عام 1993 ليقوم ديمنغ بتغيير نموذج شوهارت PDCA، ليطلق عليه اسم Plan-Do-Study-Act، وقد فعل ذلك لأنه رأى أن التحقق يعني التراجع للفحص والتفتيش وكان ينبغي العمل على الدراسة والتحليل، وبذلك أصبحت الخطوات هي:
* الخطة Plan: التخطيط لتغيير يهدف إلى تحسين مستمر وتطوير للأفضل.
* هل فعلت Do: القيام بإجراء التغيير الذي تم تحديده، ويفضل أن يكون ذلك على نطاق صغير.
* الدراسة Study: فحص النتائج ودراستها لمعرفة ما تعلمناه والأخطاء التي حدثت.
* عمل تصحيح Act: تبني التغيير أو تصحيح الأخطاء وإعادة التخطيط من جديد.
ونجد أنه في عام 1994 أضاف كل من نولان وبروفوست ولانغلي بعض الأسئلة لهذا النموذج من أجل السعي للتحسين وتحقيقه بنجاح وهذه الأسئلة هي:
* ما الذي نحاول تحقيقه؟
* كيف سنعرف أن التغيير هو تحسن؟
* ما هو التغيير الذي يمكننا إجراؤه والذي سيؤدي إلى تحسين؟
ونعود لعام 1980 ففي شهر أغسطس عُقدت مناقشة مائدة مستديرة حول جودة المنتج، اليابان في مقابل الولايات المتحدة، وقد شارك ويليام إدواردز ديمنغ في هذه المناقشة وقال “إن PDSA و PDCA لا علاقة لهما ببعض، فالأولى خطة للإدارة الفعالة تتبع خطوات أربع: التصميم، التصنيع، البيع، والاختبار، أما الثانية فهي تُعد برنامجًا لمراقبة الجودة ومخصصة لمجموعة من الأشخاص الذين يعملون على الأخطاء التي
تمت مواجهتها على المستوى المحلي”.
ونجد نسخة أخرى معدلة من نموذج PDCA وهي SDCA وتشجع على إنشاء أفضل المنتجات بأفضل الطرق الممكنة من خلال تعاون الفرق واتباع المعايير المحددة.
* وضع المعايير Standardize: تحديد المعايير في حالة حدوث مشكلة.
* هل فعلت Do: القيام باستخدام المعايير المحددة.
* التحقق Check: التأكد من مدى فعالية تلك المعايير.
* إجراء تصحيح Act: تحديث المعايير إن لم تكن ذات فعالية ومواصلة الالتزام بها لتحقيق الاستقرار في العملية.