نحن دومًا نضع الافتراضات لما سنقوم به خلال يومنا، لكن قد تقابلنا بعض العقبات التي تمنعنا من تحقيق ما خططنا له وافترضنا عمله وهذه العقبات هي القيود، وفي المؤسسات يكون لدى مدير المشروع الخبرة الكافية التي تجعله يتوقع القيود بل ويحسن إداراتها حتى يتمكن من تحقيق خطة مشروعه بنجاح.
وعلى سبيل المثال، قد يخطط شخص للقيام برحلة سياحية وتكون ميعاد رحلته الساعة السادسة فيخطط للمغادرة الساعة الرابعة للوصول في الميعاد المحدد للرحلة لكن كل شيء لا يحدث غالبًا وفق التخطيط فقد تواجهه عقبات أو قيود كازدحام المرور في الطريق المؤدي إلى المطار مما يمنعه من الوصول، وكذلك في المشاريع فهناك خطة دائمًا لكل مشروع لكن قد تؤثر القيود على تنفيذ الخطة وعدم تحقيق الأهداف بالشكل المطلوب، لذلك نحتاج دومًا للتنبؤ بالقيود من أجل التعامل معها والتحكم فيها وإنجاز المشروع بنجاح.
* الافتراضات: هي الأشياء التي نظن أنها صحيحة وذلك من خلال معرفتنا والمعلومات المقدمة من أعضاء فريقنا، وهي الأحداث التي نخطط لها ونتوقع حدوثها خلال دورة حياة المشروع، ويُعد تحليل الافتراض جزءًا من عملية إدارة المخاطر، لذا يجب تحليل الافتراضات بشكل صحيح حتى لا تؤثر على نجاح المشروع، فمثلا تم الافتراض بتوافر المواد المخصصة للقيام بمهام اللحام، لكن تلك المواد لم تكن موجودة بالفعل مما أدى إلى عدم إنجاز تلك المهمة.
* القيود: والقيود هي العقبات أو الصعوبات التي تقف في طريق المشاريع وتعوق تحقيق الأهداف، ووفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) هناك ستة قيود شائعة وهي النطاق، الجودة، الجدول الزمني، الميزانية، المخاطر، والموارد.
ونلاحظ أن القيود تؤثر على بعضها، فإذا حدث خطأ أو خلل في الجدول الزمني للمشروع فإن باقي القيود سوف تتأثر، وهناك نوعان من القيود:
قيود العمل: وهي التي تعتمد على الوقت ورأس المال والموارد بما فيها القيود الشائعة كالميزانية والجدول الزمني
القيود الفنية: وهي التي تكون في صميم العمل، فمثلا عند بناء دعامة -وفقا للتصميم- ينبغي أن تكون قادرة على تحمل قدر معين من الضغط وهذا الحد من الضغط هو القيد الفني.
ينبغي أن يتم تحديد الافتراضات والقيود لأي مشروع وكتابتها في قائمة نطاق المشروع حتى يتمكن مديرو المشاريع من التحقق منها أثناء سير العمل.