هو نظام تواصل بين العاملين في المؤسسة من أجل المشاركة والاطلاع ونقل ما يدور وما يحدث داخل بيئة العمل، ويعمل هذا النظام على نقل الآراء والأفكار والقرارات والأحداث والاجراءات عبر وسال اتصال حديثة مما يؤدي إلى خلق روح التعاون والتفاعل بين جميع العاملين كما يسهم في تحقيق الأهداف المنشودة.
- أهمية الاتصالات الداخلية
تمتلك المؤسسات الكبيرة أنظمة اتصالات داخلية بإدارة مستقلة، فبسبب وجود أعداد هائلة من العاملين داخلها قد يصعب التواصل بينهم، لذا كان الحل الأمثل هو عمل نظام اتصال داخلي بين الموظفين لعدة أسباب:
- مشاركة الموظفين
يدرك 90% من القادة الأهمية الكبيرة لمشاركة الموظفين، لكن 50% فقط هم من يعرفون طرق تطبيق هذه المشاركة.
تلعب الاتصالات الداخلية دورًا حاسمًا في تحسين مشاركة الموظفين، وقد ثبت أن الشركات التي لديها نظام اتصالات داخلية تحقق معدلات أعلى من النمو بسبب التفاعل الدائم والمشاركة بين العاملين.
ويمكنك تحسين التواصل بين موظفيك عن طريق إبقاء العاملين على إطلاع لمستجدات الأمور، اجعلهم يحصلون على المعلومات المهمة بسهولة، شجعهم على التواصل والحوار المفتوح لتحديد العقبات وتشجيع بعضهم البعض على تجاوزها، قم بتحفيزهم ومنحهم مكافآت لجعلهم يبذلون مزيدًا من الجهد. - رضا الموظفين
وترتبط مشاركة الموظفين برضاهم، حيث ضعف الاتصالات الداخلية يمكن أن يكون سببًا في جعل العاملين أقل تفاعلًا داخل العمل، ويرى 65% من العاملين الأمريكيين أن طريقة تواصل صاحب العمل معهم تؤثر على رضاهم. - إنتاجية الموظف
وينتج عن رضا الموظفين ومشاركتهم زيادة إنتاجيتهم، فالشركات التي لديها نظام اتصال داخلي تحقق أرباحًا أعلى، لأنهم على إطلاع دائم بأهداف الشركة لذا سيعملون بجِد لتحقيق هذه الأهداف. - إدارة التغيير
يحتاج إحداث التغيير داخل المؤسسة إلى كل نوع من أنواع التواصل مع العاملين حتى يتم التغيير بنجاح ويسهل التكيف معه وتتحقق الأهداف.
وهناك بعض النقاط لطرق التواصل التي تدعم التغيير الفعال وهي:
* توفير نظام تواصل مستمر
* يتم التواصل بين العاملين من خلال التحدث أو الكتابة أو برامج الفيديو
* التفاعل بين العاملين يسهم في الاستعداد الجيد للتغيير
* من خلال التواصل يحصل الجميع على ما يحتاجون من معلومات
* يمكنك إعطاء العاملين بعض التوجيهات من خلال التواصل الداخلي معهم
* يمكنك أيضًا سماع آرائهم وتبادل وجهات النظر
* هناك شكل من أشكال الاتصال الداخلي وهو عمل اجتماع عن طريق إحدى البرامج (زووم) لتتحدث مع الجميع عن التغيير وتطمئنهم بشأنه
* قم بالتطوير الدائم لنظام الاتصال الداخلي في مؤسستك
* يمكنك منح المكافآت للعاملين الذين نجحوا في التكيف سريعًا مع التغيير بسبب حسن التواصل والتفاعل. - العمل الجماعي
معظم الشركات اليوم تقدم العمل الجماعي على العمل الفردي، ويكون العمل داخل فرق وأعضاء كثيرين لذا لابد من توفير نظام الاتصال الداخلي بين جميع أعضاء الفريق حتى يتم إنجاز المهام بشكل سريع ومتقن. - مساندة الموظفين ودعمهم
عندما يكون لديك نظام اتصال داخلي عالي الجودة، يستطيع العاملين في المؤسسة تحقيق مستويات عالية من الإنتاج حتى يمكن لك تعيينهم سفراء للعلامة التجارية حيث يتم بذلك دعم الجانب التسويقي للمنتج أو الخدمة مما يؤدي إلى تحقيق زيادة في نسبة المبيعات. - الوعي بالعلامة التجارية
عندما تساند العاملين داخل مؤسستك فإن ذلك ينمي عندهم الوعي بالعلامة التجارية، ومن خلال أنظمة الاتصال يمكنهم الوصول إلى عشرة أضعاف الأشخاص، لا يوجد إعلان أفضل من خلق موظفين سعداء وكذلك عملاء حتى تحقق أعلى الأرباح. - الاحتفاظ بالموظفين
الاتصال الدائم بين العاملين في المؤسسة وعلاقاتهم مع بعضهم البعض لها تأثير كبير على الاحتفاظ بهم وعدم بحثهم عن وظيفة في شركة أخرى، وجيل الألفية يرغب في التواصل المستمر وتبادل الآراء والأفكار لذا وفر لهم نظام اتصال داخلي واعمل على تطويره. - تمكين الموظفين
من خلال التواصل مع العاملين داخل المؤسسة ومعرفتهم بشكل جيد تستطيع تمكينهم وإشراكهم في عمليات صنع القرار، فمنح العاملين الاستقلالية ومزيد من المسئولية يجعلهم متحفزين ومستعدين لبذل أقصى المجهودات لتحقيق أهداف المؤسسة.
والمديرون دائمو التواصل مع موظفيهم تتوفر لديهم الثقة في تمكين الموظفين بنجاح. - ثقافة الشركة
من خلال نظام الاتصال الداخلي لديك تستطيع إطلاع العاملين على مهمة الشركة ورؤيتها وأهدافها، وهذا يوفر بيئة عمل إيجابية تصل مؤسستك من خلالها إلى التميز. - الابتكار والإبداع
يمكنك خلق ثقافة الإبداع والابتكار من خلال التواصل الداخلي بين جميع العاملين في المؤسسة حتى تصبح في صدارة منافسيك. - رضا العملاء
الاطلاع على رأي العملاء أول بأول والتواصل الداخلي بشأن ذلك يجعلك تقوم بتعديل أي تغييرات أثرت على رضا عملائك والبحث عن حلول سريعة للوصول إلى ما يحتاجه العملاء وبالتالي رضاهم. - تبادل المعرفة
ينبغي أن تدعم مؤسستك الحوار المفتوح من خلال الاتصال الداخلي بين العاملين لأن ذلك يعمل على تبادل المعارف والخبرات وبالتالي تنمية جميع الموظفين وتطوير أعمالهم ونمو المؤسسة.
المسئول عن الاتصالات الداخلية
قد تكون بعض الشركات لم تنشأ إدارة أو قسم للاتصال الداخلي وتعيين مسئول عنه، لكن سواء كان هناك قسم للاتصال الداخلي أم لا، فلابد من إشراك كل من:
الإدارة العليا لأن دعمها مهم جدا لنجاح التواصل الداخلي بين العاملين فيمكن للمدير -مثلا- إرسال فيديو على قناة يتواصل عليها جميع العاملين مع توفير ميزة كتابة التعليقات لطرح الأسئلة وخلق مزيد من التواصل.
الموارد البشرية لأنها تعلم جيدًا مدى أهمية تواصل صاحب العمل مع موظفيه.
مديرو الفرق فالإدارة العليا والموارد البشرية تعملان على إنشاء نظام اتصال داخلي ولابد له من مسئولين (مديرو الفرق) يعملون على نقله إلى المستوى التالي من العاملين.
بالإضافة إلى الاستعانة بمحترفي الاتصالات الداخلية للعمل على تطويرها دائمًا.
أهم الخطوات لبناء أنظمة اتصالات داخلية ناجحة
- التوافق بين قيم الشركة ونظام الاتصال
لابد من توافق برنامج الاتصال الداخلي لديك وخطة أعمالك وأهداف شركتك، فمثلا لو كانت الثقة من أهم قيم الشركة فينبغي أن يعكس نظام اتصالك هذه القيمة. - تحديد أهداف العمل
عندما تقوم بتحديد أهداف عملك داخل المؤسسة فينبغي وضع برنامج اتصالات داخلي يتماشى مع الأهداف، فمثلا لو كان الهدف زيادة إنتاجية الموظفين فعليك وضع نظام اتصال داخلي يعمل على مشاركتهم وتحفيزهم وتحسين علاقاتهم وبالتالي تزيد إنتاجيتهم. - تقييم نظام الاتصال الحالي
قم بتقييم نظامك الحالي فربما يحتاج إلى بعض التطوير، وابحث دائمًا عن برامج حديثة للاتصال الداخلي في المؤسسة كي تواكب التغييرات التي تحدث كل يوم. - مواجهة التحديات
عندما تواجه مشكلة داخل المؤسسة فيمكن حلها من خلال برامج الاتصال الداخلي حيث يتواصل العاملين ببعضهم ويناقشوا طرق حلها ويمكنهم بالفعل التوصل للحل المناسب، كما يمكن استغلال الاتصالات الداخلية للمساعدة في التعامل مع شكاوى العملاء بشكل أسرع. - الحوار مع الموظفين
لكي تواجه التحديات يمكنك فتح باب الحوار مع جميع العاملين من خلال أنظمة الاتصال الداخلي حيت تستطيع التعرف على ما يرضيهم وأهم متطلباتهم وتكون على مقربة منهم وبذلك تحقق نظام اتصال ناجح يزيد من أرباح مؤسستك. - ضع أهدافًا واضحة
يجب أن يحدد كل برنامج للتواصل الداخلي ما الغاية التي تريد تحقيقها من خلاله، وليكن مشاركة العاملين لزيادة المبيعات أو ارتفاع نسبة الاحتفاظ بالعملاء من خلال تحسين التواصل بين العاملين داخل المؤسسة. - ضم الأشخاص المؤثرين
عليك تحديد وضم الأشخاص المؤثرين لأنظمة اتصالك الداخلي لما يُحدثوه من تأثير إيجابي على العاملين ودعمهم وتشجيعهم والعمل على تحقيق متطلباتهم. - إشراك الموظفين
لا يمكن أن تحقق برنامج اتصال داخلي ناجح دون إشراك العاملين فيه ومنحهم التفاعل وحرية تبادل الآراء والأفكار لتحقيق الهدف من التواصل وبالتالي نجاح المؤسسة ككل. - اختيار الأدوات المناسبة
هناك العديد من البرامج المصممة لتحسين مشاركة الموظفين، وهذه البرامج تعمل على جعل التواصل الداخلي سريع وفعال، وتستخدم الشركات في جميع أنحاء العالم هذه البرامج مثل برنامج Haiilo الذي يمكنك من الوصول إلى جميع موظفيك، سواء في المكتب أو في خطوط الإنتاج أو أثناء التنقل. - كن على يقين بأهدافك
عند تحديد أهدافك ينبغي عليك السعي إلى تحقيقها، وكن ثابتًا على أهدافك وخططك فالتغيير المستمر يؤدي إلى إرباك العاملين معك. - كن صادقًا
عليك التحلي بالشفافية والوضوح والصراحة فكل هذه الصفات هامة للاتصال الداخلي في بيئة العمل وتساعد على مشاركة العاملين وتفاعلهم.
عدم الإفراط في التواصل بين العاملين
عليك توعية العاملين ألا يفرطوا في استخدام أنظمة الاتصال الداخلي حتى لا تكون سببًا في عدم إنجازهم المهام المطلوبة، فلابد وأن يأتي التواصل بينهم ليفيد سير العمل ويحقق الأهداف.