عادة ما تبدأ الشركات بأعمال صغيرة ومحدودة، وتحاول تنمية تلك الأعمال وجذب العملاء لمنتجاتها من أجل الصعود والازدهار، وهناك عدة أمور تُسهم في مواصلة الازدهار ومن أهم تلك الأمور الإدارة الفعالة للنقد والميزانية، فإدارة الأموال تساعدك على تخصيص الأرباح لكل ما تحتاجه شركتك، وينبغي عليك معرفة أسس إدارة أموالك، لأن سوء إدارة الأموال يؤدي إلى انهيار الشركات وسقوطها، بالإضافة إلى عمل خطة للميزانية تتمكن من خلالها من زيادة التدفق النقدي وتغطية جميع نفقاتك، ومن أجل الحفاظ على إدارة فعالة لأموالك ينبغي عليك العمل بالخطوات الآتية:
أولًا: تحديد مصادر الدخل
قبل إعداد الميزانية ينبغي تحديد مصادر الدخل ومعرفة مقدار الأرباح التي تحققها أعمالك شهريًا، ويمكنك الاطلاع على تقارير المحاسبة لرؤية جميع مصادر الدخل، وإذا تعددت الخدمات التي تقدمها فيعني هذا تعدد مصادر الدخل لديك، ولذلك ينبغي إضافتها جميعًا إلى تقرير المحاسبة الشهري.
فعلى سبيل المثال قد تعمل على تقديم خدمة رقمية مستقلة وهذه الخدمة تقدم كتابة محتوى الويب وتحرير الفيديو وتصميم الجرافيك.
لذا عليك التأكد من حساب جميع مصادرك النقدية من أجل الحصول على إجمالي أرباحك الشهرية، ويمكنك الاستعانة بخدمات المدير المالي للشركات الصغيرة عبر الإنترنت، كما يمكنك طلب المساعدة من المدير المالي الافتراضي (CFO) الذي يقدم التنبؤ والتخطيط النقدي المتداول والتقارير الدقيقة.
ثانيًا: تتبع النفقات
ينبغي عليك تتبع النفقات والتكاليف التي تقوم بإخراجها يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، وقد يؤدي عدم متابعتك لنفقاتك إلى تراكم الفواتير وزيادة الإنفاق في الميزانية.
وإذا كان لدى شركتك حسابات ادخار أو ائتمان فينبغي المتابعة المستمرة لجميع الأموال التي يتم سحبها من تلك الحسابات، لأن هذا يساعدك على التخطيط الفعال للموازنة، وهذه الحسابات قد تُستخدم لدفع نفقات مختلفة مثل وجبات غداء للعاملين أو شراء معدات جديدة، ولابد من إدراج كل تلك النفقات داخل تقاريرك المالية حتى تستطيع التحكم في التدفق النقدي.
ورغم وجود قسم للحسابات ومحاسب يقوم بكل ذلك إلا أنه يجب عليك مراجعة كل التقارير بنفسك، والعمل على دمج برامج محاسبة ذات كفاءة من أجل تسهيل المعاملات وجعلها أكثر احترافية، كما يمكنك استخدام التسجيل الدقيق كمرجع لمساعدتك في التحقق من نفقاتك السابقة والحالية.
ونلاحظ أنه قد يقابلك عدة تحديات وصعوبات أثناء تتبع النفقات فرغم سهولة تحديد النفقات المباشرة لأنها ترتبط بشكل مباشر بأعمال الشركة، كرواتب الموظّفين والمواد المستخدمة في تصنيع المنتجات أو تقديم الخدمات، إلا أن النفقات غير المباشرة يصعب تحديدها، وقد يُصعّب على الشركة تتّبعها، كالمرافق والخدمات المُستخدمة في مكان العمل وما يرتبط بذلك من كهرباء ومياه، لذا لابد من استخدام الآليات المناسبة والفعالة من أجل تتبع النفقات حتى لا تتعرض الشركة لخسائر مالية.
ثالثًا: طلب مبلغ مقدم من العملاء
إذا كان نشاطك التجاري وأعمالك تشتمل مبالغ كبيرة ومدة طويلة حتى يتم إنجازها، فيمكنك طلب مبالغ كمقدم أو ودائع من العملاء، وتعد هذه وسيلة فعالة لإدارة النقد وتلبية احتياجات عملك، كالحصول على المواد الخام والدفع للموردين، ويظهر ذلك في شركات البناء التي تطلب ودائع من عملائها، ونجد أن بعض العملاء لا يوافقون على دفع مبالغ مقدمًا، لكن تسعى الشركات للوصول لحل وسط يقنعهم بأهمية الدفع.
رابعًا: بناء مدخرات
لابد من ادخار جزء بسيط من أرباحك، حتى تستطيع الاستفادة من كل مبلغ في توسيع أعمالك وازدهار شركتك، وتقوم البنوك بتقديم نوعين من الحسابات وهي:
* الحساب الجاري (Checking Account)والذي يحافظ على دورة التدفق النقدي حيث يسمح للشركات بالقيام بعمليات السحب والإيداع بشكل طبيعي وغير محدود ودون دفع أي رسوم على ذلك، وتعتبر الحسابات الجارية من أكثر أنواع الحسابات تنوعًا لأنها توفر الأموال عند الحاجة لها.
* حساب التوفير (savings account) وتُقدّم هذه الحسابات الراحة للعميل حيث يمكنه الاحتفاظ بمعظم الأموال في حساب التوفير مع الحصول على الفائدة.
ولديك الاختيار الأفضل الذي يعتمد على حجم أعمالك والاحتياط النقدي معك والأهداف التي ترغب في تحقيقها، فادخار القليل من الدخل يعتبر بداية لتوسيع استثماراتك.
إعداد الميزانية
توجد العديد من النماذج التي تساعدك في إعداد الميزانية لأعمالك، وإعداد الميزانية هي عملية تحديد الأهداف المالية للشركة ووضع خطة لتحقيق تلك الأهداف، وذلك من خلال إعداد بيانات مالية مفصلة تغطي فترة زمنية معينة في المُستقبل، والتي عادةً ما تكون السنة المالية التالية.
قد تكون إعداد الميزانية عملية صعبة في بداية أعمالك لذلك يمكنك الاعتماد على القوالب والنماذج المتاحة بشكل مؤقت حتى تستطيع إعداد نموذج ميزانية خاص بك.
وهناك عدة أمور ينبغي أن يشملها نموذج الميزانية وهي:
* مقدار المال الذي تحصل عليه شركتك كل عام.
* فحص للنفقات الشهرية، وستكون لديك تقديرات شهرية لإجمالي النفقات السنوية.
* وجود قسم للتأكد من القيمة الفعلية للإنفاق حتى تتمكن من معرفة أرباحك الحقيقة ومقدار الأموال التي تحصل عليها الشركة.
* سيتم عرض مقارنة بين الأرقام الفعلية وخطة الميزانية، ويوفر ذلك ملخصًا للخطط الشهرية والسنوية للإنفاق.
وتسمح لك هذه البيانات بتقييم ما تنجح فيه شركتك وأي الجوانب في حاجة إلى التحسين.
ينبغي أن تعلم جيدًا أنك ستواجه هبوطًا لشركتك وصعودًا أيضًا، عليك الاستعداد لمواجهة كل ذلك، فالإدارة الفعالة لدخلك تساعدك على التوسع في أعمالك، وتوفير جزء من أرباحك يحافظ على ازدهار شركتك.