إعداد خطة اتصالات في المشروع

يحتوي المشروع على العديد من المهام المتنوعة والمختلفة كتخطيط الموارد وإدارة المخاطر وإزالة العقبات والتواصل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالتي تتطلب من فريق العمل التعامل الجيد والناجح.
يُعد التواصل الفعال من أهم المهارات التي يجب أن يتحلى بها مدير المشروع لإنجاز المشروع بنجاح، وخطة الاتصال هي ضمان يعمل على تقديم المعلومات اللازمة لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersومعرفة أهم قنوات الاتصال التي يمكن استخدامها لنقل المعلومات.

* أهمية وضع خطة اتصال
يمكننا أن نفترض أنك عضو داخل فريق لمشروع جديد، ويشتمل هذا المشروع على ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوأطراف أخرى، في البداية كانت جميع الأطراف متعاونة وعلى تواصل مستمر من أجل إنجاز مشروع ناجح، لكن بعد ثلاثة أشهر وجدت أن العميل لم يرد على الرسائل وبالتالي كان من الصعب الحصول على موافقات، وعندما تحققت من تواريخ التقديم والاجتماعات والرسائل وجدت أن كل شيء كان بطيئًا للغاية.
وكان ينبغي تلقي رد من العميل، وسؤال المهندس عن موعد بدء المرحلة الجديدة، والحصول على ملاحظات من قسم الاختبارات، كل ذلك كان يتطلب وجود اتصال فعال، فوجود خطة اتصال قوية تسهم في ترسيخ التعاون بين جميع أطراف المشروع.

ونلاحظ أن التخطيط لاتصالات المشروع يستلزم أمرين أحدهما إرسال أو نقل المعلومات، والآخر تلقي المعلومات، ويجب على فريق المشروع والعميل القيام بمسئولياتهما.
وتقوم خطة الاتصالات على تحديد كيفية تسليم المعلومات بين الأطراف طوال دورة حياة المشروع، وتحديد من المسئول عن نقل المعلومات، فالتواصل الفعال هو الأساس في نجاح المشروع، لذا إذا تم إنشاء نموذج جيد لخطة اتصال مشروع فإن ذلك يضمن الحصول على فهم عام لرؤية المشروع وأهدافه وتحقيقها بنجاح.
ولكل مشروع خطة اتصال خاصة به، فالمشاريع الكبيرة معقدة ولها متطلبات مختلفة عن المشاريع الصغيرة، لذا عليك إعداد خطة اتصال تتناسب مع حجم مشروعك وأهدافه.

* الأقسام الهامة في خطة الاتصال

أولًا: أهداف التواصل
ينبغي تحديد أهداف الاتصال من أجل توجيه الفريق وإرشاده، وأهم أهداف الاتصال هي: إبقاء العميل على علم بالجدول الزمني للمشروع، تسهيل الاتصالات بين الطرفين، وإبقاء ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعلى اطلاع دائم من أجل تلقي ملاحظاتهم والحصول على دعمهم.

ثانيًا: ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersووسائل الاتصال
يجب إدراج ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسين في المشروع وأدوارهم ووسائل الاتصال، كما يمكن اشتمال الخطة على الوسيلة المفضلة في الاتصال لتلقي المعلومات وإرسالها، وللتوضيح بشكل أكثر يمكنك الاطلاع على الجدول التالي.

ثالثًا: أنواع الاتصالات
وفي هذا القسم من خطة الاتصال، تقوم بإدراج أنواع الاتصالات من أجل توضيح كيفية مشاركة المعلومات بين الأطراف، اعتمادًا على حجم ومتطلبات مشروعك، وقد تتضمن أيضًا معلومات إضافية.

* الخطوات الأساسية لإعداد خطة اتصال المشروع.

أولًا: تحديد المعالم الرئيسية للمشروع
يرتبط محتوى خطة الاتصال ارتباطًا وثيقًا بالمعالم الرئيسية للمشروع، لذا ينبغي وضع أهم المعالم كمعلومات العميل والجدول الزمني والإنجازات.
عليك التفكير في كل ما يحتاجه الفريق والعميل، مثل أي وسائل التواصل التي يفضلها العميل، وهل يفضل التواصل وجهًا لوجه أم عن طريق رسائل البريد الإلكتروني، وكم مرة يتواصل الفريق مع العميل بشكل مباشر؟ فكل ذلك يساعد في تكوين فهم واضح لمتطلبات المشروع.

ثانيًا: تحديد الأهداف وقائمة بأصحاب المصلحة
عليك وضع الأهداف المناسبة والقابلة للتحقيق، كما يمكنك إدراج ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع من أجل التواصل معهم والحصول على دعمهم المستمر، وهذا الدعم سيحقق النجاح للمشروع.

ثالثًا: إنشاء خطة الاتصال الفعالة
بعد أن قمت بجمع المعلومات، وإدراج أصحاب المصلحة، والتفكير في متطلبات المشروع، يمكنك الآن إنشاء الخطة بشرط أن تقرر استخدام أنواع متعددة من وسائل الاتصال.

* بعض الإرشادات حول استخدام خطة الاتصال

أولًا: ينبغي أن تعلم جيدًا أن خطة اتصالات المشروع مرجع ومستند مهم، فهي توجهك طوال دورة حياة المشروع، فمع تقدم المشروع قد يشارك أعضاء الفريق وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالجدد في المشروع وقد يغادر بعضهم، لذلك يجب الرجوع إليها وتحديثها.

ثانيًا: بعد الانتهاء من إعداد الخطة، ينبغي أن تشاركها مع أعضاء الفريق، وتستمتع لآرائهم وتعليقاتهم حولها، وبذلك سيكون الجميع على معرفة بوسائل الاتصال وأنواعها التي يشتمل المشروع عليها.

ثالثًا: يجب عليك اتباع الخطة التي قمت بإنشائها، حتى تستمر على المسار الصحيح في أداء مهام المشروع، فمثلا لو كنت خططت لاجتماعات شهرية، عليك التأكد من انعقادها بانتظام وفقًا للخطة.

مثال توضيحي على نموذج لخطة اتصال مشروع

أولًا:

المقدمة

الملخص
تقديم ملخص للمشروع

الغرض من خطة إدارة الاتصالات
تقديم الغرض من الخطة

أهداف الاتصالات
تحديد الأهداف

ثانيًا:

تحديد أصحاب المصلحة

ثالثًا:

وسائل الاتصالات

جدول الاتصالات
املأ الجدول

اجتماعات المشروع
إدخال جدول اجتماع المشروع

تقرير المشروع
إدخال الجدول الزمني للمشروع

وسائل الاتصال الأخرى
إدخال الجدول الزمني لإعداد التقارير عن المشروع

الموافقة على خطة إدارة الاتصالات

التوقيع: ………………………………………. التاريخ:…………….

طباعة الاسم: …………………………………

اللقب: ………………………………………..

الدور: ……………………………………….

* الاتصال هو إرسال واستقبال المعلومات، قد يعتقد البعض أن إنشاء خطط اتصالات المشروع هو مجرد مضيعة للوقت، لكن هذا خطأ كبير، فوضع خطة تواصل فعال تسهم في إنجاز المشروع بنجاح.
ينبغي أن يكون مديرو المشاريع متواصلين جيدين من أجل إدارة الأشخاص لأن إدارة المشروع تدور حول التواصل.