نطاق المشروع هو مجموعة من الإجراءات التي يتم اتخاذها من أجل تحديد نطاق المشروع بدقة لخلق رؤية واضحة لدى جميع الأفراد المشاركة في إنجاز المشروع، ويشمل النطاق جميع المهام والمتطلبات والأعمال اللازمة لإتمام مشروع ما، والهدف منه تحقيق نتائج المشروع بنجاح.
وفي القائمة التي يتم إعدادها لنطاق المشروع نجد النتائج والأهداف الأساسية للمشروع والإجراءات التي يتم اتخاذها، وأهم عوامل نجاح المشروع، ويتم استخدامها من أجل وصول نطاق المشروع للجهات المستفيدة، وبذلك يصبح فريق عمل المشروع على دراية بكل التفاصيل مما يجعله بعيدًا عن مشكلات زحف النطاق.
عمليات إدارة نطاق المشروع
ومن أجل نجاح التخطيط ينبغي أن تشتمل خطة إدارة النطاق على عدة خطوات أساسية للتحقق من صحة هذا النطاق وكيفية إدارته والتحكم فيه والتعامل مع زحف النطاق إن وجد والخطوات هي:
* جمع المتطلبات: لكل مشروع متطلباته التي تختلف عن المشاريع الأخرى، لذلك يجب تحديد الجهات المستفيدة من المشروع والعمل على معرفة متطلباتها باستخدام التقنيات الحديثة، فمثلا إن كان المشروع يتعلق بخدمة أو بمنتج، يمكنك تحديد المتطلبات وما يحتاج إليه العملاء من خلال استطلاع آرائهم ومعرفة أي من الميزات يفضلونها.
* تحديد النطاق: ينبغي عمل قائمة تشمل جميع المتطلبات ليصبح الشكل العام للمشروع واضحًا تمامًا للجميع، وتكون هذه القائمة رسمية بحيث يرجع إليها فريق العمل طوال وقت المشروع، ويجب أن تحتوي على الإجراءات الغير ضرورية لاستبعادها وعدم إهدار وَقت وجهد إضافيين على تنفيذها.
* إنشاء هيكل تنظيمي لتقسيم المهام: حيث يتم تقسيم المهام على عدد الأفراد المشاركين وتكليف كل فرد بالمهام التي تناسب إمكاناته ومهاراته حتى يتمكن من إنجازها في الوقت المحدد وبنجاح.
* التحقق من صحة نطاق المشروع: وهي من أهم خطوات إدارة نطاق المشروع فقبل بِدء التنفيذ عليك تسليم نطاق المشروع الذي قمت بإعداده إلى الجهات المستفيدة أو ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersللحصول على موافقتهم الرسمية لإكمال باقي خطوات التنفيذ، حتى لا تقع المسئولية كاملة عليك وتتحمل أعباء أخرى.
* ضبط النطاق: ينبغي على مدير المشروع متابعة مراحل المشروع أثناء التنفيذ من خلال إعداد تقارير أسبوعية أو شهرية تشتمل على أهم النقاط لسير أعمال المشروع بالشكل المطلوب، وذلك لضمان تحقيق الأهداف بنجاح، مع الحرص على الاستعداد للتعامل مع أي تغييرات والتكيف معها لتحقيق أعلى درجات النجاح والصعود للقمة.
إدارة نطاق المشروع عنصر أساسي في أي مجال، لأنه يقوم بتحديد أَعمال الفرق بطريقة مبسطة وسهلة الإحكام، وعندما يكون نطاق المشروع فعال فإنه يضمن نجاح المشروع وتسليمه في الوقت المحدد.
وهذه المهمة يقوم بها مدير المشروع لذلك ينبغي أن يتمتع بالمهارات والخبرات من أجل إدارة نطاق المشروع بنجاح وتحقيق جميع الأهداف.