تعد إدارة مشتريات المشروع هي الإجراء التي يتم فيه شراء المنتجات والحصول على الخدمات اللازمة لإنجاز المشروع في موعده المحدد وفقًا للجدول الزمني والميزانية، وتشتمل على خطوات أربع وهي إعداد الخطة، التنفيذ، التحكم والمتابعة، والانتهاء والتسليم.

ونجد أن المشتريات من أهم الإجراءات في دورة حياة المشروع، فلا يمكن إنجاز المشاريع دون الحاجة إلى توافر أنواع مختلفة من الموارد والمواد والخدمات، فإدارة المشتريات تكمن أهميتها في القدرة على تقديم العطاءات وشراء المواد والسلع والحصول على الخدمات من مصادر خارجية بأسعار مناسبة وجودة عالية وتنفيذ المشروع بنجاح ووفق الميزانية الأساسية.

ويعرف الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (دليل PMBOK) إدارة المشتريات بأنها الإجراءات اللازمة لشراء المنتجات أو الخدمات أو النتائج المطلوبة من خارج فريق المشروع.
فهي -ببساطة- عملية اختيار البائعين والموردين وطلب السلع ومستلزمات المشروع ووضع شروط مناسبة للدفع.
فعلى سبيل المثال، أثناء العمل في مشروع ما كنت بحاجة إلى ألف عامل إضافي لمدة أسبوعين من أجل تسليم المشروع في موعده المحدد، فبدلا من توظيف عمال وتدريبهم تتمكن إدارة المشتريات من الحصول على مقاول من الباطن ومعه القوى العاملة المطلوبة بسعر مناسب.

الخطوات التي تشتمل عليها إدارة المشتريات

* إعداد خطة للمشتريات: ينبغي القيام بإعداد قائمة تشمل جميع متطلبات المشروع التي سيتم شراؤها من مصدر خارجي، وأثناء الخطة لابد من تحليل نطاق المشروع وجدول العمل وتحديد كمية المواد المراد شراؤها، كما ينبغي أن تشمل الخطة على سجل أصحاب المصلحة وسجل المخاطر والجدول الزمني للمشروع وخطة إدارة المشروع ومتطلبات الموارد.

* العمل على تنفيذ الخطة: ويتم ذلك من خلال تقييم عطاءات البائعين وعروضهم وفق المعايير المحددة في الخطة، ونلاحظ أن هذه الخطوة يتم تكرارها مع أنواع مختلفة من المتطلبات اللازمة للمشروع، بالإضافة إلى عقد مفاوضات مفصلة مع الموردين لتوقيع الاتفاقيات الأنسب والتي تحقق الاستفادة المرجوة.

* متابعة عملية المشتريات: وفي هذه الخطوة يقوم المدير المسئول بمتابعة تنفيذ الاتفاقية واتخاذ إجراءات التغيير إذا تطلب الأمر ذلك، كما ينبغي عليه التأكد من أن البائع يلبي بنود العقد المتفق عليه.
ويحتاج هذ الإجراء إلى دعم الإدارة المالية لمراقبة المدفوعات المقدمة للبائع، وتعتبر خطة إدارة المشروع والاتفاقيات وبيانات أداء العمل وتقارير أداء العمل أهم المدخلات في هذه الخطوة.

* الإنهاء والتسليم: قبل تسليم المشروع لابد من إنهاء جميع عمليات الشراء، حيث يتم إنهاء الاتفاقيات بعد تنفيذ جميع بنودها.
وفي هذه الخطوة ينبغي أن يكون كلا الطرفين -البائع والمستفيد- قد التزما بالعقد المتفق عليه وأن تكون النتائج مرضية.