المحفظة هي عبارة عن مجموعة من المشاريع أو البرامج أو العمليات الأخرى التي تعمل على تحقيق هدف إستراتيجي معين من أهداف المؤسسة، وهذه المشاريع أو العمليات قد تكون مرتبطة ببعضها أو غير مرتبطة لكن ينبغي أن تحقق الهدف التي تريده المؤسسة.
وقد أصبحت إدارة محفظة المشاريع (PPM) من الأساسيات التي تتجه إليها المؤسسات من أجل تحسين قدرتها على التعامل مع العديد من المبادرات بنجاح، وتتطلب إدارة المحفظة معلومات مركزية وحديثة عن استثمارات المؤسسة حتى يمكن اتخاذ قرارات فعالة، ويتطلب هذا جمع البيانات بانتظام وتحديثها ورفع التقارير عنها في الوقت المناسب.
ونجد أن إدارة محفظة المشاريع تسهم في تحديد أولويات المبادرات وأهمها، والعمل على تخصيص الموارد والميزانيات والجداول الزمنية التي تهدف إلى تحقيق المبادرة بنجاح.
وتولي المؤسسات اهتمامًا كبيرًا بإدارة محفظة المشاريع من أجل تحقيق عوائد على الاستثمارات بصورة أفضل.
أما إدارة محافظ المشاريع فهي وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، “إدارة مركزية لمجموعة من المشاريع والبرامج لتحقيق الأهداف الاستراتيجية”.
وهي تحليل وتحسين التكاليف والموارد والتقنيات والعمليات لجميع المشاريع داخل المحفظة، وتعمل مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) على التحكم باستمرار في محفظة المشاريع من أجل التأكد أن كل محفظة تعمل على تلبية أهداف المؤسسة، مع تقييد الخطر ومواجهته والتعامل باحترافية مع متطلبات وتوقعات أصحاب المصلحة.
الأهداف الأساسية لإدارة محفظة المشاريع
قد يحدث خلاف بين المكاتب التجارية (الوكالات) بسبب وجود المشكلات الكثيرة والتي لا توجد الآليات المناسبة لمواجهتها، لذلك تقوم الشركة أو المؤسسة باستخدام إدارة محفظة المشاريع من أجل تحديد أولويات المشاريع وعدم إضافة أعباء عمل أخرى على العمال، وأهم الأهداف لمحفظة المشاريع هي:
* تحديد أفضل مشروع استثماري
نجد أن الهدف الأساسي لإدارة محفظة المشاريع هو اختيار الاتجاه المناسب الذي ينبغي على المؤسسات أن تمارس فيه الاستثمارات والموارد، سواء كانوا يطمحون في زيادة الأرباح أم لا، وبرغم أن كل مؤسسة لها أساليبها في التعامل، إلا أن إدارة محفظة المشاريع توضح كل ما تحتاجه المؤسسات من أجل بذل المجهودات وبذلك يتم توفير المسار الصحيح للجميع.
* الحفاظ على تركيز المؤسسة
ينبغي على المؤسسة التركيز على المهام والمشاريع التي تحقق لها أكبر عائد من الاستثمار أو تحقق هدفها بشكل عام، لأنها إذا قبلت كل مهمة تأتي في طريقها سوف تفقد تركيزها وتصبح مشتتة وربما تفشل في تحقيق أهدافها، لذا تهدف إدارة المحفظة إلى العمل وفق خطة مدروسة تقوم بتحديد الأولويات والعمل على تنفيذها، مما يساعد المؤسسة في الابتعاد عن إصدار أحكام سريعة يمكن أن تجلب نتائج سلبية لمستقبلها.
* عمل قائمة بالمخاطر
نجد أن من أهداف إدارة محفظة المشاريع تحديد المشروعات أو العمليات ووضعها داخل قائمة أولويات المؤسسة، وبالإضافة إلى ذلك فهي تهدف أيضًا إلى تحديد المخاطر المستقبلية ووضعها داخل قائمة من أجل إيجاد الاستراتيجيات الفعالة للتعامل معها، وتحقيق جميع الأهداف بنجاح.
* وضع الخطة المناسبة للاستثمار
تساعد إدارة محفظة المشاريع (PPM) على تقديم بدائل في حالة لم تحقق العمليات والمشاريع الأهداف المنشودة، وتشير بعض الاستطلاعات أن الشركات التي تمتلك إدارة فعالة لمحفظة المشاريع تستطيع إنهاء 35% من مشاريعها بنجاح، وتكون حالات الفشل أقل من غيرها، وتنفق أموالا أقل أيضًا، كما تساعد PPM على اختيارك للمهام ودعمك في تنفيذها من أجل تحقيق أهدافك المالية والتشغيلية، وتعزيز قدرتك التنافسية، وتحسين علاقاتك مع العملاء.
الفرق بين إدارة المشاريع وإدارة المحافظ
رغم أن كل من إدارة المشاريع وإدارة المحافظ تحتاجان إلى التحلي ببعض المهارات والخبرات والمعارف، إلا أن الفرق بينهما يتضح في أن إدارة المشاريع تعمل على تطبيق تلك المهارات والخبرات وتنفيذها على أنشطة المشروع من أجل تلبية متطلباته، أما إدارة المحافظ فهي تقوم على تحديد المشاريع التي لها أهمية كبيرة ووضعها في قائمة أولويات الشركة من أجل تحقيق أهدافها.
إدارة محافظ تكنولوجيا المعلومات
تعمل إدارة محافظ تكنولوجيا المعلومات على تطبيق أنشطة تكنولوجيا المعلومات في المؤسسات، حيث تتناول كل ما يتعلق بتخطيط وتنفيذ وتشغيل نظم وخدمات تقنية والتي تجعل عمليات تكنولوجيا المعلومات متلائمة مع أهداف المؤسسة، حتى يتم اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الأهداف بنجاح.
وتهدف إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات إلى التأكد من أن استثمارات تكنولوجيا المعلومات وتقنياتها وموظفيها تسير وفقًا للخطة، كي لا يحدث انفصال بين الاستراتيجية العامة للشركة والخطة الأساسية.
ونجد أن مدير محافظ تكنولوجيا المعلومات هو المسئول عن تحليل المحفظة المالية، وحساب العائد المحتمل من الاستثمارات المختلفة لتكنولوجيا المعلومات، وهو أيضًا مَن لديه القدرة على تحديد مدى توافق المشروع مع أهداف المؤسسة، بالإضافة إلى قدرته على تقييم المخاطر على مستوى المحفظة.
ورغم وجود تشابه كبير بين إدارة محفظة مشاريع تكنولوجيا المعلومات وإدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات، إلا أن إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات تواجه بعض الظروف التي تجعلها تتوسع في نطاق المشاريع وذلك من أجل تحسين البنية التحتية.
ونلاحظ أن الشركات الكبيرة لا تعتمد على محافظ التكنولوجيا فقط، ولكن بجانب إدارة محافظ التكنولوجيا تكون هناك تخصصات أو مجالات ذات صلة بتلك المحافظ مثل إدارة البرامج، وتحليل حالة العمل، وبنية محفظة مشاريع الشركات، ومع ذلك يبقى مديرو محافظ تكنولوجيا المعلومات هم المسئولون عن إدارة المحافظ وجميع الإجراءات المرتبطة بها.