تحاط المشاريع -عادة- بأشخاص ومنظمات ومساهمين داخليين وخارجيين وهم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالذين لديهم اهتمام ومصلحة في نتائج المشروع، ويمكن أن يكون لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersتأثير إيجابي أو سلبي على دورة حياة المشروع، لذلك ستحتاج إلى تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين وإنشاء خطة إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلتلبية متطلباتهم، تجنبًا لحدوث مشكلات كبيرة كتغييرات النطاق أو التكاليف، فإذا لم تتم تلبية متطلباتهم أو إذا لم يشاركوا في المشروع، فإن إمكانية نجاح المشروع ستنخفض، لذلك يحاول مدير المشروع تحقيق التوازن من أجل إكمال المشروع بنجاح.
فمثلا الهيئات التنظيمية والمساهمين والممولين هم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي مشروع البناء، ولتحقيق إدارة ناجحة لأصحاب المصلحة، يجب على مدير المشروع تحديد أولويات الاحتياجات والتوقعات المختلفة لهم، وعادة ما يكون اهتمام ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersكبيرًا في المراحل الأولى من المشروع، لأنهم يعرفون أن العديد من الأشياء يمكن تغييرها بسهولة قبل بدء المشروع، لكن بمجرد بدء المشروع، تصبح التغييرات صعبة ومكلفة، لذلك فإن التواصل الفعال معهم أمر له أهمية كبيرة في مشاركة مخاطر المشروع.
الفرق بين ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالداخليين والخارجيين
أولًا: ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالداخليين
هم الأفراد أو الفرق في مؤسستك، وترتبط مصلحتهم في المشروع بكونهم جزءًا من المؤسسة في إدارة هذا المشروع، فهم يسعون إلى تحقيق أهداف المؤسسة.
ومن أمثلة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالداخليين: مراجعو الحسابات، مجلس الإدارة، المدراء التنفيذيون، العملاء الداخليون، مديرو المشاريع والفريق، والمستثمرون في المؤسسة.
ثانيًا: ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالخارجيين
وهم كيانات ليست في المؤسسة ولكنها تتأثر بأداء المؤسسة كما يمكنها أن تؤثر عليها، وقد يكونون أفرادًا أو منظمات، وقد يكون عدد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالخارجيين كثيرًا أو قليلًا وذلك حسب نوع المشروع، فمثلا في المشروعات الممولة من القطاع العام، غالبا ما يكون عدد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالخارجيين كبيرًا، على عكس مشاريع القطاع الخاص.
ومن أمثلة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالخارجيين: السلطات التنظيمية، الموردين، الحكومة، المستثمرون والدائنون، الإعلام والصحافة.
الطرق الفعالة في تنمية إدارة أصحاب المصلحة
ينبغي عليك تنمية إدارتك لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمن أجل الحصول على دعمهم والتخفيف من الآثار السلبية لإكمال مشروعك بنجاح، فأنت تحتاج إلى خبراتهم واستثماراتهم ومواردهم، وصاحب المصلحة الإيجابي سوف يفيدك في إنجاز المشروع بنجاح، مثل زيادة جودة المنتجات وارتفاع الأرباح.
وأثناء تنمية طريقتك في التعامل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعليك التركيز على بعض الأمور مثل:
- حجم مشروعك وموارده ومعالمه وقيوده ومدته.
- مستوى الدعم الذي تحتاجه للوصول إلى النتائج المرجوة، ويشمل الدعم المشورة والأموال والموارد والرعاية.
- الوقت المتاح الذي يجب إنفاقه على التواصل، عليك أن تقرر كيفية إدارة الوقت بشكل فعال وتلقي ملاحظات أصحاب المصلحة، ويمكن أن تساعدك البرامج الحديثة على التخطيط الفعال للوقت والتعامل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالمهمين.
تحليل أصحاب المصلحة
يمكن إجراء تحليل أصحاب المصلحة وهي عملية لفهم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي مشروعك، من أجل تحديد أولويات موارد المشروع، أما تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفهو الخطوة الأولى التي يجب القيام بها قبل إجراء التحليل، وستقوم -في خطوة تحديد أصحاب المصلحة- بعمل قائمة بجميع الأشخاص والمنظمات بمساعدة فريق المشروع، ثم تقرر قوة كل صاحب مصلحة وتأثيره في مشروعك.
سجل أصحاب المصلحة
سجل أصحاب المصلحة هو مستند لإدارة المشروع يعمل على وصف وتحديد الأشخاص والمجموعات والمنظمات المشاركة في المشروع، وعادةً ما يتم تحديث تلك الوثيقة طوال دورة حياة المشروع ليتم من خلالها تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالجدد.
ومن أجل الحصول على دعم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلمشروعك يمكنك اتباع الإرشادات الآتية:
أولًا: يمكنك إعداد قائمة بجميع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوتصنيفهم وفقًا لمدى أهميتهم وتأثيرهم في المشروع، ويجب تطوير خطتك وفقًا للمعلومات التي تم جمعها في تلك القائمة، وبالتالي لن تهدر الوقت على ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالذين ليس لديهم قوة أو نفوذ.
ثانيًا: ينبغي عليك أن تراجع القائمة وتفكر فيما تحتاجه من ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين، عليك أن تدرك ما الذي ينبغي عليك القيام به من أجل نجاح المشروع، فإذا كنت بحاجة إلى دعم فني أو مالي أو خبرة من أحدهم، يمكنك تحديد صاحب المصلحة المناسب الذي يحقق لك الدعم المطلوب.
ثالثًا: حاول أن توضح لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersحجم الفوائد التي سيحصلون عليها، حتى تستطيع إشراكهم والحصول على كل ما تحتاجه من دعم.
رابعًا: ينبغي عليك توفير وسائل تواصل فعالة ومناسبة حتى تستطيع التواصل مع أصحاب المصلحة، وتجعلهم -دائمًا- على اطلاع بكافة المستجدات حول المشروع من أجل تحسين عملية صنع القرار والحصول على دعمهم في الوقت المناسب.
خامسًا: يمكنك عمل خطة لإدارة أصحاب المصلحة، وتقسيم تلك الخطة إلى مهام صغيرة تعمل على تنفيذها مع كل مرحلة من مراحل تقدم المشروع، فربما تتغير متطلبات أصحاب المصلحة، لذلك عليك تحديث خطتك بانتظام وفقًا لمتطلبات المشروع.