تُعد إدارة المشاريع مفهومًا شاملاً يحتوي على إدارة الأقسام والموارد والجداول الزمنية ومتطلبات العملاء وأصحاب المصلحة، ويقوم العاملين باستخدام أساليبهم الخاصة من أجل تحقيق النتائج الإيجابية للمشروع، وأحيانًا يصعب التواصل بين العاملين والأقسام بسبب اختلاف كل قسم في طريقة عمله، لذا تأتي إدارة تكامل المشروع من أجل التنسيق بين جميع جوانب المشروع، فهو أمر هام خاصة في المشاريع الكبيرة لأنها تشتمل على أطراف كثيرة وجوانب متعددة يجب توافقها من أجل نجاح المشروع، وتعمل إدارة تكامل المشروع على إنشاء إطار عام للتعاون بين جميع الأقسام، فالتواصل الفعال له أكبر تأثير على نجاح المشروع.
ونجد تعدد مسئوليات فريق المشروع كإنشاء الجدول الزمني، وتحديد المخاطر، والتحكم في الميزانية، وغيرها من المهام الذي تجعل في الأمر صعوبة، لكن تسهم إدارة تكامل فريق المشروع في ترسيخ التفاهم والتوافق، فإدارة تكامل المشروع هي تنسيق العمليات والأنشطة والتعاون بين الجميع داخل المشروع، وتضح أهميتها في جميع مراحل المشروع من البداية وحتى انتهاء المشروع.
مثال على إدارة تكامل المشروع
نفترض أن العميل يحتاج إلى تقارير من قسمين مختلفين في المشروع، وينبغي أن تُظهر البيانات التوافق بين بعضها البعض، لذا لابد من وجود نظام إدارة تكامل المشروع والتي تضمن إنشاء تقارير مترابطة ومتناسقة.
عمليات إدارة تكامل المشروع
تحتوي إدارة تكامل المشروع على سبع عمليات متكاملة تضمن إنجاز المشروع بنجاح وهي:
* ميثاق المشروع
وهو الأساس لوجود المشروع ويتضمن معلومات أساسية مثل تاريخ بدء المشروع وأهداف المشروع وتاريخ الانتهاء، ورؤية المشروع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المشروع، واحتياجات العميل، وتطوير الميثاق هو العملية الأولى لإدارة تكامل المشروع.
* خطة إدارة المشروع
وهي عبارة عن مجموعة من المستندات الرسمية والتي تحدد مراحل تنفيذ المشروع والتحكم فيه، وتحتوي على إدارة المخاطر والموارد والاتصالات، بالإضافة إلى احتوائها على الخطوط العريضة للنطاق والتكلفة والجدول الزمني، فخطة إدارة المشروع تعتمد على المبادئ التي توجه نظام الإدارة للمشروع.
* توجيه وإدارة أعمال المشروع
وهي عملية قيادة الأعمال المحددة في خطة إدارة المشروع، والعمل على إنجازها، وتشتمل على إدارة المخرجات، توجيه فريق المشروع، سجل المخاطر، والجدول الزمني.
* إدارة المعرفة بالمشروع
وتعد إدارة معرفة المشروع واحدة من أهم العمليات في إدارة تكامل المشروع، وهي تتضمن استخدام معرفة الفريق وخلق معرفة إضافية لإكمال المشروع بنجاح، ويعتبر نقل المعرفة المكتسبة إلى المؤسسة أمرًا مهمًا للمشاريع المستقبلية.
ونجد أن المخرجات، سجل الدروس المستفادة، سجل أصحاب المصلحة هي بعض مدخلات عملية إدارة معرفة المشروع.
* المتابعة والتحكم في أعمال المشروع
وتُعد المتابعة المستمرة لمهام المشروع ومدى التقدم الذي يحققه من أهم الأمور في إدارة تكامل المشروع، وتعتمد على إعداد تقارير أداء العمل والتأكد من أن المشروع يسير وفقًا للخطة، ويمكن استخدام تقنيات إدارة القيمة المكتسبة بالإضافة إلى تقنيات التحكم في المشروع الأخرى أثناء إجراء عملية المتابعة والتحكم.
وتعتبر توقع التكلفة والجدول الزمني، ومعلومات أداء العمل، وسجل الافتراض هي مدخلات عملية المتابعة والتحكم في أعمال المشروع.
* إجراء التحكم المتكامل في التغيير
وتُعرض طلبات التغيير فريق المشروع لبعض الضغوطات، لأنها تتطلب مراجعة التصميمات إضافة موارد أخرى ووقت إضافي لإكمال المشروع، ويجب معالجة تغييرات المشروع وإدارتها بشكل جيد لتجنب زحف النطاق.
ومن أجل إدارة عملية التحكم في التغيير بنجاح، لابد من تحليل طلبات التغيير وحساب التكلفة والجدول الزمني لآثارها، ومشاركة ذلك مع أصحاب المصلحة، وتشتمل عملية التحكم المتكامل في التغيير على بعض مدخلات مثل خطة إدارة التغيير، والجدول الزمني الأساسي، وميزانية الأساسية.
* إنهاء المشروع
وهي العملية الأخيرة لإدارة تكامل المشروع، وإنهاء المشروع يعني وضع اللمسات الأخيرة على جميع الأنشطة والمهام المطلوبة لإكمال المشروع، يتم تنفيذ المشروع عند قبول جميع الإنجازات واكتمال النطاق، فهي المرحلة الأخيرة من دورة حياة المشروع.
ومن مدخلات عملية إنهاء المشروع، إنشاء وثيقة للتعلم والاستفادة من أجل المشاريع المستقبلية، ووثائق العمل، وجميع مستندات المشروع والإنجازات، والاتفاقيات وأصول المشروع التنظيمي.
- ينبغي العلم بأن إدارة تكامل المشروع تسعى إلى تحسين التواصل والتعاون داخل المشروع، فبسبب الثقافات المختلفة لأعضاء الفريق وأساليب العمل المختلفة -أيضًا- داخل أقسام المؤسسة، لابد وأن يكون أداء إدارة التكامل ذات كفاءة واحترافية وهذا هو الدور الرئيسي لمدير المشروع.