الجدول الزمني هو الأداة التي تحدد الأعمال التي ينبغي القيام بها، وتعمل إدارة الجدول الزمني على تحديد موارد المؤسسة التي سوف يحتاجها المشروع والفترة الزمنية التي يتم خلالها تنفيذ الأعمال، وهذا الجدول يتحدد فيه تواريخ البدء والانتهاء لجميع المهام، بالإضافة إلى وضع اللمسات الأخيرة التي يكتمل بها المشروع في وقته المحدد.
وينبغي على مدير المشروع قبل إعداد الجدول الزمني أن يقوم بإنشاء هيكل تقسيم العمل وعمل تقدير للموارد والتكاليف والمدة المطلوبة لإكمال كل نشاط لمساعدة فريق المشروع وأصحاب المصلحة.
ويتحمل مدير المشروع مسئولية متابعة أداء المشروع ومدى التقدم الذي تم إحرازه، والتنسيق مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبالتواصل معهم واطلاعهم على مستجدات الأمور.
وتوجد العديد من الأدوات لإدارة الجدول الزمني للمشروع مثل: بريمافيرا ومايكروسوفت بروجكت، أستا باوربروجكت، بالإضافة إلى أدوات أخرى تدعم إدارة الجدول الزمني مثل: Schedule Reader وSchedule Cleaner، فإذا تم استخدامها بشكل صحيح، سوف يتم توفير عبء زيادة العمل.
والجدول الزمني الجيد لابد وأن تتوفر فيه تلك المعايير:
الواقعية: ينبغي أن تكون الافتراضات الخاصة بمواعيد البدء والانتهاء وتقدير مدد النشاط واقعية ويمكن تحقيقها.
الاكتمال: لابد وأن يحتوي الجدول على جميع مهام المشروع والتي تتوافق مع نطاق المشروع.
القبول: إذا تميز الجدول الزمني بالجودة، فسوف يتم قبوله من قبل أعضاء فريق المشروع والعملاء وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع.
عملية إدارة الجدول الزمني للمشروع
تتضمن هذه العملية بعض الخطوات مثل: التحديد، والنشر، والمتابعة والتحكم.
أما مدخلات عملية إدارة الجدول الزمني للمشروع فتشمل هيكل تقسيم العمل، معلومات تاريخية، معلومات التقويم، تقديرات الموارد، وتقديرات المدة لكل نشاط.
ويكون الناتج من تلك العملية جدول زمني جيد للمشروع، وتوافر الدعم للتقارير والمستندات مثل خطط التنفيذ وتحديثات الجدول الزمني وتقارير التباين.
طريقة إعداد جدول زمني للمشروع
يعتمد إعداد الجدول الزمني على تعاون ودعم أطراف كثيرة كأعضاء الفريق وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين، ولابد في البداية من إنشاء هيكل تقسيم العمل لأن تفاصيل المهام وأنشطة المشروع سوف تؤثر على جودة الجدول الزمني، لذا ينبغي على أعضاء الفريق التركيز على هيكلة تقسيم العمل ونطاق المشروع، وعندما يصبح كل شيء مكتملا ويتم جمع المعلومات، يكون إعداد الجدول الزمني.
وينبغي الاستعداد لأي مشكلات أو تغييرات قد تواجهك، وضع الحلول المناسبة للتغلب عليها، حتى يمكن إدارة الجدول الزمني.
ولاحظ أن الهدف من إنشاء جدول زمني للمشروع يساعد على الفهم الكامل لجميع الأعمال التي يجب القيام بها من أجل تحقيق أهداف المشروع.
وهناك عدة خطوات في إعداد الجدول الزمني للمشروع وهي:
الخطوة الأولى: إعداد قائمة بالأنشطة
ينبغي عمل قائمة يتم فيها إدراج جميع مهام المشروع والأنشطة التي تعتبر المعالم وإنجازات المشروع، ويمكن مراجعة نطاق عمل المشروع من أجل فهم الأنشطة التي ينبغي وضعها في الجدول.
الخطوة الثانية: تحديد تسلسل الأنشطة
وفي هذه الخطوة لابد من وضع تسلسل للأنشطة والذي يمكن متابعته طوال دورة حياة المشروع، وذلك من خلال تحديد تبعيات النشاط (تحديد نوْع العلاقة بين أنشطة المشروع المختلفة، فهناك أنشطة يتم تنفيذها في الوقت ذاته، بينما توجد أنشطة أخرى، تعتمد في تنفيذها على ما يسبقها أو يلحقها)، فمثلا لا يمكنك بناء الجدران إذا لم تكمل أساس المبنى، هناك أربعة أنواع من علاقات النشاط (FS، SS، SF، FF) يمكنك استخدام ما يناسبك فيهم.
الخطوة الثالثة: تقدير مدد النشاط
ويعني كيفية إدارة الوقت لجميع مهام المشروع، حيث يتم من خلالها تحديد مقدار الوقت المتوقع لإكمال النشاط (المهام) بالموارد المقدرة، وعادةً ما يتم تقدير تلك المدة بالساعات أو الأيام أو الأسابيع.
وتوجد عدة طرق تساعد مدير المشروع في تقدير مدة النشاط وهي: استشارة الخبراء، التقدير المماثل، التقدير البارامتري، تقدير الثلاث نقاط، تحليل الاحتياطي، والتعاون في صنع القرار.
الخطوة الرابعة: رسم مخطط الشبكة للمشروع
هو تمثيل مرئي لأنشطة المشروع وتبعياتها، تحتوي أدوات برامج جدولة المشاريع مثل Primavera وMicrosoft Project Professional على ميزات لرسم مخطط الشبكة، كما تمكنك أدوات الدعم الأخرى مثل Schedule Reader من عرض أنشطة المشروع والرسوم التخطيطية للشبكة.
الخطوة الخامسة: تحليل المسار الحرج
والمسار الحرج هو وهو أطول مسار يتم تنفيذ نشاطات المشروع فيه، ويتم تحديد هذا المسار من خلال مخطط شبكة الانشطة، حيث يتم تحديد المسارات الموجودة على مخطط شبكة الأنشطة بحيث يبدأ كل مسار من نقطة بداية المشروع وينتهي بآخر نشاط في المشروع، ومن ثم يتم جمع المدة الزمنية التي يحتاجها كل نشاط ليتم إنجازه على كل مسار من المسارات التي تم تحديدها سابقاً، والمسار الذي سيحتاج إلى فترة زمنية أكبر سيكون هو المسار الحرج.
فإذا كنت ترغب في إكمال مشروعك في الوقت المحدد فعليك التعامل مع الأنشطة على المسار الحرج، لأن الأنشطة على المسار الحرج لا يمكن أن تتأخر.
ويتطلب تحليل المسار الحرج حساب الفائض الكلي.
الخطوة السادسة: استخدام مخططات جانت
وهو رسم بياني يوضح أنشطة المشروع داخل الجدول الزمني، ويُعد أكثر الأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع والذي تم تصميمه من قبل المهندس الأمريكي هنري جانت، حيث يوضح هذا المخطط تسلسل الأنشطة التي يجب إنجازها لإنهاء المشروع وذلك من خلال إدراجها على المحور الرأسي للمشروع، وتواريخ البداية والنهاية لكل منها والذي يتم عرضه على المحور الأفقي للمخطط، ويتم تحديد المدة الزمنية اللازمة لإنهاء تلك الأنشطة على شكل أشرطة أفقية مرتبة حسب التاريخ، ويساعد هذا المخطط مديري المشاريع على جدولة وإدارة ومتابعة الأنشطة للتأكد من أن المشروع يسير وفقًا للخطة والجدول الزمني المحدد له.
الخطوة السابعة: نشر الجدول
بعد اطلاع كل من ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوأعضاء فريق المشروع والعملاء على الجدول يصبح جاهزًا للنشر، لكن بعض العملاء تقوم بالضغط على الفريق العمل لتسليم المشروع في وقت مبكر، وحينها يعمل الفريق على التفاوض ويتمسك بتقديراته حتى لا يغير التواريخ.
الخطة الثامنة: المتابعة والتحكم
وبعد موافقة جميع الأطراف على الجدول الزمني، يتم اعتباره الأساس لتتبع أداء مهام المشروع، ومتابعة الجدول تركز على تقييم الوضع الحالي للمشروع من خلال مقارنة الأرقام المخطط لها والفعلية، ويمكن إدخال تحديثات للجدول الزمني إذا تطلب الأمر ذلك.
وبذلك يمكننا القول بإن الجدول الزمني له أهمية كبيرة جدًا للمشروع؛ فهو يُسهم في تحسين إنتاجية الفريق، وتجنب العاملين أعباء عمل إضافية، ومتابعة أعمال المشروع بسهولة لوضوح جميع المتطلبات.