إدارة التغيير بنجاح.. منهجية ماكينزي Seven Sنموذجًا

قام كل من Thomas J. PetersوRobert H. Waterman وهما مستشاري شركة ماكنزي بتقديم إطار عمل في أواخر سبعينيات القرن العشرين، وهذا الإطار عبارة عن أداة فعالة للتخطيط الاستراتيجي وإحداث تغييرات تساعد في تطوير المؤسسات وتنمية أعمالها.

وأوضح Petersأن الشركات تفتقد العوامل الأساسية للتطوير والتنمية وتجعل أكثر تركيزها على التخطيط، لذا يجب إعطاء جميع العوامل المتاحة نفس درجة الأهمية دون إعطاء أولوية لعنصر على آخرحتى يتم تطبيق النموذج بنجاح.

وقد قام Peters بطرح عرض تقديمي حول إطار العمل هذا وكان عبارة عن 700 شريحة، لكن لم يتناسب هذا مع جميع العملاء حتى تم حصره في سبعة عوامل أساسية لإدارة التغيير بكفاءة.

قد يكون من الصعب استخدام هذا النموذج ولا يلفت انتباهك لكونه لا يتبع مسارًا واضحًا، لأنه في الأصل تم تصميمه ليكون إطارًا لكافة أعمال المؤسسات واستراتيجية لإدارة المهام والمسئوليات، وليس لإدارة التغيير فقط فهو بمثابة مقياس لمعرفة مكانة المؤسسة في السوق التنافسية وليس خارطة طريق لإدارة التغيير المراد تنفيذه.

ينبغي العلم جيدًا أن جميع العوامل السبعة للنموذج يجب أن تكون متوازنة، فإن لم يكن الأمر كذلك فهذا يعني عدم سير المؤسسة ولفقا لمسار الصحيح ويوجد شيء بحاجة إلى تغيير.

وبما أن نموذج ماكينزي Seven S من أفضل أدوات تحليل وتقييم أداء وأعمال المؤسسات، ويستخدم لتلبية الاحتياجات المختلفة داخل المؤسسة، فهذا يجعلنا نبحث عن نقاط القوة والضعف به من أجل فهمه جيدًا، ومن أهم نقاط قوته أن الشركات تسعى لاستخدامه من أجل تحقيق عدة أهداف مختلفة مثل:

• تعزيز الإنتاجية ورفع مستوى الكفاءة
• جعل عملية التغيير على المسار الصحيح
• تحديد المجالات والأعمال التي قد تعيق نمو الشركة
• وضع استراتيجية عمل جديدة
• التفاعل بين الإدارات ووجود اتساق أثناء عمليات الدمج
• إعداد برنامجلتحسين الموظفين وتنمية مهاراتهم
• تحديد العوامل والأسباب التي تجعل المؤسسة أكثر قدرة على المنافسة

العوامل السبعة لنموذج Seven S

قد يتبادر إلى ذهنك الآن السؤال الشائع لدي الكثيرين وهو كيف يتم ترتيب تلك العوامل في إطار العمل؟

ونرى أن الإجابة الصحيحة تكمن في توافق جميع العوامل وليس في طريقة تسلسها أو ترتيبها، لأن كون العوامل متوافقة متوازنة فإن ذلك يؤدي إلى تحقق النمو والازدهار للمؤسسة.

أولًا: القيم المشتركة
وتعبر عن ثقافة المؤسسة وأسباب وجودها وما تسعى إلى تحقيقه، ومن الأسئلة التي تخص القيم المشتركةما الذي تريد شركتك تحقيقه؟
ما هي مهمتها؟
وما هي مكانتها؟

فمن خلال الإجابة على تلك التساؤلات يمكنك تطبيق هذا النموذج بشرط أن يتماشى هذا العامل مع العوامل الستة الأخرى.
ففي حالة كون مؤسستك معروفة بالإبداع والابتكار فسوف ينعكس ذلك على أداء مهامها وأعمالها التجارية، فمثلا إذا كنت تستخدم أنظمة تقليدية لدعم المهام التي تختص بخدمة العملاء فلن يتوازن هذا ولا يتوافق مع قيم المؤسسة إمكاناتها الإبداعية.
لذا إن كنت ترغب في تطبيق نموذج ماكنزي لإدارة التغيير داخل مؤسستك، فينبغي عليك التأكد من انعكاس ثقافة المؤسسة وقيمها المشتركة على أعمالك التجارية.

ثانيًا: المهارات
ويختص هذا النموذج بكل من المهارات التنظيمية (إدارة الوقت، القدرة على التخطيط، تنظيم الموارد، إدارة الأولويات) والمهارات الفردية (المرونة، الثقة بالنفس، حل المشكلات).
وهذا العامل يؤكد على تمتع العاملين لدى المؤسسة بالمهارات اللازمة التي تمكنك من الحفاظ على قدرتك التنافسية، وقبل البدء في التغيير ينبغي منح العاملين برنامجًا تدريبيًا مناسبًا يمكنهم من تطبيق التغيير والتأقلم معه بسهولة.
كما يجب تحديد المهارات الأكثر فعالية من أجل توظيفها بكفاءة في إدارة التغيير.

ثالثًا: فريق العمل

تعتبر القوى العاملة هي الأساس في نجاح المؤسسات وبلوغها درجات النمو، لذا ينبغي على المؤسسات أن تمنح موظفيها مساحات من الحرية للإبداع والابتكار وتستمع لآرائهم ووجهات نظرهم، كما يجب على المؤسسة أيضًا التأكد من ممارسات التوظيف ودوران الموظفين وسياسات الموظفين التي يمكن أن تسبب الضرر في العمل.
ولاحظ أن إجراء تحليل لأصحاب المصلحة في بداية عملية التغيير يسهم بشكل ملحوظ في فهم موقف الجميع ووضوح رؤيتهم.

فعلى سبيل المثال لو كان لدى شركة أمريكية مشروعًا لتطوير الأعمال التجارية في سنغافورة، فمن أمثلة الاختلالات وعدم التوازن التي قد تواجهها والتي تحتاج إلى حلها ومعالجتها:

* عدم نشر إعلانات الوظائف على مواقع الانترنت بسنغافورة

* عدم وجود أشخاص لدى مؤسستك على دراية بالبلد وكيفية سير الأعمال بها

* عدم وجود أنظمة في هواتفك تشتمل على أرقام الهواتف المحلية في سنغافورة

رابعًا: الاستراتيجية
تعبر الاستراتيجية عن كيفية إعداد خطة فعالة للتحول بشركتك من أجل تحقيق الأهداف مع الحفاظ على المرونة والتكيف.
فاستراتيجية مشروع التغيير -مثلا- تعتبر الخطة التفصيلية أو خارطة الطريق التي تعمل على إدارة التغيير بنجاح ونقل المؤسسة من وضعها الحالي إلى وضع آخر جديد بهدف تنميتها وازدهارها.
وينبغي أن تتوافق الاستراتيجية وتتسق مع العوامل الأخرى في نموذج ماكنزي.

خامسًا: الهيكل
ويقصد بالهيكل الأقسام والإدارات التنظيمية داخل المؤسسة، والتي تعمل على تحديد أدوار ومسئوليات العاملين، فمن الذي يمكنه السماح بتنفيذ التغيير؟ ومن الذي يستطيع رؤية التغير في المخطط الزمنى؟ وتكون الإجابة سهلة وواضحة لكل مشارك في إدارة مشروع التغيير في حالة كون المؤسسة مرنة وغير معقدة.

سادسًا: نمط الإدارة
وهو الأسلوب الإداري المتبع الذي تعمل به المؤسسة، ونجد أنه يرتبط غالبًا بثقافة المؤسسة، فمثلا بعض الأقسام ترغب في الانفتاح والتوسع على الرؤى والأفكار الخارجية على عكس أقسام أخرى.
ويعتبر هذا العنصر في نموذج ماكنزي صعبًا لأن تغيير الأساليب الإدارية يتطلب أشخاصًا أكثر وعيًا بالذات.
ويعد هذا عاملًا مهمًا في إدارة التغيير يجب معالجته مع وجود طريقة فعالة لإدارة مقاومة التغيير حتى يمكن تحقيق التوازن بين هذا العامل والعوامل الأخرى في نموذج ماكنزي.

سابعًا: الأنظمة
وتشير إلى كافة الإجراءات اليومية التي يقوم أعضاء الفريق باتباعها داخل المؤسسة من أجل سير العمل وأداء المهام.
فينبغي التوافق بين الأنظمة التي تعمل بها تقنية المعلومات مع قسم الموارد البشرية وجميع العمليات، ويمكن النظر إلى هذا العنصر على أنه كيفية إنجاز العمل.
وبالطبع اتساق هذا العنصر مع عناصر النموذج الأخرى يؤدي إلى رفع مستوى الكفاءة وزيادة الإنتاجية.

الخطوات الأساسية لاستخدام نموذج ماكنزي بفعالية:

* ينبغي القيام بإجراء لتقييم التأثيروذلك من أجل معرفة كيف سيتأثر كل عامل من العوامل السبعة في مثال نموذج McKinsey 7S بالتغيير.

* لابد عند وضع خطة التغيير أن تعمل على معالجة تلك التأثيرات بهدف الحفاظ على التوازن.

* خلال مشروع التغيير يجبالتحقق من كل عامل للتأكد من أن جميعهم متسق ومتوافق بعد تطبيق التغيير.

* بعد الانتهاء من مشروع التغيير ينبغي مراجعة العوامل السبعة للتأكد من توازنها.

والآن يمكننا طرح مثال تطبيقي لفهم كيفية استخدام إطار عمل McKinsey 7S داخل الشركة عند الإقبال على إجراء مشروع للتغيير

المشروع: الانتقال من فريق كامل يعمل في الموقع إلى جعل 50٪ من الموظفين يعملون عن بعد

مزايا نموذج إدارة التغيير من ماكنزي

* يتميز هذا النموذج بمرونة كبيرة تسهم في تطبيقه بسهولة على نطاقات واسعة، فالمؤسسات التي تمر بالتغيير تستطيع تطبيقه وكذلك أيضًا المؤسسات التي ترغب في تطوير أعمالها وتحديد نقاط القوة لإحراز مزيد من التقدم والازدهار.

* يعد هذا النموذج فريدًا ومميزًا لأنه يركز بشكل أساسي على التوازن والانسجام داخل المؤسسة، ويساعد على تحديد المجالات غير المتصلة ببعضها لعرضها جميعًا عند البدء في التغيير.

* تتعدد نماذج إدارة التغيير فمنها ما يركز على الأشخاص ومنها ما يركز على الإجراءات، في نموذج ماكنزي يأتي التركيز على الأشخاص والإجراءات (العناصر البشرية والتقنية لإدارة التغيير)

عيوب نموذج إدارة التغيير من ماكنزي

* من أكبر العيوب في هذا النموذج أنه لا يقدم لك خارطة طريق تقوم باتباعها عند إدارة التغيير، وإنما يمنحك طريقة عامة تحقق لك التوازن بين العناصر التنظيمية لديك.

* يصعب تطبيقه في بعض الأحيان لأن التحقق من كل خطوة من خطوات إجراءات التغيير في هذا النموذج يستغرق الكثير من الوقت ولا تتمكن من القيام بأشياء أخرى.

* يمكن اعتباره أداة لقياس وتقييم مشروع التغيير لضمان توافق العناصر السبعة داخل مؤسستك.