أي مشروع لابد له من نطاق محدد جيدًا ومسؤوليات وشروط موثقة بين الأطراف المتعاقدة، ولابد أن يرتبط بجدول زمني صارم وميزانيات خاضعة لرقابة مشددة، ويعمل قائد المشروع على وضع أسس ومبادئ لإدارة مراحل التغيير، وهذا الأمر يتطلب عملية سريعة ومنضبطة للتعامل مع إدارة التغيير، ويقترح استخدام عملية ثلاثية المراحل في الموافقة على التغيير.
المراحل الثلاث لعملية الموافقة على التغيير
المرحلة الأولى: الإنذار بالتغيير
يُعرف بأنه أي انحراف عن التكلفة المعتمدة أو خط الأساس للجدول الزمني للعمل الحالي، ويقدم وصفًا مفصلًا لآثار التكلفة والجدول الزمني.
الهدف منه: تحديد حالة المشروع أثناء التنفيذ، والتي قد تحتاج إلى الارتفاع أو التخفيف في أقرب وقت ممكن.
ملاحظات
بعض طلبات التغيير تكون غير مكتملة، وبالتالي يتم تقديمها على أنها “احتمالات” فقط.
يتم تتبع الطلبات في سجل إدارة التغيير ووصفه، وتحديد أهم الإجراءات المطلوبة فيما يتعلق بالموافقة عليه.
يجب تسجيل الطلب باستخدام رقم تتبع منفصل، للسماح بالتتبع التاريخي له للرجوع إليه وقت الحاجة.
التغيير لا يؤثر في النطاق فقط، بل يؤثر على مخرجات وتسليمات المشروع النهائية أيضًا.
المرحلة الثانية: طلب التغيير المحتمل
هو المستند الأول الذي يحدد التغيير المحتمل في خط الأساس أو التنبؤ بالمشروع.
يمكن تقديم طلب التغيير المحتمل من قبل أي شخص في فريق المشروع.
يجب أن يكون كل عضو في الفريق على معرفة بنطاق مشروعه وجدوله الزمني، ويجب عليهم تقديم إنذارًا لفريق المشروع عندما يجدوا أي اختلاف، ليتم رفعه فور تحديد التغيير.
سيمر طلب التغيير المحتمل بعملية معينة يتم فيها تحديد نوع الاختلاف، وإذا تم قبول التقديم، فسينتقل إلى المرحلة التي تليها وهي طلب التغيير.
المرحلة الثالثة: طلب التغيير
يمثل طلب التغيير الأساس الذي سيتم من خلاله إما الموافقة الكاملة على التغيير المحتمل، أو الخضوع لموافقة محدودة، أو يتم رفضه ويعاد إلى مقدم الطلب للمراجعة والمزيد من التفاصيل لاتخاذ القرار النهائي، ما لم تقرر الظروف خلاف ذلك.
عندما ينشأ طلب التغيير مع مقاول، فيجب أن يشارك مدير العقود المخصص في عملية المراجعة والصياغة النهائية لأي تغيير في العقد أو أمر الشراء.
لن يبدأ العمل على التغيير المحدد دون موافقة رسمية على طلب التغيير.
عندما يحتوي التغيير على عقد نشط، لن يبدأ العمل حتى تتم الموافقة على تغيير العقد وتنفيذه من قبل كل من إدارة المشروع والمقاول.
من منظور مراقبة التكاليف، سيتم استخدام طلب التغيير كوسيلة أساسية لمعرفة جميع تغييرات المشروع، وإضفاء الطابع الرسمي عليها، والموافقة عليها بحيث يمكن تعديل الميزانية المعتمدة وفقًا لذلك.
ومن منظور الجدولة، سيتم إعداد طلب تغيير لضمان إمكانية تقييم جميع الآثار المحتملة على الجدول الزمني الأساسي للمشروع، وإدماجها لمعرفة تواريخ الإنجاز، بما في ذلك جميع التعديلات على مكونات الجدول الزمني الإضافي.
الحد الأدنى من متطلبات المعلومات
لضمان فهم أي تغيير، يلزم تقديم الحد الأدنى من المعلومات التالية لتقييم التقديم وتوجيه القرار إلى مدير المشروع.
الإنذار بالتغيير:
وصف التغيير
عنوان التغيير
مقدم الطلب
رقم الطلب
حجم التغيير إن وُجد.
طلب التغيير المحتمل:
النموذج المعتمد، والرقم المرجعي له
وصف التغيير
عنوانه
سببه
توضيح مقدم الطلب السبب الرئيسي للتغيير
الرقم المرجعي للعقد
تقدير حجم التغيير
طلب التغيير:
نموذج طلب التغيير بالكامل
السبب الشامل للتغيير، متضمنًا النطاق والجوانب الإدارية والتقنية
وضع ميزانية وتقسيمها إلى مراحل، مع تمييز كل مرحلة.
جميع الوثائق الاحتياطية اللازمة
بيان يوضح بالتفصيل التأثير على الجدول الزمني مع التحليل الشامل.
الموافقة على التغيير العاجل
القاعدة العامة المُوصي بها هي نظرًا للتوقيت المطلوب لعملية الموافقة على التغيير، سيتم اعتبار جميع التغييرات التي تؤثر على المهام التي تقل مدتها عن 5 أيام حاسمة.
وبناءً على ذلك، إذا اعتُبر التغيير حاسمًا ومن المحتمل أن يؤثر على مسار العمل أو نتائج المشروع المخطط لها، سيتم عقد اجتماع خاص من قبل المشروع يؤدي إلى تسريع العملية، وسيتم تنظيم اجتماعات من قبل مدير المشروع على أساس أسبوعي أو شهري، أو على فترات متفق عليها بناءً على حجم المشروع، ويجب أن يحضره كحد أدنى:
مدير المشروع (الرئيس)
قائد المشروع (السكرتير)
المدير القانوني
مدير المخاطر (إذا لزم الأمر)
فريق المشروع
سيكون قائد المشروع مسؤولًا عن تنظيم وإبلاغ الحاضرين المحددين بالاجتماع، وهذه الاجتماعات مهمة ويجب عليهم الحضور، فهي ستشكل الأساس الذي سيقوم عليه المشروع، وسيتم مناقشة حالة إنذارات التغيير المحتملة، وحل المشكلات المتعلقة بالتغييرات، بالإضافة إلى توفير فرصة للموافقة على التغييرات العاجلة.
حالات التغيير المحتمل:
مرفوض: تُعني أن طلب التغيير لم تتم الموافقة عليه، لأن الجهد المبذول جزء أساسي من العمل، أو قد يتم التعاقد عليه في مكان آخر، أو أنه غير مطلوب من الأساس، وبالتالي لا يجب اتخاذ أي إجراء آخر.
المراجعة: تُعني أن الطلب المقدم قد يكون ناقصًا أو غير صحيح، وبالتالي يحتاج إلى مراجعة أو تغيير من أجل إعادة النظر فيه للموافقة عليه.
مقبول: يعني أن طلب التغيير تمت الموافقة عليه كتغيير محتمل، ولكن القرار النهائي سيحكمه الموافقة الرسمية على طلب التغيير الذي سيتضمن التفاصيل والأساس لتمكين اتخاذ قرار رسمي.
حالات التغيير النهائي:
الرفض: تُعني أن طلب التغيير لم تتم الموافقة عليه، لأن الجهد المبذول جزء أساسي من العمل، أو قد يتم التعاقد عليه في مكان آخر، أو أنه غير مطلوب من الأساس، وبالتالي لا يجب اتخاذ أي إجراء آخر.
المراجعة: تُعني أن الطلب المقدم قد يكون ناقصًا أو غير صحيح، وبالتالي يحتاج إلى مراجعة أو تغيير من أجل إعادة النظر فيه للموافقة عليه.
الموافقة المبدئية: يتم تطبيق هذا فقط عندما تكون الوثائق ناقصة وتحتاج إلى مراجعة، ولكن يتم قبول أساس التغيير، ويطبق هذا عادة على التغييرات العاجلة، ويتم منحها موافقة محدودة فقط من أجل حماية أهداف المشروع.
الموافقة النهائية: تُعني أن طلب التغيير قد تم قبوله والموافقة عليه من قبل المسؤولين، وعلى هذا النحو، يجب البدء في تنفيذه لاستكمال العمل بعد التعاقد عليه.
بالإضافة إلى ذلك، يشترك طلب التغيير المحتمل والنهائي في بعض الملاحظات التالية:
في حالة حدوث تغييرات في العمل، ستؤثر الموافقة على التكلفة النهائية المتوقعة، وقد تؤدي إلى تغيير في العقد وما إلى ذلك.
وفي حالة حدوث تغييرات في الميزانية، سيؤثر ذلك على الميزانية الحالية والجارية، مع التغيير في الجدول الزمني.
يقوم فريق مراقبة المشروع بتحديث الميزانيات الحالية وإجراء تعديلات على حالات الطوارئ الناتجة عن طلبات التغيير.